Электронный архив стал центральным элементом цифровой трансформации ВТБ Лизинг. Обзор проекта

Для многих компаний, идущих по пути цифровизации, создание электронного архива — рутинная типовая задача, а ее результат — электронный «склад» документов. Но совсем не так обстоит дело в ВТБ Лизинг: там электронный архив стал фактически центральным элементом всех процессов цифровой трансформации компании.

Электронный архив в ВТБ Лизинг стал основой для дальнейшей цифровой трансформации и дал возможность для активного движения в сторону «безбумажной» компании

Внедрив электронный архив, ВТБ Лизинг по факту совершил настоящий прорыв в цифровизации автолизинга в компании: от ручной работы по формированию и использованию файлового хранилища отсканированных документов — к полноценному электронному архиву со стопроцентной автоматизацией работы с ним. По оценке Ирины Подкопаевой, начальника управления документационной поддержки лизинговых операций ВТБ Лизинг, корпоративный архив включает информацию более чем по 180 тыс. лизинговых сделок, которая хранится более чем в 4 млн файлах. Однако огромный объем документов — это далеко не единственный фактор, определяющий специфические особенности электронного архива ВТБ Лизинг.

Предыстория: файловое хранилище

Исторически миллионы документов накапливались в файловом хранилище. По сути, это структура папок с файлами, а для упрощения ориентации в этой структуре использовались правила типизации названий файлов и папок. При этом размещением документов в хранилище занимались только сотрудники архива, и соблюдался строго централизованный процесс: специалисты различных подразделений компании создавали документы, распечатывали, подписывали и в бумажном виде передавали в архив. Сотрудники архива в поточном режиме сканировали документы и размещали в архиве в соответствии с правилами типизации документации.

Помимо обычных ошибок ручного ввода в названии файлов данных, архаичный стиль работы с документами с течением времени стал настоящей «болевой точкой» бизнеса. Непросто было отслеживать движение документов более чем из 60 региональных подразделений, а также вручную обрабатывать запросы налоговой инспекции.

Налоговая служба запрашивает большой объем документов — 150 – 200 тысяч, причем предоставить их нужно в достаточно сжатые сроки: максимум — две недели, — рассказывает Ирина Подкопаева.

За это время необходимо вручную подобрать в файловом хранилище полный пакет документов, выгрузить файлы и составить опись, а иногда и выяснить, где же находится документ, не поступивший в архив. На эту работу в авральном режиме приходилось бросать до десяти сотрудников.

Тип архива — оперативный

Высокая оперативность в работе с документами в архиве требуется не только для коммуникаций с надзорными органами. Документы, хранящиеся в архиве, нужны для повседневной работы бизнес-подразделений. Дело в том, что жизненный цикл лизинговой сделки составляет 3 – 5 лет, и на всем ее протяжении документами занимаются различные службы: юристы, финансисты, операционные подразделения. По словам Ирины Подкопаевой, требования к доступности документов в архиве всегда были высокими:

Важно, чтобы быстрый доступ к оцифрованному документу был у сотрудников, участвующих в сделке: у юристов, которым необходимо срочно приступить к экспертизе по сделке, и у операционных сотрудников, которым срочно нужно провести оплату.

Сложная структура лизинговой сделки

В течение жизненного цикла лизинговой сделки могут появляться различные дополнительные соглашения к договору финансовой аренды, новые страховые полисы, может вестись претензионная работа, порождающая официальную переписку, и она также должна сохраняться в архиве.

Структура сделки — древовидная. Договор лизинга является «родительским» документом, к которому логически присоединяются разнообразные «дочерние» документы типа договоров купли-продажи, дополнительных услуг и других. Всего может быть до четырех уровней иерархии документов в структуре сделки, — поясняет Александр Коршунов, проектный менеджер ВТБ Лизинг.

Выбор ИТ-решения

Таким образом, необходимость внедрения электронного архива в ВТБ Лизинг была очевидной: нужно было обеспечить с помощью ИТ-решения оперативную работу с огромным объемом документов, имеющих сложные внутренние логические связи, таким образом, чтобы радикально оптимизировать работу, сократив трудозатраты на их размещение, оцифровку и заведение в архив.

Компания решила реализовать электронный архив на базе «1С: Электронный документооборот». К этому моменту решения 1С уже работали в ВТБ Лизинг на различных участках, в частности, была внедрена «Хомнет Лизинг» — платформа для цифрового лизинга на базе «1С: Предприятие». Таким образом, новое ИТ-решение реализовывалось для внутренних пользователей в привычном стиле. Важным фактором выбора также стало наличие внутренней экспертизы ИТ, резюмирует Александр Коршунов.

Миграция данных из файлового хранилища

Очевидно, что задача миграции документов из файлового хранилища в электронный архив – весьма нетривиальная. По сути, имея в руках только некоторый файл, лежащий где-то в файловой структуре, нужно создать в новой системе карточку с предзаполненными атрибутами и приложить к ней файл документа, — поясняет Александр Коршунов.

Для реализации этой операции пришлось создать специальное ПО, которое в автоматическом режиме перебирало все файлы старого хранилища и генерировало карточки электронного архива. И это тоже оказалось особенной задачей, ведь в автолизинге используется около 300 типов документов, и каждый нужно формализовать для автоматической обработки.

Понятно, что в ходе этой работы выявлялись файлы с ошибками в названиях и другими проблемами, которые препятствовали их автоматической обработке, — их отправляли сотрудникам архива для ручной правки. Но самая большая сложность заключалась в другом: вновь созданные в системе карточки нужно было однозначно связать с историческими карточками документов, которые уже находятся в системе CRM и «1С Хомнет». По оценке Александра Коршунова, это была самая сложная и трудозатратная работа в рамках проекта. Для ее эффективного исполнения пришлось привлекать внешнего ИТ-подрядчика и с его помощью тщательно тестировать решение миграции, выявляя расхождения и постепенно более тонко настраивая систему на точный перенос документов.

Разнообразные источники документов и задачи ИТ-интеграции

Проект электронного архива, реализованный для одного бизнес-направления — автолизинга, — предполагал, что источниками документов являются две корпоративные ИТ-системы: CRM и «1С Хомнет». Однако ИТ-служба изначально заложила требование легкого подключения к архиву любых других информационных систем, которые будут генерировать те и или иные документы.

Сейчас уже понятно, какие системы будут интегрироваться с электронным архивом в ближайшем будущем: CRM Microsoft Dynamics 365 (компания планирует переход на эту версию с текущего продукта Microsoft Dynamics CRM 2016), CRM корпоративного блока, над которой идет активная работа, а также автоматизированная система службы сопровождения клиентов (АССК). Последняя предназначена для автоматизации процессов отдельного подразделения ВТБ Лизинг, которое занимается сопровождением сделки. В планах – интеграция с программным комплексом «Контакт» для автоматизации процессов работы с проблемными активами. Идет работа по автоматической передаче сканов документов некоторых типов из учетной системы в электронный архив.

Мы спроектировали и реализовали на стороне электронного архива универсальные сервисы, которые позволяют любой новой информационной системе легко подключиться к нему. Никаких доработок для этого не требуется, — подчеркивает Александр Коршунов.

Еще один важный аспект электронного архива — интеграция со шлюзом юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО).

Шлюз интегрирован с системами операторов ЭДО. Он поможет нам подписывать документы с нашими клиентами в электронном виде. Далее шлюз будет автоматически поставлять в наш электронный архив готовые документы, подписанные электронными подписями с двух сторон, — рассказывает Александр Коршунов.

Электронный архив как фундамент цифровой трансформации компании

Фактически именно электронный архив стал основой для дальнейшей цифровой трансформации и дал возможность для активного движения в сторону «безбумажной» компании.

Мы заложили фундамент системы, которая позволяет хранить электронные версии документов. На первом этапе они появляются в результате сканирования бумажных документов. Мы также уже готовы хранить документы, подписанные электронной подписью, — подчеркивает Александр Коршунов.

Для управления размещением скана документа в электронном архиве применяется технология штрих-кодирования. Маркировка наносится на документ в момент его создания, и дальше он проходит все этапы согласования и подписания уже с ней. А на этапе потокового сканирования полностью оформленного документа происходит привязка отсканированного документа к карточке архива с помощью штрих-кода. Для этого пришлось написать специальное программное обеспечение. Теперь с помощью штрих-кодирования в ВТБ Лизинг в любой момент времени могут отследить, в каком статусе находится документ.

В качестве ИТ-архитектуры, ориентированной на будущие ИТ-решения, электронный архив показывает серьезные результаты для бизнеса. По оценкам Ирины Подкопаевой, в системе реализован новый функционал, которого раньше вообще не могло быть в варианте файлового хранения. Так, появились дополнительные опции по учету корректности и дефектности документов, добавлен учет экземпляров оригиналов.

Теперь у нас весь жизненный путь документа учитывается в системе. Это означает, что появилась полная прозрачность: всегда можно в режиме онлайн узнать статус документа – где он сейчас находится, — отмечает Ирина Подкопаева.

Пожалуй, одним из самых впечатляющих результатов стало радикальное изменение процессов выгрузки документов по запросам налоговой инспекции. Если раньше для этого требовалось две недели ручной работы сотрудников в напряженном режиме, то теперь достаточно получить в бухгалтерии запрос в виде Excel-таблицы, которая загружается в электронный архив.

Само программное обеспечение автоматически подбирает нужные файлы, выгружает их, копирует на нужный носитель и в довершение формирует опись к документам.

Сегодня архив оптимизировал практически на 100% операции по подбору и выгрузке документов. Этот процесс полностью автоматизирован, сократились трудозатраты, — подчеркивает Ирина Подкопаева. Однако это вовсе не означает сокращения кадров, замечает она: Компания растет, добавляется новый функционал, соответственно, увеличиваются объемы документооборота. Полученная экономия ресурсов позволяет нам обойтись в этих условиях без расширения штата.

Кстати, высвободился также ресурс внутри ИТ-департамента, который до этого занимался точечными задачами автоматизации для архива. Теперь, говорит Александр Коршунов, можно перевести техподдрежку внутрь компании и поддерживать ее своими силами.

На пути к полностью электронной сделке лизинга

С технологической точки зрения, к концу 2021 года компания ВТБ Лизинг будет полностью готова к реализации лизинговых сделок полностью в электронном виде. По словам Александра Коршунова, до этого времени планируется завершить внедрение ЮЗЭДО, и тогда в руках компании окажутся все инструменты, чтобы полностью переводить клиентов на подписание сделок электронной подписью.

Однако активность этого процесса сильно зависит как от самих клиентов, так и от регуляторных ограничений. Не все клиенты готовы к использованию электронной подписи, причем не столько с технологической стороны, сколько психологически. А из-за регуляторных ограничений для некоторых операций может потребоваться бумажный документ (например, он до сих пор необходим для ряда регистраций транспортных средств в ГИБДД). Электронная подпись — это такая вещь, к которой нужно привыкнуть, поэтому темпы движения компаний к полностью электронной сделке лизинга сильно зависят от степени использования электронной подписи на рынке вообще. Но со своей стороны ВТБ Лизинг делает все, от него зависящее, подчеркивает Александр Коршунов:

До конца 2021 года мы подготовим все инструменты для перехода на электронную подпись. Мы будем предлагать клиентам воспользоваться этими возможностями, а потому уже сегодня закладываем соответствующую ИТ-архитектуру и внедряем необходимые процессы.