ГК "ИМС" использует СЭД Directum

Управляющая компания и несколько дочерних организаций группы компаний ИМС самостоятельно провели внедрение системы DIRECTUM в 2010 году, стало известно 23 января 2013 года.

Проект

Развитие структуры холдинга и расширение его проектной деятельности обусловили необходимость модернизации механизмов управления и взаимодействия. В 2009 году использование полнофункциональных решений для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в ИМС стало одним из приоритетных.

Для построения собственной информационной системы компания выбрала ECM-систему DIRECTUM. Внедрение СЭД началось в декабре 2009 года. Проект осуществляли специалисты компании DIRECTUM совместно с рабочей группой ИМС, в которую вошли практически все руководящие сотрудники холдинга.

Проект стартовал одновременно в трех организациях холдинга. С помощью функционала Базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами» автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания и хранения документов по основной деятельности, а также согласования и утверждения договоров.

Мы разные - мы вместе

В каждой компании холдинга функционировала уже сложившаяся бизнес-модель со своей спецификой. Для описания всех процессов взаимодействия требовалось много времени, что сильно увеличивало трудоемкость разработки проектных решений. Чтобы решить эту задачу, применялся метод гибкого проектирования, а для описания бизнес-процессов была разработана специальная «матрица согласующих» – комплекс справочников, в котором содержатся роли и персоны. Благодаря данной матрице выбор участников процесса в DIRECTUM, групп, категорий документов и маршрута их движения определяется автоматически при совпадении нескольких значений параметров (группа договоров, категория договоров, сумма по договору, организация). Таким образом, при использовании всего двух универсальных типовых маршрутов – «Согласование заявок» и «Согласование договорных документов» – была автоматизирована работа с 30-ю различными категориями заявок и 50-ю категориями договорных документов. Также был полностью автоматизирован комплекс работ с организационно-распорядительной документацией.

В ходе проекта ECM-систему DIRECTUM интегрировали с системой кадрового учета «БОСС-Кадровик» и службой Active Directory. Теперь DIRECTUM автоматически получает сведения о подразделениях, работниках и персонах из «БОСС-Кадровик», а данные о пользователях (логины, пароли, почтовые адреса, сертификаты) – из Active Directory. При использовании этого механизма данные в системе DIRECTUM динамически обновляются без вмешательства администратора.

Итог

ИМС Индастриз более двух лет работает в системе DIRECTUM. Поскольку все организации холдинга располагаются в одном здании, то сотрудники, включая руководство, работают в одной базе через Desktop-клиент. Общее количество пользователей системы составляет 150 человек. Штатный программист по системе DIRECTUM самостоятельно развивает СЭД, ориентируясь на меняющиеся бизнес-процессы холдинга, что позволяет максимально эффективно управлять информацией, деловыми процессами и делопроизводством.