«Рау АйТи» внедрила систему «1С:Управление нашей фирмой» в Торговом Доме «Балтия»

2021: Автоматизация бизнес-процессов «Рау АйТи»

29 сентября 2021 года «Рау АйТи» сообщила, что ее специалисты автоматизировали работу Торгового Дома «Балтия». С помощью системы «1С:Управление нашей фирмой» организован учет тысячи наименований пиломатериалов на складе, оптимизировано планирование закупок и продаж. Ускорена обработка и выполнение заказов клиентов. Оптимизировано финансовое планирование, обеспечено четкое соблюдение бюджетов. Руководство в режиме реального времени получает информацию для контроля и анализа работы.

Торговый Дом «Балтия» с 2001 года поставляет и продает в розницу древесину, шпон и экзотические породы дерева, материалы для обеспечения мебельных производств, сырье для высокохудожественных произведений столярного зодчества.

Ежедневно «Балтия» получает более 50 заказов на поставку пиломатериалов. Ассортимент продукции насчитывает более 1100 наименований: МДФ, мебельные щиты, клей, абразивы, столярные плиты, обрезная доска и др. У торгового дома около 45 поставщиков, в т. ч. 28 основных. 

Для эффективной работы необходимо оперативно контролировать остатки товаров на складах, быстро обрабатывать входящие заказы, планировать продажи с учетом текущих потребностей клиентов и динамики спроса. Поставки лесоматериалов напрямую зависят от доступности лесного массива для вырубки, качества исходной древесины, лесных пожаров и других природных явлений, а ценообразование происходит по принципам биржевой торговли. Поэтому рынок требует от компании постоянного мониторинга внешней информации: контроля цен и доступности пиломатериалов.

«Балтия» планомерно развивается. С ростом объемов закупок и продаж древесины, руководству стало сложно анализировать большой массив информации и принимать стратегические решения.

«Не было дисциплины, не было четких правил и стандартов. Каждый был сам себе хозяин и делал то, что хотел», - отмечает Андрей Климчук, коммерческий директор «Балтии».

Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы распределять клиентов по сегментам для экономии времени менеджеров по работе с ними, требовалось организовать оперативный учет сырья и готовой продукции на складе, оптимизировать планирование закупок пиломатериалов в объемах, соответствующих спросу.

Партнером по проекту стала компания «Рау АйТи», для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Управление нашей фирмой». Она более всего подходила под требования «Балтии». Ее возможности позволяли создать многофункциональную CRM-систему, организовать торговлю со склада, рассчитывать потребности в поступающем материале и закупать только актуальные пиломатериалы.

Ключевые итоги проекта:

• Обеспечена последовательность и оперативность решения ключевых задач компании: категоризация нового клиента, формирование отчетов для отдела продаж, закупок и склада, формирование чек-листа со сводной информацией текущих сделок для руководства и формирование плана продаж и закупок на будущие периоды. Все процессы стандартизированы. Выстроенная система работы понятна для сотрудников, что исключает задержки и ускоряет выполнение каждой следующей сделки.
• Оптимизировано оформление заказов покупателей. Менеджеры по продажам получают отчеты с информацией о том, кому необходимо позвонить, в какое время лучше это сделать и какой запрос следует направить. Созданы алгоритмы, запрещающие оформление следующих заказов на клиентов с долгами. В дополнение была разработана система пользовательских ролей и открыта возможность редактирования скидок в документе заказа покупателя. Ранее сотрудники затрачивали значительную часть рабочего времени на то, чтобы сформировать свой ежедневный план, внедренная система значительно сократила время на его составление.
• Упростилось управление запасами товара на складе, организовано достаточно точное планирование закупок. В системе отображается актуальная информация о тысячах позиций товаров, которые приходят на склад. Появилась возможность анализировать объем запасов, их ликвидность и период оборачиваемости. Это помогло оптимизировать использование складских площадей. Пиломатериалы, которые продаются лучше - размещаются в более удобном и быстром доступе, чем неликвидные товары.
• Налажен контроль над бюджетированием и финансовым планированием. Для руководства компании создан инструмент мониторинга, который предоставляет статистику по финансовым показателям и объемам поступающей и отгружаемой продукции. Стало возможным отслеживание лимитов по статьям затрат, и вся работа теперь выполняется в строгом соответствии с бюджетом компании.

После старта работы в «1С:Управление нашей фирмой», руководство сообщает о росте прибыли на 50% и наблюдает постепенный рост среднего чека. В ближайших планах «Балтии» - переезд на склад с большей площадью. План расширения руководство воспринимает как ключевой показатель, демонстрирующий эффективность оптимизации и автоматизации задач управления.

«От «Рау АйТи» мы получили то, что хотели. Чтобы собирать аналитику в нужных нам разрезах, разработчикам приходилось реализовать безумно сложные алгоритмы. В результате мы получили систему, которая обеспечила эффективное решение задач компании. Менеджер в «1С:Управление нашей фирмой» создает заказ, нажимает на кнопку и заказ тут же уходит в работу. Для каждого из отделов в системе есть необходимая информация, и эта информация поступает буквально в секундном режиме. В итоге мы имеем скорость - самый важный критерий, который необходим нашему клиенту», - отмечает Андрей Климчук, коммерческий директор ТД «Балтия».