"Евразийский банк" модернизировал СЭД

"Евразийский банк" внедрил на рабочих местах основных участников документооборота СЭД CompanyMedia. С ее помощью удалось повысить качество и скорость реализации деловых процессов за счет автоматизации обработки документов, а также обеспечить автоматизированный контроль исполнительской дисциплины.

Основа

Активно развивая бизнес, "Евразийский банк" в 2011-2012 гг. столкнулся с необходимостью модернизации информационного пространства организации, и создании условий для быстрой и удобной работы с документами в рамках реализации бизнес-процессов, обеспечении контроля сроков и качества исполнения поручений по ним.

Для решения этих задач руководство банка выбрало разработку компании "Интертраст" - систему электронного документооборота CompanyMedia.

Решение

Работы по поставке и внедрению системы, обучению пользователей и администраторов работе с ней выполняли специалисты компании-разработчика системы.

Автоматизация затронула основные отделы и подразделения банка. С помощью модуля "CompanyMedia-Делопроизводство" налажена централизованная регистрация документов, контроль исполнения поручений по ним. Бизнес-специалисты были обеспечены возможностью создавать, согласовывать и распространять документы в электронном виде. С помощью внедренного модуля "Центр отчетов" руководители сегодня могут автоматически получать статистические и аналитические данные по документам, проектам, задачам, персоналу.

Итог

По оценке руководителей "Евразийского банка, СЭД CompanyMedia позволила организации сократить временные, материальные и трудовые затраты на выполнение документоориентированных бизнес-задач, перейти на новый организационный уровень и в конечном итоге создать условия для дальнейшего развития банка.

Развитие проекта

20 августа 2015 года компания "ИнтерТраст" сообщила о развитии проекта и замене СЭД^[1].

В 2003 году в системе банка работали меньше 100 сотрудников, на начало 2014 года — более 4 тыс. Объем документов, обрабатываемых в банке в течение года, превысил 1 млн.

Евразийский банк, 2014

В 2014 году руководство АО «Евразийский банк» приняло решение о переходе к использованию версии системы CompanyMedia 4. В новых условиях потребовалось более производительное программное решение, соответствующее потребностям финансовой организации.

Среди причин перехода на CompanyMedia 4:

• Необходимость перенести управление корпоративным контентом на современное, производительное решение. С учетом выросшего на порядок числа пользователей, возросшего объема обрабатываемых документов, версия 2.5 перестала справляться с нагрузкой.

• Возможность переноса доработок в типовую версию системы. Функциональные возможности системы позволяли реализовать доработки, накопленные за годы эксплуатации предыдущей версии СЭД, с помощью типовых инструментов CompanyMedia 4.

• Необходимость автоматизации частично регламентированных процессов. В CompanyMedia 4 для управления подобными процессами применяются инструменты адаптивного кейс-менеджмента (ACM, adaptive case management). Одним из первых в банке предполагалось автоматизировать процесс предоставления банковской гарантии. В процесс выдачи гарантии, как правило, вовлечено несколько подразделений банка, слаженная работа которых необходима не только для того, чтобы предоставить гарантию в сжатые сроки, но и для того чтобы минимизировать собственные риски финансовой организации.

Ход проекта

В ходе подготовки к внедрению общий объем работ распределили на этапы в привязке к решению основных задач проекта. Зафиксирована последовательность задач и ключевых результатов, определены возможные риски проекта, а также способы их минимизации, сформирована команда проекта с разделением зон ответственности между специалистами заказчика и исполнителя.

Этапы и сроки проекта:

• Информационное обследование (август 2014 года)
• Конфигурирование системы (сентябрь 2014 года)
• Установка, настройка системы на тестовом стенде, испытания (октябрь 2014 года)
• Опытная эксплуатация (ноябрь 2014 года)
• Подготовка регламентных документов, памяток пользователей, других инструкций (декабрь 2014 года)
• Миграция на CompanyMedia 4 (31 декабря 2014 года – 4 января 2015 года)
• Промышленная эксплуатация системы (с 5 января 2015 года).

Результаты проекта

Специалисты "ИнтерТраст" провели интервьюирование пользователей системы — управленцев различных уровней, специалистов по документообороту, руководителей и сотрудников подразделений банка, специализирующихся на риск-менеджменте и compliance-контроле. Рекомендации специалистов «ИнтерТраст» помогли оптимизировать несколько важных бизнес-процессов, сделать работу с документами проще и эффективнее. Многие рутинные повседневные операции, которые раньше обрабатывались в рамках «бумажного» делопроизводства, удалось автоматизировать более подходящими для этого средствами CompanyMedia.

Евгений Гребнов, начальник управления поддержки приложений департамента информационных технологий АО «Евразийский банк»: «Пользователями системы на сегодняшний день являются едва ли не все сотрудники банка — от кассиров до высшего руководства. Это не преувеличение. Если кассирам одного из наших отделений нужна лента для кассовых аппаратов, то запрос оформляется в СЭД. Руководству банка, в первую очередь председателю правления, приходится работать с большим объемом документов. Значительная их доля — это документы, отправляемые в адрес Национального банка Казахстана, которые, согласно законодательству, должны быть подписаны первым лицом финансовой организации. К активным пользователям системы можно также отнести департамент риск-менеджмента. У нас рисковики отвечают не только за безопасность бизнес-процессов, но также за надежность критически важных информационных систем банка. Это возвращает нас к разговору о регламентах — они составляют значительную долю в документообороте. В работе ИТ-службы банка система также используется довольно активно, и здесь мне проще привести пример из собственной практики. Ко мне на исполнение поступает около ста документов ежедневно — вопросы от внешних поставщиков, запросы от регуляторов, заявки о предоставлении доступа или о внесении изменений в системы и т.д. В качестве исходящих создаются документы о закупке необходимого оборудования или ИТ-услуг. Поэтому для меня СЭД — это рабочий инструмент, которым я пользуюсь ежедневно».

Примечания