Восток-Сервис (1С-Битрикс24)

2020: Система планирования ресурсов для компании «Восток-Сервис»

Задача проекта

В 2020 году компания «Восток-Сервис» решила оптимизировать работу отдела центрального технического управления (ЦТУ) и перенести с Excel на Битрикс24 систему приема и обработки заявок на разработку новых моделей спецодежды.

Ситуация

Ранее заказчики «Восток-Сервис» оформляли заявки на продукцию в общем Excel-файле. Чтобы несколько человек не вносили изменения одновременно и не удаляли данные друг друга, доступ предоставлялся по расписанию. На каждого контрагента выделялся час — иногда своей очереди приходилось ждать несколько дней. В 2020 году «Восток-Сервис» обратился в Эм Си Арт, чтобы перенести с Excel на Битрикс24 систему приема и обработки заявок на разработку новых моделей спецодежды.

Решение

Сервис разработан на базе Битрикс24, который позволяет заказчикам «Восток-Сервис» создавать заявки на разработку новой модели одежды, а сотрудникам компании обрабатывать их, продвигая по заданному маршруту. Вместо заполнения Excel-файла бизнес-заказчики заходят на портал Битрикс24 и в любое удобное им время заполняют специальную форму, где указывают тип продукции, количество моделей, количество росто-размеров и другие параметры. Выпадающие списки и чек-боксы ускоряют оформление заказа.

Список шагов бизнес-процесса обработки заявки определяется исходя из необходимых видов работ: например, запрос заказчика может включать отшив образца в центральной лаборатории; доработка ранее выпущенной модели отличается составом работ от разработки с нуля и т. д. На данный момент существует более 30 вариаций этапов.

В обработке заказов участвуют руководители рабочих групп: конструкторской, технологической, нормирования, дизайнерской. Они определяют исполнителей, устанавливают плановые сроки выполнения своего участка работ. На шагах маршрута ответственные сотрудники заполняют поля, прикрепляют файлы, бронируют рабочее время своих коллег.

Планировать загрузку сотрудников стало проще: общие календари, функция drag&drop, подсветка отсутствий (отпуск, больничный), возможность «вклиниться в очередь» со срочным заказом и оперативно согласовывать изменения облегчили процесс для всех его участников.

После постановки задачи конкретному исполнителю заявка уходит руководителю группы следующего этапа. Каждый руководитель указывает планируемое время с учётом технологических норм, количества заказов в работе и имеющихся ресурсов.

В конце бизнес-процесса планирования итоговый расчет отправляется на согласование заказчику. Если подтверждение получено, компания начинает выполнять заказ.

Результаты

● В 3-4 раза сократилось время формирования файла с заявками (менее 6 часов вместо нескольких дней ранее);

● В 15 раз сократилось время оформления заявки заказчиком (1-1,5 минуты вместо 20 минут ранее);

● 3 часа рабочего времени ежедневно высвободилось у системных менеджеров, которые раньше восстанавливали формулы, указывали маршруты и редактировали графики в Excel-файлах;

● Значительно сократилось время руководителей групп на распределение ресурсов.

Коллеги из Эм Си Арт показали нам готовое решение для задач, похожих на наши. Там была «шахматка» расписания, удобные формы и отчеты. Вариант нам идеально подходил: можно сказать, на той встрече мы буквально увидели своё будущее. Больше мы уже не сомневались, сказала Марина Никитина, заместитель начальника ЦТУ.