ДТЭК (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли, в которых работает компания

ДТЭК представляет собой вертикальную интеграцию предприятий, создающих эффективную производственную цепочку от добычи угля до генерации и дистрибуции электроэнергии. Взаимовыгодное сотрудничество угледобывающих и генерирующих предприятий, внедрение передовых технологий, профессиональный менеджмент, взвешенная социальная политика позволяют ДТЭК сохранять лидирующие позиции на топливно-энергетическом рынке Украины.

1.2. Территориальная распределенность

Предприятия ДТЭК расположены в Донецкой, Днепропетровской, Луганской и Запорожской областях.

1.3. Численность персонала

Около 52 000 сотрудников.

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники корпоративного центра и предприятий, находящихся в Донецке. Некоторые сотрудники предприятий, находящихся в регионах. В будущем также все сотрудники предприятий, стажеры, студенты, проходящие практику.

2. Поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система:

Стратегия роста и инноваций, выбранная ДТЭК, требует профессиональных и инициативных людей, готовых учиться и расти вместе с компанией. Выбирая между двумя вариантами: привлечением сотрудников с внешнего рынка или воспитанием собственных талантов, компания остановилась на втором. ДТЭК делает ставку на своих сотрудников, которые уже проработали определенное время в ДТЭК, знают бизнес изнутри и обладают достаточным уровнем технических и функциональных компетенций. Перед компанией возникают задачи поиска, развития и удержания лучших своих сотрудников. Внедрение системы управления обучением призвано было помочь в решении данных задач.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы

• Учет внутреннего и внешнего обучения всех форм и видов.
• Менеджмент учебных ресурсов: залы, оборудование, тренера.
• Сбор и анализ потребностей в обучении.
• Сбор заявок на прохождение учебных программ.
• Создание индивидуальных планов обучения и развития для каждого сотрудника.
• Сбор и анализ отзывов и оценок по учебным мероприятиям, электронном обучении.
• Постановка целей, оценка результативности и компетенций.
• Поддержка программы наставничества.
• Поддержка внутренних программ mini-MBA: "Энергия знаний" и "Энергия лидера".
• Управление кадровым резервом.

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Создание портала Академии ДТЭК и предоставление доступа к нему всем сотрудникам корпоративного центра и управленческих подразделений предприятий.
• Проведение ежегодной оценки результативности и компетенций на портале. Перенос в систему данных оценки за прошлые годы.
• Включение дистанционной формы обучения в индивидуальные планы развития сотрудников.
• Создание системы учета учебной активности. Формирование единой базы данных о пройденном обучении за прошлые годы.
• Уменьшение временных затрат на рутинные операции: сбор и обработку заявок, рассылку уведомлений, создание отчетов.
• Управление программой наставничества за счет внедрения инструментов планирования встреч и получения обратной связи.
• Формирование персональных профилей каждого сотрудника, включающих информацию об очном и электронном обучении, тестировании, оценке результативности и компетенций.
• Создание рабочих зон для групповой работы участников программ "Энергия знаний" и "Энергия лидера".
• Перенос в систему информации о центрах развития, кадровом резерве, ключевых должностях и преемниках. Настроенный процесс управления кадровым резервом в системе.

2.4. Как формировался план проекта

Руководством компании была выдвинута стратегическая инициатива в области управления персоналом – обеспечить собственным персоналом не менее 80% вакансий высшего и среднего менеджмента . Инициатива была каскадирована в ряд задач, часть из которых была поставлена перед департаментом по развитию персонала. Были найдены методы их решения.

Задача Метод решения Повысить средний уровень развития компетенций. Новые методы обучения и развития. Введение дистанционного и смешанного обучения. Отобрать работников с наибольшим потенциалом. Ежегодная оценка результатов деятельности и компетенций. Центры развития. Обеспечить карьерный рост в компании. Формирование кадрового резерва и управление им. Поддерживать уровень лояльности на высоком уровне. Трансляция корпоративной культуры и ценностей.

Было принято решение о внедрении программного комплекса, который позволил бы решить поставленные задачи с максимальной эффективностью. Были обозначены временные сроки и составлен план проекта. Позже была сформирована рабочая группа.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

• Определение ключевых ролей и формирование проектной команды Сентябрь 2009.
• Формирование списка требований к системе.
• Предварительный отбор вендоров.
• Формирование шорт-листа вендоров. Проведение презентаций. Определение победителя – компании WebSoft.
• Создание тех-задания на внедрение.
• Установка и интеграция системы.
• Создание дизайна, настройка, адаптация, перенос данных за прошлые годы, наполнение контентом.
• Запуск. Январь 2010.

В настоящее время постоянно ведется работа над развитием и усовершенствованием системы: улучшением функциональности существующих сервисов и запуск новых, автоматизация процессов, улучшение дизайна и эргономики.

3.2. Команда проекта со стороны заказчика

L&D

• Заместитель директора по персоналу
• Руководитель департамента по развитию персонала.
• Начальник отдела дистанционного обучения.
• Главный специалист по дистанционному обучению.

ИТ

• Руководитель ИТ-департамента.
• ИТ-специалисты различной специализации.

Безопасность

• Менеджер по защите информации.

Бизнес

• Представитель энергетического бизнеса.
• Представитель угольного бизнеса.

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

В данное время в компании идет процесс внедрения ERP системы SAP. Он рассчитан на несколько лет. В течении этого времени процессы администрирования персонала будут постепенно переноситься из локальных систем в SAP. Также проходит миграция внутреннего корпоративного портала на другую программную платформу. В связи с этим приходится постоянно дорабатывать механизмы интеграции, отслеживать и исправлять возникающие ошибки вручную.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Соответствовали.

3.5. Какие ограничения ИТ- инфраструктуры сказались на проекте

Сегментированность и автономность ИТ-инфраструктуры различных предприятий: сетей, систем учета и авторизации.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития

• Создание системы аттестации.
• Автоматизация новых способов оценки.
• Создание и внедрение программ смешанного обучения.
• Создание системы управления знаниями.
• Полный охват предприятий в рамках процесса интеграции HR-процессов.

4.2. Наполнение контентом

На момент запуска в системе находилось 9 электронных курсов: 8 коробочных, компании WebSoft и один курс, созданный внутренней командой разработчиков. Курсы WebSoft были помещены в новый плеер, который используется для всех учебных материалов ДТЭК.

До конца 2010 года, количество курсов достигнет 15-ти.

В данное время для внутренней разработки и сборки используются 2 инструмента:

• Web Soft Courselab в качестве универсального средства разработки,
• Adobe Captivate для создания симуляций и видеоуроков по работе в программных приложениях.

В курсах используются фотографии с предприятий ДТЭК, а также иллюстрации, рисунки и 3d модели, созданные сотрудниками отдела. В будущем планируется снимать учебные видеоролики. Мультимедийные интерактивные элементы создаются в AdobeFlash. Существует ряд собственных технологических разработок.

Большое внимание уделяется качеству визуальной и информационной составляющей.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

Отдел дистанционного обучения:

• начальник отдела
• разработчик курсов
• администратор системы

Задачи: разработка учебных материалов, автоматизация процессов, администрирование и развитие портала Академии ДТЭК.

Каждый сотрудник отдела имеет определенную специализацию, однако обладает знаниями и в смежных областях. С уходом одного из членов команды в отпуск или на больничный, работа по запланированным проектам не прекращается.

Ведением базы данных в системе WebTutor занимается более 10 сотрудников департамента по развитию персонала. Введена ролевая система, которая позволяет разграничить права доступа к различным данным: учебным мероприятиям, кадровому резерву, ежегодной оценке.

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты

Создан портал Академии ДТЭК, который:

• информирует об учебных мероприятиях, достижениях Академии,
• упрощает доступ к обучению за счет удобного механизма подачи заявок на обучения, а также внедрения дистанционной электронной формы,
• предоставляет персональную учебную информацию для обычных сотрудников и данные об обучении подчиненных для руководителей,
• обеспечивает возможность прохождения ежегодной оценки результативность и компетенций.

Проведена автоматизация основных процессов департамента по развитию персонала в ходе которой:

• проведен пересмотр и оптимизация внутренних процессов,
• налажен учет информации о пройденном обучении,
• создана единая база данных, хранящая информацию обо всей учебной и развивающей деятельности в компании с момента ее создания.

Проведена ежегодная оценка деятельности.

Налажена внутренняя разработка учебных материалов.

5.2. Экономическая эффективность

• Электронная дистанционная форма обучения не требует иных затрат, кроме расходов на персонал (сотрудников отдела дистанционного обучения).
• Некоторые запросы на обучение, например, тайм-менеджменту или продуктам Microsoft Office, для которых ранее организовывалось внешнее обучение, теперь удовлетворяются при помощи электронных курсов.
• Экономится время менеджеров по развитию, которое ранее тратилось на создание отчетов и выполнение рутинной работы.

5.3. Наиболее значимые результаты

• Портал Академии ДТЭК стал одним из наиболее полезных и интересных внутренних информационных ресурсов.
• Дистанционная форма обучения органично дополнила существующую систему развития персонала в компании.
• Высокий уровень качества разработки внутренних курсов подтвержден победой в конкурсе, проводимом компанией WebSoft.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Появление портала Академии ДТЭК и введение новой дистанционной формы обучения было воспринято в компании положительно. Несмотря на то, что прохождение дистанционных курсов является необязательным, практически все работники добавили один или более курсов в свои индивидуальные планы развития.

5.5. Обратная связь от руководителей компании по итогам внедрения системы

Проект получил положительные отзывы руководства компании.