«Завод «Красный якорь» автоматизировал процессы управления на базе системы Advanta

2021: Автоматизация процессов управления на базе системы Advanta

19 октября 2021 года компания «Адванта» сообщила, что автоматизировала процессы управления на базе системы Advanta на «Заводе «Красный якорь».

«Завод «Красный якорь» - это российское предприятие, одно из крупных в Восточной Европе по производству якорных цепей и такелажа, цепей для горно-шахтного оборудования, грузовых цепей, строп и комплектующих.

Фото:www.niann.ru

Завод основан в 1898 году и имеет более, чем 120-летнюю историю. На октябрь 2021 года - это высокотехнологичное производство, оснащенное европейскими линиями, собственным конструкторским бюро и испытательной лабораторией, выпускающее более 10 000 тон продукции в год. В штате предприятия - более 500 человек.

На заводе разработали стратегию развития, одна из главных целей которой - увеличить объем производства на 20% в год и повысить эффективность сотрудников при реализации проектов. Для того, чтобы ее достичь, на заводе планировали запустить более 30 стратегически важных проектов. Эти проекты были связаны с внедрением актуальных технологий, обновлением инфраструктуры и производственных процессов.

Но с существующим положением дел в проектном управлении команда предприятия рисковала сорвать реализацию стратегических планов. Все проекты в компании велись разрозненно, правила их ведения часто не исполнялись. Проектные документы хранились в разных местах, не было единой формы отчетности по проектам, отчеты собирались вручную в виде отдельных Excel-таблиц.

Руководителям и кураторам проектов было сложно отслеживать ход исполнения проектных работ. Сотрудники и топ-менеджеры тратили много времени на совещания для обсуждения ситуации в проекте. Не было возможности отследить загруженность задействованных в проектах сотрудников. Как следствие, срывались сроки, превышались бюджеты, команда не достигала целевых показателей.

Руководству завода был необходим жесткий контроль за ходом выполнения проектов и единый инструмент для автоматизации процессов проектного управления. И в марте 2021 года в компанию «Адванта» обратились специалисты проектного офиса.

Тактика была выбрана верная - решили внедрять проектный подход комплексно. Практически в одно время организовали проектный офис, начали внедрять методологию и информационную систему управления проектами.

Вновь созданный проектный офис занялся разработкой методологии и стандартов управления проектами, начал формировать сбалансированный портфель проектов предприятия. Далее предстояло выбрать подходящий ИТ-инструмент. Среди нескольких решений предпочли систему Advanta как наиболее подходящую по функционалу, гибкую в настройках и легкую в освоении.

Перед внедрением системы заказчик поставил следующие задачи: сократить количество контрольных точек проектов со срывом срока реализации до показателя не более 10%. И повысить эффективность реализации проектов, а именно:

• сократить разницу между плановыми и фактическими сроками реализации;
• достичь совпадения между плановыми и фактическими затратами на проекты;
• обеспечить достижение целевых результатов проектов;
• обеспечить первым лицам предприятия возможность контроля за ходом выполнения проектов и контроль загруженности сотрудников, занятых в проектах.

Систему нужно было внедрить и запустить в промышленную эксплуатацию к конкретному сроку. Обычно такие проекты реализуются за 2 месяца. В этом проекте вместо восьми недель удалось справиться за пять. Для этого пришлось чаще встречаться с заказчиком – выходить на связь, снимать запросы, консультировать и давать задания раз в 2 дня. В процессе работы были реализованы следующие моменты:

• занесены пилотные проекты в систему;
• настроен автоматический сбор отчетности, сформированы ключевые отчеты по задачам, проектам и поручениям:
• созданы направления для хранения шаблонов документов. Настроены шаблоны согласований, отчетность по дискуссиям;
• настроен отчет для отражения загрузки сотрудников;
• настроены дашборды - визуальные панели управления для топ-менеджеров с заданным набором показателей.

«Система Advanta постепенно становится для нас единым корпоративным порталом по контролю и продвижению реализации проектов предприятия. Система дает возможность оперативно контролировать выполнение задач в рамках проектов, прогнозировать возможные риски и отклонения от планов. Широкий спектр отчетов и дашбордов позволяет проводить анализ проектной деятельности, принимать корректирующие и превентивные решения», − комментирует Антон Бугров, руководитель проектного офиса Завода «Красный якорь».

В результате внедрения системы Advanta:

• Автоматизированы процессы управления проектами на предприятии. Топ-менеджеры и РПО получили инструмент контроля, благодаря которому в одном окне можно увидеть всю необходимую информацию по портфелю проектов.
• Руководители проектов получили инструмент, который, по утверждению компании, позволил на 60% сократить трудозатраты на сбор отчетности и планирование следующих проектов.
• Исполнители могут планировать свою загрузку и видеть перечень задач по всем проектам, которые на них назначены. А также оперативно отслеживать, что и в какой срок им необходимо сдать и в случае возникающих проблем централизовано сигнализировать об этом руководству.
• Стало возможно прогнозировать проблемы в проектах, своевременно эскалировать их решение на топ-менеджеров - риск срыва сроков и превышения бюджетов снизился.

В систему Advanta уже внесены все проекты завода, инструмент используют и топ-менеджеры предприятия и рядовые сотрудники. Руководитель проектного офиса разрабатывает методологию управления проектами и инструкции уже в привязке к информационной системе. Заказчики отметили гибкую адаптацию Advanta под бизнес-процессы и возможность при необходимости развивать решение при помощи дополнительных модулей.

«Мы не намерены останавливаться на достигнутом результате и планируем дальнейшее развитие системы в части управления бюджетом, ресурсами проектов и учета функциональной занятости сотрудников, задействованных в их реализации. Надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество с ГК «Адванта» и помощь в решении наших задач», − говорит Антон Бугров, руководитель проектного офиса «Завода «Красный якорь»