Администрация Костромской области перешла на «Р7-Офис»

2020

*Переход на "Р7-Офис". Опыт перевода сотрудников на удаленку

24 августа 2020 года в распоряжение TAdviser попал материал о внедрении российских офисных продуктов в Костромской области.

Цели и задачи

Основной целью перехода на "Р7-Офис" было обеспечение безопасности и наращивание функциональности.

Безопасность в нашем понимании - это не только выполнение требований по технической защите информации, это независимость от изменений лицензионной политики иностранных компаний. Функциональность в нашем случае - это возможность на базе одного продукта построить облачную платформу для всех органов власти, - отметили в Администрации Костромской области.

Согласно сформированной концепции развития, система управления проектами основывается на двух основных подходах:

• облачные продукты должны обеспечивать сотрудникам возможность работать из любого места, используя только браузер;
• продукты должны быть интегрированы друг с другом, чтобы у пользователя не было необходимости переходить из одного продукта в другой.

Выбор продукта

Мы помониторили рынок, посмотрели облачные продукты Microsoft (дорогие, функционал не достаточный), посмотрели облачные предложения Google и "Яндекса", и нигде не нашли решения, которое позволяло бы создать на базе используемого продукта или совокупности продуктов систему локального гособлака, которая была бы независима от платформ разработчиков продуктов. У "Яндекса" есть возможность создания похожей экосистемы, но нет собственного редактора, в системе используется Microsoft 365. Нам же нужно было купить отчуждаемый продукт, установить на своих ресурсах и организовать к нему коллективный доступ, - пояснили в Администрации Костромской области.

В итоге выбор был сделан в пользу "Р7-Офис".

Ход проекта

Следующим шагом стало развитие продукта в рамках гособлака. Офисный продукт был интегрирован в СЭД CompanyMedia.

С точки зрения безопасности на этапе внедрения дело обстояло следующим образом: поскольку продукт российский, он передается по отчуждаемой лицензии. Таким образом, нет зависимости от лицензионной политики компаний. Второе важное преимущество - возможность развернуть систему у себя. Администрацию Костромской области интересовал продукт, который можно развернуть локально и затем полностью контролировать. При этом в самом начале предполагалась не просто замена одного решения на другое, а изменение самого подхода к организации работы сотрудников, смена парадигмы.

При построении любой новой системы важно было обеспечить комфортные условия перехода для сотрудников. Резкая смена ПО могла вызвать сопротивление у сотрудников. Кроме того, могло не хватить ресурсов собственной техподдержки, для того чтобы отработать все вопросы и нюансы, связанные с жестким переходом. Система госуправления - не место для экспериментов, перерывы в работе были недопустимы. В связи с этим старые форматы было решено оставить как есть, а новые сервисы развивать уже на новой платформе, и постепенно перемещать туда все основные задачи.

Сначала на систему перевели глобальный каталог с учетными записями пользователей и объектов, информационные сервисы, потом перенесли туда коммуникационные платформы, инструменты для проектной работы и т.д. Большинство изменений были прозрачны для пользователей, у людей не возникло необходимости что-то кардинально менять в своей работе. Они просто начали пользоваться новыми сервисами, а старые постепенно становятся невостребованными.

На некоторых участках работы все еще происходит замена компьютеров (было принято решение в течение двух лет полностью заменить весь парк техники), и там уже устанавливается только Р7, подключенный к гособлаку.

Разработчики "Р7-Офис" постоянно оставались на связи и оперативно реагировали на все возникающие вопросы в ходе внедрения.

План по импортозамещению официально завершили в 2020 году. У некоторых подразделений еще остаются востребованными старые продукты, но это, опять же, наше решение в рамках постепенного переключения на новую систему. Полный переход планируем осуществить до конца года, - уточнили представители Администрации Костромской области.

Перевод пользователей на удаленку

Пандемия COVID-19 позволила проверить всю систему в действии почти сразу. Благодаря развернутому гособлаку Администрации Костромской области не составило труда перевести пользователей в режим работы из дома. Для перехода на удаленную работу в связи с эпидемиологической ситуацией потребовалось, фактически, написать инструкцию и настроить некоторые бизнес-процессы в системе. Процесс занял одну-две недели.

В регионе этот период прошел достаточно благоприятно, поэтому на удаленную работу перевели не более 30% госслужащих и работников учреждений. Но мы были готовы и к большему объему. Когда структура позволяет организовать домашний режим работы, переход заключается, в основном, в организационных мероприятиях. Дополнительных технических решений не потребовалось. Единственное требование - на домашнем компьютере должен быть установлен антивирус. И все, - поделились опытом в Администрации Костромской области. - После того как ситуация нормализовалась, на удаленной работе осталось совсем немного сотрудников. Но привычка работать удаленно уже сформировалась. Мы видим, что многие госслужащие, приходя домой вечером, доделывают какие-то рабочие дела. Это дает больше свободы в действиях и гибкость и особенно важно для руководителей, которые даже в отпуске остаются на связи.

По состоянию на август 2020 года в Администрации Костромской области по примеру Липецкой и Ульяновской областей рассматривают возможность закрепить принцип удаленной работы на законодательной основе. На федеральном уровне разрабатывается законопроект, который будет регулировать этот вопрос.

Планы

Мы плотно общаемся с коллегами из других регионов, обмениваемся опытом. Например, есть передовые регионы в плане цифровизации, такие как ХМАО, Тульская, Московская, Тверская области. Есть регионы, которые смотрят уже на нас как на своеобразный полигон, изучают наш опыт и ищут свои собственные решения. Мы ведем базу знаний, список замечаний, вопросов, чтобы другие регионы могли использовать этот опыт, - рассказали в Администрации Костромской области. - Например, в начале года у нас был коллективный мозговой штурм между регионами о том, какое количество пользователей для одновременного редактирования может быть оптимально для системы. Кому-то нужно было 20 пользователей, одновременно редактирующих документ, кому-то 40 и больше. Каких-то технических ограничений у продукта нет, мы их не нашли, но мы пришли к тому, что 20 человек - это разумный порог для одновременной работы.

По словам представителей администрации, планируется внедрение в систему видеочатов с возможностью одновременного протоколирования и получением итогового документа по результатам видеовстречи.

Планы поставки «Р7-Офис. Профессиональный» во все школы

4 июня 2020 года стало известно, что Администрация Костромской области и компания «Новые коммуникационные технологии» (разработчик офисных продуктов Р7-Офис) подписали соглашение по переходу на использование отечественного ПО на территории региона.

Документом предусмотрено расширение сотрудничества и создание центра компетенций по внедрению офисных продуктов Р7-Офис на территории области.

В рамках соглашения, также планируется бесплатная поставка офисных пакетов «Р7-Офис. Профессиональный» во все школы Костромской области. Это позволит продолжить процесс цифровизации школ и внедрения передовых методов обучения с использованием онлайн-технологий и даст возможность отказаться от платежей и лицензионных рисков от использования зарубежного офисного ПО.

Как отметила Наталия Агафонова, генеральный директор АО «Новые коммуникационные технологии»:

Перед нами была поставлена задача, чтобы продукт сделал возможной совместную работу с документами в режиме реального времени всех государственных и муниципальных служащих региона. В систему должны были быть включены все сервисы, необходимые для функционирования государственных органов. При этом настройки доступа должны были обеспечивать необходимый уровень конфиденциальности информации. Офисное решение должно было создавать хранилище проектов документов, не подверженное вирусным атакам[1].

2019

В 2019 году «Новые коммуникационные технологии» поставили для органов исполнительной власти региона 300 серверных лицензий офисного ПО «Р7-Офис».

2018

`Мы выбрали серверную версию Р7 не только из-за качественных онлайн-редакторов, отличительной особенностью этого продукта является наличие в пакете подсистемы проектного управления, внутреннего портала с возможностью публикации новостей, проведения опросов и ведения базы знаний и пр., а также развитый API, широкие возможности интеграции с облачными хранилищами, сторонними продуктами (мессенджерами), например, с системой электронного документооборота CompanyMedia. Это позволило нам на базе одного продукта организовать полноценное пространство коллективной работы для всех органов власти.` - отозвался о продукте Дмитрий Диденко, начальник управления цифрового развития администрации Костромской области.