Вимм-Билль-Данн (Lawson e-Sales: Управление продажами дистрибьюторов)

Эффективное управление территориально распределенной дистрибьюторской сетью является для Вимм-Билль-Данн стратегически важной задачей. В 2008 году в компании стартовало внедрение информационной системы «Lawson e-Sales: Управление продажами дистрибьюторов». Сегодня - это решение можно назвать одним из главных инструментов практической реализации стратегии Вимм-Билль-Данн в части управления вторичными продажами.

Краткая информация о проекте

Дата начала/ окончания проекта: 2008-2009 гг.

Июнь 2008 года – октябрь 2008 года – настройка системы, подключение пилотных дистрибьюторов, поддержка работы в течение одного месяца;

Декабрь 2008 года – октябрь 2009 года – тиражирование решения Lawson e-Sales в рамках дистрибьюторских сетей Вимм-Билль-Данн «Продукты питания» и Вимм-Билль-Данн «Напитки».

Основные Цели/ Задачи проекта:

• Управление продажами продукции Вимм-Билль-Данн через дистрибьюторскую сеть (продажами дистрибьюторов в торговые точки/ розницу);
• Контроль остатков продукции Вимм-Билль-Данн на складах дистрибьюторов;
• Контроль поступления продукции Вимм-Билль-Данн на склады дистрибьюторов.

Масштабы проекта:

• Несколько сотен пользователей в разных часовых поясах (дистрибьюторы + внутренние пользователи Вимм-Билль-Данн);
• Несколько миллионов операций в централизованной БД ежемесячно.

Архитектура/ Технологии/ Сервисы:

• Онлайн-работа через Интернет в централизованной БД;
• Отсутствие для целей проекта какого-либо специализированного программного и аппаратного обеспечения на площадке дистрибьюторов;
• Электронный обмен данными с сотнями дистрибьюторов;
• Унификация всей информации в рамках централизованной БД;
• Возможность для дистрибьюторов работать как в терминах своих кодировок данных, так и в терминах унифицированных справочников Вимм-Билль-Данн;
• Сервис построения отчетов через Интернет для региональных менеджеров Вимм-Билль-Данн и дистрибьюторов.

Предпосылки проекта

Ужесточение рыночной конкуренции привело к тому, что основным «полем битвы» между ведущими производителями продуктов питания и напитков фактически стала каждая торговая точка – фокус внимания ключевых игроков переместился на конечного потребителя, а задачей номер один стало обеспечить присутствие товара «на полке», причем это должен быть «правильный» ассортимент, в нужное время и в требуемом объеме. Вариант «отгрузить впрок» принципиально эту задачу решает, но является очень затратным – по всем статьям. Вимм-Билль-Данн выбрала альтернативное решение - повышать эффективность управления дистрибуцией. Причем, «с акцентом» не столько на отгрузки в дистрибуционное звено (Sell In), сколько на продажи дистрибьюторов в розницу (Sale Out).

Стало очевидно: необходимо информационное решение, способное обеспечить отслеживание всей логистической цепочки компании – от момента отгрузки продукции со складов Вимм-Билль-Данн до отгрузки продукции дистрибьюторами в торговые точки. Нужен был «аккумулятор» актуальной информации по вторичным продажам, учитывающий масштабы бизнеса компании и позволяющий ежедневно и с точностью до SKU видеть, в какие торговые точки и в каких объемах уходит продукция. Было важно - вместо разрозненных и не всегда стопроцентно достоверных отчетов, которые запрашивались у дистрибьюторов раз в неделю – получать данные оперативно, в нужной детализации, в различных аналитиках, с возможностью накапливания истории и т.д.

Внедрение такой информационной системы должно было стать первым шагом к достижению стратегической цели Вимм-Билль-Данн – практической реализации концепции VMI, согласно которой производителем контролируется каждый этап выполнения цепочки поставок, а склады дистрибьюторов пополняются исходя из действительной потребности на основании реального спроса. Такой подход позволяет не только снизить уровень складских запасов, но также избежать рисков дефицита продукции в торговых точках и повысить качество обслуживания.

В 2007 году Вимм-Билль-Данн приступила к выработке подхода внедрения и поиску программного продукта, который стал бы инструментом для реализации бизнес-стратегии компании в части управления цепочками поставок.

Выбор программного продукта

Оптимальное соотношение цены и качества, технологичность, гибкость и масштабируемость решения, легкость и простота настроек, достаточные для поставленных (и желательно перспективных) задач функциональные возможности – для Вимм-Билль-Данн каждое из этих требований имело критическое значение. Масштабы бизнеса компании и широта дистрибьюторской сети исключали всяческие компромиссы – требовалось решение, отвечающее всем выше перечисленным «условиям».

Плюс к тому необходимо было учесть и тот факт, что каждый из многочисленных дистрибьюторов – это абсолютно независимая и самостоятельная единица, имеющая свои интересы и свою специфику ведения бизнеса. При этом все они территориально распределены, а это значит - разные часовые пояса и различное качество связи. У каждого дистрибьютора своя сложившаяся ИТ-инфраструктура, разные учетные системы (в части аналитики учета, кодировки справочников и т.п.), разный уровень подготовки ИТ-специалистов и т.д. Кроме того, было важно, чтобы на стороне дистрибьютора не требовалось делать ничего дополнительного, чтобы не нужно было устанавливать никакого специализированного ПО. Потому что, во-первых, это дополнительные и очень серьезные затраты, а во-вторых, дополнительный «раздражитель» для дистрибьюторов. 

Итак, основные требования к решению для управления вторичными продажами были сформулированы: простота использования, надежность, экономичность, гибкость (решение должно было в полной мере соответствовать бизнес-процессам Вимм-Билль-Данн, точно «ложиться» на отработанные алгоритмы управления дистрибьюторами), высокая производительность и чтобы вмешательство в «вотчину» дистрибьюторов было «не инвазивным».

К тендеру подошли четыре поставщика. Решение «Lawson e-Sales: Управление продажами дистрибьюторов» от компании BSC оказалось единственным, удовлетворяющим всем требованиями Вимм-Билль-Данн, в том числе:

• Онлайн-работа через Интернет в централизованной БД;
• Отсутствие для целей проекта какого-либо специализированного программного и аппаратного обеспечения на площадке дистрибьюторов;
• Электронный обмен данными с сотнями дистрибьюторов;
• Унификация всей информации в рамках централизованной БД;
• Возможность для дистрибьюторов работать как в терминах своих кодировок данных, так и в терминах унифицированных справочников Вимм-Билль-Данн;
• Сервис построения отчетов через Интернет для региональных менеджеров Вимм-Билль-Данн и дистрибьюторов.

«Это было единственное решение, которое основывалось на базе Интернет-технологий, что позволяло нам избежать затрат на установку дополнительного программного обеспечения на базе дистрибьюторов - это было важным для нас пунктом, так как сокращало наши издержки. И, наконец, хорошая техническая поддержка, которую представляет компания BSC, тоже повлияла на наш выбор», - отмечает Гусаков Игорь, Директор Департамента коммерческой информации, Вимм-Билль-Данн «Продукты питания».

Основные задачи проекта

Когда 37 предприятий производят сотни типов молочных продуктов и десятки типов напитков под одним брендом – «Вимм-Билль-Данн», а у каждой СБЕ более сотни активных дистрибьюторов по всей стране, иметь «картину» продаж с возможностью детализации по географии, типам торговых точек, маркам, вкусам, объемам и т.д. – крайне важно. Только при наличии такой «картины» можно управлять дистрибьюторской сетью - в полном смысле этого слова. Информация, анализ, выводы, действия – только в такой последовательности можно управлять эффективно (особенно в масштабах бизнеса Вимм-Билль-Данн), с учетом специфики и «нюансов» на всех этапах цепочки поставок. Таким образом, внедрение решения на базе Lawson e-Sales преследовало выполнение следующих ключевых задач:

• Управление продажами продукции «Вимм-Билль-Данн» через дистрибьюторскую сеть (то есть продажами дистрибьюторов в торговые точки/ розницу);
• Контроль остатков продукции «Вимм-Билль-Данн» на складах дистрибьюторов;
• Контроль поступления продукции «Вимм-Билль-Данн» на склады дистрибьюторов.

Наличие актуальных и достоверных данных по продажам Sell In - отгрузкам дистрибьюторам и Sale Out - продажам дистрибьюторами товара в торговые точки дает возможность оперативно отслеживать ситуацию на рынке и планировать отгрузки и продажи. Становится возможным «синхронизировать» первичные и вторичные продажи, что избавляет от необходимости производить ненужный товар и/ или держать ненужный сток. В результате – меньше рабочего капитала, больше оборотных средств. При этом производитель получает реальную возможность управлять спросом на свою продукцию. Точная информация по «уходимости» со складов дистрибьюторов дает четкое понимание о предпочтениях конечного потребителя – с учетом региональной специфики, фактора сезонности, маркетинговых активностей, рыночной конъюнктуры, ценовой политики и т.д. Таким образом, производитель сам решает, что продавать, где, когда и в каком количестве, а дистрибьютор фактически принимает на себя роль логистического партнера, целью которого является качественное распределение продукта на территории.

Внедрение системы

В июне 2008 года компания BSC приступила к внедрению системы для управления продажами дистрибьюторов на базе Lawson e-Sales в компании Вимм-Билль-Данн. На первом этапе была выполнена настройка системы и подключены пилотные дистрибьюторы, в течение месяца специалисты BSC осуществляли поддержку работы в системе. В октябре 2008 года пилотный проект был успешно завершен – все поставленные в рамках него задачи были решены точно в срок и с экономией бюджета в 12%. По результатам «пилота» в декабре 2008 года стартовал второй этап проекта - полномасштабное тиражирование системы Lawson e-Sales в рамках дистрибьюторских сетей СБЕ Вимм-Билль-Данн «Продукты Питания» и СБЕ Вимм-Билль-Данн «Напитки». Это означает несколько сотен пользователей в разных часовых поясах (дистрибьюторы, плюс внутренние пользователи Вимм-Билль-Данн) и миллионы операций в централизованной БД ежемесячно. Вопросов с обеспечением высокой доступности системы для такого значительного количества пользователей не стояло - решение «Lawson e-Sales: Управление продажами дистрибьюторов» разработано на базе web-технологий и изначально рассчитано на большие объемы обрабатываемой информации. Архитектура Lawson e-Sales включает в себя три основные компоненты:

• Web-сервер – реализует функции пользовательского интерфейса и обеспечивает доступ пользователей к системе;
• Сервер приложений на основе IBM WebSphere – отвечает за управление бизнес-логикой системы (вся бизнес-логика разработана на Java);
• Сервер базы данных под управлением Microsoft SQL Server – отвечает за хранение данных.

Каждую из перечисленных выше компонент системы Lawson e-Sales было решено разместить на выделенном аппаратном обеспечении (то есть, на трех серверах). При этом абсолютно все программное и аппаратное обеспечение Lawson e-Sales было размещено на площадке Вимм-Билль-Данн, что дает возможность управлять системой централизованно. Что касается дистрибьюторов, то устанавливать какое-либо специализированное оборудование на их площадках необходимости не было. «То, что в основе Lawson e-Sales лежат web-технологии – большое преимущество, - отмечает Алейникова Елена, старший менеджер Вимм-Билль-Данн «Напитки», курировавшая от начала до конца проект SaleOut (как его называют в Вимм-Билль-Данн). – Это избавляет от необходимости устанавливать на площадках дистрибьюторов дополнительное ПО или оборудование. Интернет-браузер и собственно доступ в Интернет – больше ничего не нужно. Пользователь входит в систему под своим логином и паролем, при этом каждый конкретный дистрибьютор имеет доступ только к той информации, которая относится непосредственно к его компании, в качестве защиты передачи данных используется SSL-сертификат. Ежедневно дистрибьюторы выгружают в систему данные в оговоренном формате, эти данные фактически мгновенно поступают к нам на сервер, на основании полученной информации строится OLAP-отчетность, с которой работают несколько департаментов нашей компании, в том числе логистика, трейд-маркетинг, продажи. Причем, аналитику по вторичным продажам мы можем получать самую разнообразную и в любой детализации – вплоть до того, какая SKU в какой день, в какую торговую точку была продана и какого типа эта торговая точка, то же самое касается и информации по остаткам на складах дистрибьюторов».

Более подробную информацию о решении «Lawson e-Sales: Управление продажами дистрибьюторов» можно получить на сайте BSC: http://www.bsc-consulting.ru/solutions/e-sales/ 

Полученные результаты

Сейчас мы убедились на практике, что Lawson e-Sales – гибкое решение, легкое в использовании. Теперь мы имеем всю необходимую информацию по вторичным продажам. Система позволяет осуществлять детальный сбор и анализ данных по работе дистрибьюторов с точностью до SKU, торговой точки и торгового представителя, а формирование отчетов занимает минимум времени и трудозатрат. Я считаю, что мы действительно получили то, что хотели: то есть не просто информационную систему, а бизнес-решение для управления вторичными продажами, которое реально работает. Было особенно приятно, что на всех этапах реализации проекта мы работали со специалистами BSC очень слаженно, одной командой. Данный проект я могу оценить как более чем успешный.
Попович Сильвиу, Генеральный директор, Вимм-Билль-Данн «Продукты питания»'

Я теперь точно знаю, какой процент магазинов имеет полный набор наименований, который он должен иметь. И по каждой конкретной позиции <...>, если я хочу знать точно, сколько магазинов в данный момент продают этот продукт, я могу это узнать за пять минут. Раньше это было бы просто невозможно. Для нас Lawson – это инструмент для создания экономии, повышения эффективности рабочего капитала и - шаг за шагом – это ведет к упрощению нашей работы с дистрибьюторами.
Собел Гари, Генеральный директор, Вимм-Билль-Данн «Напитки»'

На текущий момент к системе управления продажами дистрибьюторов Lawson e-Sales подключен весь запланированный пул дистрибьюторов Вимм-Билль-Данн «Продукты питания» и Вимм-Билль-Данн «Напитки». Ежедневно из различных уголков страны от дистрибьюторов поступает актуальная информация по вторичным продажам, которая консолидируется в единой базе данных Вимм-Билль-Данн (причем, дистрибьюторы могут предоставлять требуемые данные в терминах своих кодировок – в системе реализованы таблицы меппинга, позволяющие автоматически приводить их «к одному знаменателю» с терминами унифицированных справочников Вимм-Билль-Данн).

Среди основных результатов внедрения «Lawson e-Sales: Управление продажами дистрибьюторов» можно выделить следующие:

• Возможность детально отслеживать эффективность проведения маркетинговых акций (как изменяется объем продаж по торговым точкам и номенклатуре после проведения акций);
  
• Возможность реализовать планирование продаж и управлять работой дистрибьюторов на основе не только финансовых, но и количественных показателей;
  
• Возможность реализовать пополнение запасов на складах дистрибьюторов по принципу VMI (Vendor Managed Inventory). Таким образом, дистрибьюторы становятся не просто торговыми, а еще и логистическими партнерами, целью которых является доставка продукта конечному потребителю (в торговую точку);
  
• Контроль представленности продукции в торговых точках (если есть продажи дистрибьютора по конкретной номенклатуре в торговую точку, значит данная номенклатура представлена);
  
• Оперативная и управленческая отчетность по работе дистрибьюторов с очень высокой детализацией (с точностью до торговой точки, SKU, торгового представителя, первичного документа и т.п.) и на любой момент времени в масштабах всего бизнеса.
  

«Это, конечно же, дает эффект, в первую очередь, на сокращение издержек, - отмечает Игорь Гусаков, директор департамента коммерческой информации Вимм-Билль-Данн «Продукты питания». - Во-вторых, теперь мы можем именно управлять дистрибьюторами: то есть дистрибьютор из компании продающей становится нашим логистическим партнером, то есть мы сами решаем, какой продукт должен быть на складе дистрибьютора, наши эксклюзивные команды договариваются о продажах, и в результате роль дистрибьютора фактически сводится к доставке данного продукта непосредственно в торговую точку».