«Архангельский целлюлозно-бумажный комбинат» цифровизовал основные процессы с помощью Directum RX

2020: Цифровизация бизнес-процессов

Более 1500 сотрудников АЦБК (Архангельский целлюлозно-бумажный комбинат) управляют внутренними документами, договорами и корреспонденцией в единой системе. Об этом 1 февраля 2021 года сообщила компания Directum.

С развитием компании документов стало значительно больше, усложнились маршруты их движения. Низкая производительность ранее используемой СЭД не позволяла справляться с возросшей нагрузкой. Процесс было сложно контролировать, договорные документы согласовывались и обрабатывались только в бумажном виде. Все это негативно влияло на скорость труда сотрудников и эффективность работы компании в целом. Перед руководством встала задача оптимизации документооборота на базе гибкой информационной системы.

Выбор был сделан в пользу Directum RX благодаря целому ряду функциональных и рыночных преимуществ: возможность распределенной работы и наличие практики интеграции с учетными системами, легкое масштабирование, потенциал для интеграции с системами юридически значимого документооборота. Определяющими факторами также стали доступная цена и высокие квалификации вендора в области внедрения.

Проект стартовал в апреле 2020 года. Все основные этапы внедрения проведены в дистанционном режиме. С сентября 2020 года сотрудники АО «Архангельский ЦБК» и двух дочерних компаний используют преимущества сквозных цифровых процессов:

• сократилось время на обработку входящей и согласование исходящей корреспонденции, документы автоматически регистрируются в советующих журналах,
• повысилось удобство согласования и утверждения приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников ведется в системе с использованием электронных подписей (где это возможно) и легко контролируется с помощью автоматических отчетов;
• стало прозрачнее управление внутренними документами (служебными записками, различными инструкциями, планами-графиками, документами инженерной службы), пользователям доступна история работы с информацией;
• согласование договоров и приложений к ним ведется по преднастроенным маршрутам, соблюдается контрактная политика, а у инициатора есть возможность в любой момент узнать, на какой стадии процесс;
• работа с совещаниями значительно ускорилась: автоматически формируется повестка и протокол, принятые решения отправляются на исполнение с помощью поручений;
• автоматизирована работа с сервисными заявками, которые позволяют сотрудникам быстро оформить обращения для проведения работ отделом связи, занесения в учетную систему SAP ERP новой организации, пользователя, для выдачи прав, соответствующих должностям.

Специалисты Directum провели миграцию исторических данных: 15 тыс контрагентов и более 35 тыс документов.

Система Directum RX c помощью веб-сервисов интегрирована с продуктами SAP, это в разы ускоряет актуализацию информации в разных системах. Из Directum RX в SAP ERP передается информация о договорах и дополнительных соглашениях, из SAP HR в Directum RX — данные об организационной структуре, сотрудниках, подразделениях и должностях.

По итогам внедрения системы Directum удалось:

• сократить ошибки, связанные с человеческим фактором;
• гибко настроить и разграничить права доступа для усиления безопасности конфиденциальной информации;
• перевести в цифровой вид ключевые бизнес-процессы.

Специалисты АО «АЦБК» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей Directum и ожидают развития системы вендором в необходимых для АО «АЦБК» направлениях. Следующий этап цифровизации — выстраивание сквозного согласования и подключение контрагентов к взаимодействию с помощью сервиса юридически значимого электронного документооборота и дальнейшая интеграция с учетной системой SAP ERP.