ВЭБ-лизинг (Directum)

Компания Akelon в марте 2010 года завершила внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ОАО «ВЭБ-Лизинг». В рамках проекта был автоматизированы процессы согласования и утверждения внутренних документов: распоряжения на оплату, служебные записки. Работа с организационно-распорядительной документацией, требующей, в том числе, утверждения внутренним коллегиальным органом, также была полностью перенесена в систему DIRECTUM.

Ситуация

Расширение сферы деятельности, увеличение клиентской базы и объема предоставляемых услуг привели к тому, что на предприятии появилась необходимость внедрения автоматизации документооборота. Это позволит оптимизировать не только движение документов, но и взаимодействие сотрудников в рамках ключевых бизнес-процессов. На старте проекта заказчик особенно выделял наличие периодических проблем с определением местонахождения важных документов и отсутствие четкой системы контроля над исполнением выдаваемых поручений и решений, принятых на совещаниях.

Выбор

Решение в пользу внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM было принято исходя из опыта предприятий, уже использующих у себя эту систему. Дополнительными преимуществами системы DIRECTUM стали гибкость настроек, богатый функционал, логически понятный интерфейс при конкурентной ценовой политике.

Внедрение системы было осуществлено силами компании Akelon.

Анализ задач

На этапе исследования совместной рабочей группой, состоящей из консультантов компании Akelon и ведущих сотрудников ОАО «ВЭБ-лизинг», был определен круг задач проекта:

• перевод документооборота в электронный вид;
• описание, оптимизация и автоматизация основных процессов взаимодействия;
• создание единого хранилища документов с гибкими возможностями доступа к ним;
• обеспечение прозрачности и управляемости процесса согласования внутренних документов;
• реализация механизма жесткого контроля за соблюдением сроков согласования внутренних документов.

На основании анализа текущих бизнес-процессов компании и поставленных задач были сформулированы основные требования к системе, на основе которых было разработано техническое задание на внедрение DIRECTUM.

Платформа

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение

Наиболее важной частью проекта была автоматизация процесса согласования распоряжения на платеж - внутреннего документа, в обязательном порядке необходимого для осуществления платежей.

Специалисты компании Akelon спроектировали процесс согласования с учетом требований разработанного специалистами ОАО «ВЭБ-Лизинг» регламента. Данный регламент накладывал жесткие ограничения по порядку и срокам согласования распоряжений на платеж. Были разработаны соответствующие маршруты согласования документов, реализован гибкий механизм указания сотрудников, участвующих в согласовании, и последовательности прохождения распоряженияна платеж.

Для всех внутренних документов была обеспечена возможность автоматического определения согласующих внутри подразделения и управления.

Кроме того, для работы с внутренними нормативными документами был реализован механизм связывания нормативного документа с утверждающим или отменяющим его приказом. Это позволило сотрудниками компании быстрее находить нужную редакцию нормативного документа в системе.

Также реализована интеграция с 1С 8.2 в части синхронизации справочной информации, посредством которой появилась возможность открывать текст договорных документов из карточки договора в 1С 8.2. Впечатления

«Для нашей компании, которая находится в стадии активно роста, чрезвычайно важно оперативно контролировать исполнение поручений и согласовывать документы. Кроме того нам необходимо консолидировать множество документов, в том числе документы поступающие из региональных подразделений.

Внедрение системы DIRECTUM позволило решить эти задачи. Сейчас пользователи системы могут оперативно отслеживать ход рассмотрения документа, просматривать все замечания к нему. Кроме того, возможность использования ЭЦП гарантирует неизменность документов, что имеет принципиальное значения для согласования таких документа, как, например, распоряжение на платеж.

Возможности хранения большого количество разных видов электронных документов, в том числе графических образов в масштабируемых репозиториях DIRECTUM, позволило нам частично отказаться от использования традиционных файловых хранилищ».

Бакулин Ярослав, начальник управления информационных технологий ОАО «ВЭБ-лизинг»

Результаты

Результатами внедрения системы DIRECTUMВ ОАО «ВЭБ-Лизинг» стала автоматизация следующих процессов:

• регистрация и контроль исполнения входящих документов;
• согласование и учет исходящей корреспонденции;
• согласование служебных записок;
• согласование и контроль исполнения приказов, в т.ч. утверждающих локальные нормативные акты;
• согласование и утверждение внутренних нормативных документов.

Система DIRECTUM развернута на рабочих местах всех автоматизированных сотрудников ОАО «ВЭБ-Лизинг». Перспективы

С марта 2010 года система DIRECTUM перешла в промышленную эксплуатацию. При этом проект активно развивается. В ближайших планах ОАО «ВЭБ-Лизинг» внедрение автоматизации документооборота розничного направления компании.