«Газпром добыча Надым» автоматизировала архивное делопроизводство на базе продукта «LanDocs»

20 мая 2015 года. Компания ЛАНИТ сообщила о создании системы электронного архива крупной газодобывающей компании ООО «Газпром добыча Надым». В качестве информационно-технологического (ИТ) обеспечения было использовано типовое решение, разработанное специалистами компании ЛАНИТ для автоматизации ведомственных архивов и архивных подразделений «LanDocs: Архив».

Цели и задачи

«Газпром добыча Надым» и ЛАНИТ на протяжении нескольких лет совместно работают в области автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия. Система «LanDocs» развернута более чем на 2500 рабочих местах «Газпром добыча Надым».

Автоматизация архивного делопроизводства явилась продолжением целенаправленной стратегии построения эффективной системы ДОУ в газодобывающей компании. Теперь в корпоративной системе электронного документооборота поддерживается полный жизненный цикл документов.

Характерная особенность бумажного архива «Газпром добыча Надым» - интенсивное использование архивных документов структурными подразделениями. Внедрение системы электронного архива (СЭА) позволит упростить доступ сотрудников к информации, ускорить поиск документов, повысить надежность их хранения и физической сохранности, а также снизить совокупные затраты на архивное хранение.

Результат

Система электронного архива была создана на основе типового решения «LanDocs: Архив», обеспечивающего автоматизацию функций ведения архива организации.

Электронный архив интегрирован с действующей системой электронного документооборота, в которой автоматизированы процедуры формирования, согласования и утверждения сдаточных описей и передачи электронных документов в архив. В нем реализованы настройки процедуры автоматической регистрации описей, дел и документов.

Персонал «Газпром добыча Надым» имеет значительный опыт работы с продуктом «LanDocs». При внедрении СЭА дополнительная подготовка потребовалась только в части специфических «архивных» функций.

В ходе внедрения решена еще одна приоритетная задача - преобразование бумажных документов (хранящихся в бумажном архиве вновь поступающих) в электронный вид: созданы специализированные рабочие места для поиска и потокового ввода бумажных документов, сообщили TAdviser представители компании-интегратора.

Начальник отдела диспетчеризации в составе службы ИУС при Администрации «Газпром добыча Надым» Павел Ерохин: «Имеется уверенность в срабатывании эффектообразующих факторов, а СЭА, разработанная компанией ЛАНИТ, позволит оптимизировать деятельность нашего архива и обеспечит оперативный доступ к документам. Целевой прогноз ожиданий - существенное повышение качества информационного обеспечения бизнес-процессов предприятия».

Директор по развитию бизнеса департамента систем управления документами ЛАНИТ Олег Иванов: «Слаженная работа наших проектных команд позволила в короткие сроки внедрить типовое решение системы электронного архива и минимизировать сроки подготовки ключевых пользователей. Благодарим «Газпром добыча Надым» за профессиональный подход и оперативное решение задач проекта в кратчайшие сроки. Надеемся на дальнейшее сотрудничество».

• Заявленные возможности в части внедренного функционала
• Принятие нормативных документов по делопроизводству
• Контроль процесса Документационного обеспечения и исполнения управленческих решений
• Несложный и быстрый поиск информации и результатов работы

Ключевые факторы успеха внедрения (по убыванию)

Данные презентации "Опыт внедрения CЭД 1C: Документооборот" Носов Андрей Сергеевич

• Поддержка руководства (CEO, CFO, etc.)
• Сотрудник проводящий внедрение:
• владеет ПО (эксперт)
• имеет влияние
• Принятые нормативные документы регулирующие Делопроизводство в компании
• Создание условий для работы с программой, обучение пользователей
• Оперативная доработка приложения
• Хотя бы 1 существующий БП в делопроизводстве организации
• Хороший интернет

Проблемы с которыми столкнулись:

•  ! Нестабильная работы клиента при плохом соединении
• Провели хороший интернет
•  ! Отказ от работы из за загруженности и неповоротливости интерфейса
• Создавали инструкции (со стрелочками)
• Устанавливали ssd диски на пользовательские компьютеры
•  ! «Распыление» по бизнес процессам в Делопроизводстве
• Поступательное наложение работы программы на БП, исправление БП
•  ! Постоянные доработки (под желания пользователей)
• Изменение БП на КАК ПРАВИЛЬНО, А НЕ КАК ХОЧЕТСЯ
•  ! Отторжение от работы с электронным документами
• («- Дайте мне бумагу!»)
• Обучение, разъяснение