"Лексема" создала робота для оптимизации трудозатрат в "Газпром бурение"

2021: Создание робота для оптимизации трудозатрат при акцепте книг продаж контрагентов с книгой покупок по договорам

5 февраля 2020 года «Лексема» сообщила о создании робота для оптимизации трудозатрат при акцепте книг продаж контрагентов с книгой покупок по договорам с «особым» порядком оплаты (80% + 20%). Разбирает, анализирует электронные письма от контрагентов, вносит данные в учетную систему, сообщает о результатах сверки. Робот значительно ускорил процедуру и сэкономил трудозатраты.

В отчетные периоды каждый квартал бухгалтерия компании сталкивается с достаточно трудоемкой задачей - Акцепт книг продаж контрагентов с книгой покупок ООО «Газпром бурение» по договорам с «особым» порядком оплаты (80% + 20%). Необходимо обработать входящие электронные письма от контрагентов с девятым разделом Налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость и Извещением о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете). В случае некорректной или недостаточной информации бухгалтеру надо отправить ответные письма с запросом, разнести корректные данные в учетную систему 1С, сообщить итог сверки контрагентам. Вся эта работа делалась вручную.

В помощь бухгалтерам для данного процесса на Lexema RPA разработан Робот

Как робот работает:

• Робот разбирает письма от контрагентов, пришедшие на определенный адрес электронной почты, выбирая из них необходимые комплекты документов – 9 раздел Налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость и Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).
• Письма составляются по утвержденному шаблону. Робот проверяет комплекты документов на корректность, определяет ИНН контрагента и в зависимости от результатов распределяет файлы по папкам, которые сам же и создает.
• Если в письме отсутствует комплект корректных документов, робот отправляет в ответном письме контрагенту памятку по его составлению.
• Если все документы заполнены корректно, копия декларации попадает в папку «Документы для загрузки в 1С», откуда и происходит попытка загрузки в учетную систему компании всех 9 разделов деклараций.
• Результат загрузки предоставляется в файле формата JSON.
• При обработке таких файлов, в случае успешной загрузки, робот отправляет контрагенту письмо о том, что сверка пройдена без разногласий.
• Для бухгалтера компании робот формирует и отправляет по почте файл «Реестр ошибок», который содержит информацию обо всех ошибках и разногласиях по данному процессу.

Робот ускоряет процесс акцепта книг продаж контрагентов с книгой покупок, экономит трудозатраты, исключает ошибки ручного ввода информации.

2019

Робот по приему и обработке документов по почте и интеграция с 1С

Регулярный прием и обработка документов по почте и формирование новых документов в 1С

Решаемая проблема: Рутинная задача по приему и обработке документов занимает много времени бухгалтера, и, соответственно, ресурсы компании расходуются нецелесообразно. На труд, требующий большей компетенции, от бухгалтера остается меньше времени.

Как робот работает:

• Проверяет почту каждую минуту, если есть новые письма - начинает работу
• Среди новых писем ищет письма с заголовком «исправление» с вложением «Cправка» (если таких нет, идет к следующему шагу процесса):
  • заходит в 1С, находит счет-фактуру с номером и датой из заголовка письма
  • выделяет из счета-фактуры номер реализации
  • заходит в реализацию и заполняет её согласно «Cправке»
  • изменяет счет-фактуру согласно реализации
  • отправляет бухгалтеру и отправителю исходного письма исправленный счет-фактуру в формате *.xlsx

• Если среди новых писем есть письмо без заголовка «исправление», то:
  • заходит в 1С, создает новую реализацию
  • заполняет реализацию согласно «Cправке»
  • создает счет-фактуру на основе реализации
  • отправляет бухгалтеру и отправителю исходного письма письмо со сформированным счетом-фактурой в формате.*xlsx

Результат: Значительно сократилось время время выполнения процесса.

А также бухгалтер освобожден от рутинной задачи и вместо этого может заниматься работой, требующей большей компетенции.

Повышение скорости выставления документов приводит к повышению скорости оборачиваемости процессов на предприятии и их экономической эффективности