"Новокузнецкий водоканал" модернизировал версию СЭД

Руководство холдинга «Водоканал» (Новокузнецк) приняло решение об очередном обновлении существующей на предприятии системы электронного документооборота на базе платформы Docsvision 4.5. Поставщиком лицензий стала компания ECMGroup.Pro

Предприятие ЖКХ ЗАО «Водоканал» ориентировано на высокое качество и бесперебойность оказания услуг, повышение прибыльности путем минимизации совокупных издержек, внедрение новых технологий и методов управления.

Решение на базе DocsVision позволило предприятию значительно повысить эффективность контроля исполнения поручений а также ускорить сроки согласования различных документов и исполнения поручений. В настоящее время в ЖКХ ЗАО «Водоканал» приняли решение актуализировать установленную систему путем приобретения пакета обновлений лицензий.

В результате установки этих обновлений компания получит более актуальную в функциональном отношении, более устойчивую, более удобную и более производительную версию системы.

Камчатова Екатерина, исполнительный директор ECMGroup.Pro: «Мы работаем с ЗАО `Водоканал` уже более четырех лет и за это время убедились: это настоящий образец современного предприятия, которое стремится к тому, чтобы организовать деятельность своих сотрудников и работу с документами наиболее рациональным и эффективным образом. Уже добившись впечатляющих результатов, руководство ЗАО `Водоканал` не собирается останавливаться на достигнутом, и в настоящее время ведутся переговоры о возможности усовершенствования существующей системы и дальнейшим перспективам автоматизации бизнес-процессов на данном предприятии».

• Сроки реализации проекта Docsvision 4: 2009
• регулярное обновление Docsvision 4: 2010 - 2013
• миграция на Docsvision 5: 2014
• развитие функционала: 2014-2015
• миграция на Docsvision 5.3: 2014
• развитие функционала: 2014-2015

Задачи внедрения

• автоматизация деятельности персонала, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, передачей, хранением документов;
• создание единого порядка документооборота для всей группы компаний;
• обеспечение оперативного поиска документа и его электронного образа;
• организация назначения поручений и возможность контроля исполнительской дисциплины, сроков, стадии их исполнения;
• сокращение непроизводственных затрат времени на транспортировку и ожидание документов;
• создание условий для перехода к безбумажным технологиям;
• обеспечение измерения временных показателей процесса движения документов;
• повышение эффективности работы с документами.

Чем обусловлено решение в пользу Docsvision и партнера?

При выборе платформы решающую роль сыграло наличие возможностей для создания масштабируемого и гибкого решения, позволяющего обеспечить дальнейший рост и развитие системы в соответсвиии с потребностями бизнеса заказчика. Решающим фактором при выборе подрядчика стал высокий уровень компетенции специалистов компании, их опыт в области автоматизации бизнес-процессов крупнейших компаний России, а также партнерский подход к разработке проектного решения.

Описание решения

В начале 2009 года руководством ЗАО «Водоканал» было принято решение о необходимости использования электронно-цифровых технологий передачи информации в процессах жизнедеятельности предприятия. Реализация подобного проекта должна была способствовать ускорению и упрощению процессов внутри предприятия и, в конечном итоге, привести к сокращению себестоимости услуг предприятия, что (на фоне всеобщего роста тарифов в сфере ЖКХ) является чрезвычайно важным для потребителей услуг ЗАО «Водоканал». В ходе проекта был осуществлен предварительный анализ границ проекта, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета 5-ти сценариев проекта. Были сформированы функциональные требования к решению в части работы с корреспонденцией, внутренними и служебными документами, организацией согласования и подготовки договоров, назначения задач и контроля исполнения. Требования были реализованы собственными силами при регулярном обновлении ПО и консультационной поддержке со стороны «ЕСМ Групп Про». В марте 2013 г. проведено обучение группы технического сопровождения ЗАО «Водоканал» работе с новой версией Docsvision 5.0 по темам «Администрирование и углубленное программирование». В ближайшее время планируется проект по переводу функционала Заказчика на новую версию системы.

Автоматизированные бизнес-процессы

Выполнена втоматизация работы в следующих областях делопроизводства:

1. Работа с организационно-нормативными ак-тами

2. Ведение договорной работы

3. Постановка задач и контроль исполнительской дисциплины

4. Работа со служебной документацией

5. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

Планируемый поток документации в год порядка 30 000 документов. Внедрение Системы охватывает более 150 рабочих мест в девяти локациях, соединенных между собой каналами связи.

Технологический тип решения

• Настройка стандартных приложений ДВ.
• Использование Модуля Расширенного согласования для всех процессов согласования. Модуль разработан компанией ECMGroup.Pro.
• Разработка бизнес-процессов для маршрутизации документов на рассмотрение.
• Настройка автоматической регистрации документов с переносом свойств карточки в файл.
• Интеграция с ИС ЖКЦ с целью привязки входящих сообщений к клиентам.
• Бизнес-эффекты, полученные заказчиком в результате внедрения

Система функционирует в полном объеме, выполняется работа с корреспонденцией, внутренними и организационными документами, подготовка и согласование договоров, назначение задач и контроля исполнения, подготовка и согласование организационно-нормативных актов и процессов улучшения качества."

2016: Замена версии Docsvision

27 июля 2016 года компания ECMGroup.Pro сообщила о модернизации версии Docsvision в новокузнецком «Водоканале».

В 2016 году компания начала работать с документами в СЭД на модернизированной платформе Docsvision. Автоматизировано базовое делопроизводство предприятия и работа по согласованию договоров, ряд процессов по управлению качеством. Завершена интеграция с информационной системой жилищно-коммунального центра. Более 150 сотрудников ежегодно обрабатывают в системе почти 30 тыс. документов. Компания ECMGroup.Pro оказала поддержку команде проекта ^[1].

В 2016 году технология переведена на версию Docsvision 5.4.

Система уже шестой год успешно используется в нашей компании. Рецепт успеха нашего проекта — тенденция к пошаговому расширению функциональности, использование актуальных версий системы, поддержание всей инфраструктуры в актуальном состоянии, активное вовлечение в проект службы качества и сотрудничество с бизнес-партнером ECMGroup.Pro. {цитата Проект представляет собой пример совместного активного вклада, высокой ответственности и продуманной инициативы. На сегодняшний день система интегрирована с ключевыми приложениями заказчика, покрывает ключевые процессы и охватывает целевых пользователей СЭД. Екатерина Камчатова, исполнительный директор ECMGroup.Pro

Примечания