ZOTA автоматизировала ключевые процессы документооборота с помощью DirectumRX

2018: Итоги внедрения DirectumRX

24 апреля 2018 года компания ZOTA сообщила результаты внедрения решения DirectumRX. Компания самостоятельно реализовала проект внедрения: автоматизация охватила 4 территориально удаленных подразделения и 6 ключевых процессов.

В первую очередь, в электронный вид компания ZOTA перевела служебные записки. В DirectumRX генеральный директор рассматривает их и отправляет делопроизводителю, который выполняет нормоконтроль, регистрирует ее, ставит задачу ответственным и контролирует исполнение. В итоге удалось полностью отказаться от учета служебных записок в бумажном виде и увеличить процент их выполнения.

Второй процесс, который перенесли в DirectumRX, – согласование счетов подразделений. Реализован он в качестве типового маршрута с предопределенным кругом участников. Инициатор задачи контролирует оплату, а в случае задержки может поторопить согласующих. В результате оплаты проводятся быстрее и риски потери счетов исключены.

Оптимизирована процедура работы с бракованной продукцией: акт о выявленном браке загружается в систему и отправляется на согласование, после чего принимается решение о его устранении. Аналогичным образом строится обработка заявок на строительные работы: документ создается из шаблона и отправляется на согласование по соответствующему маршруту.

Автоматизированы процессы планирования рабочего времени и оценка эффективности сотрудников. Вместо еженедельных совещаний сотрудники информационно-аналитического отдела направляют директору отчеты о проделанной работе. В них отражается выполнение текущих ключевых задач: проектировка нового сервера, подготовка и комплектация новых рабочих мест для сотрудников и т.д.

В ECM-системе ведется также согласование договоров. Для каждого отдела настроены свои маршруты согласования и четко определены участники. Количество согласующих снизилось, поэтому и сроки рассмотрения документов сократились.

Разобраться во всем многообразии сценариев работы в системе DirectumRX помогает справка. Проектная команда самостоятельно разработала инструкции с пошаговым описанием действий пользователя.

На апрель 2018 года с DirectumRX работают 150 сотрудников ZOTA, в том числе 30 топ-менеджеров. Автоматизированы ключевые процессы документооборота по всем 4 организациям.

В дальнейшем компания планирует расширять функционал ECM-системы: автоматизировать входящий документооборот и управление проектами, настроить интеграцию с 1С. Также руководству требуется вести контроль над показателями эффективности сотрудников в электронном виде. Рассматривается возможность использования мобильных решений для топ-менеджеров.

2017: Цели и задачи проекта

В связи с географической разрозненностью подразделений предприятия и обширной структурой холдинга основной поставленной задачей было уменьшить затраты времени на процессы согласования и подписания внутренних бумажных документов, исключить потерю документов. Максимальное сокращение потока бумажных документов, участвующих в основных внутренних процессах компании, таких как служебные записки, приказы, распоряжения, внутренние акты и т.д.

Цели:

• Автоматизация и упрощение системы документооборота в компании
• Ускорение процесса обмена документами
• Единый электронный архив
• Контроль исполнительной дисциплины
• Создание единого рабочего пространства в компании
• Упрощение поиска документов

2016: Выбор решения

Для выполнения поставленных задач был составлен список необходимых критериев и функционала требуемых от системы электронного документооборота. Были протестированы крупные программные продукты, представленные на рынке к моменту подбора решения. Основываясь на показателях функциональности, интерфейса, возможностях дальнейшего развития и скорости внедрения, выбор остановился на системе СЭД DIRECTUM RX.