Казахский институт нефти и газа (1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование)

Компания «1С-Рейтинг» завершила внедрение комплексной информационной системы учета на платформе «1С:Предприятие 8» в АО «Казахский институт нефти и газа», а также в четырех дочерних компаниях этого проектного института. Новая система, построенная на базе отраслевого решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана», позволила в полном объеме автоматизировать бухгалтерский, налоговый и кадровый учет предприятия, значительно сократить временные затраты при расчете заработной платы, повысить оперативность формирования отчетности. Внедренная система позволяет формировать отчетность в соответствии с СУО – Системой Управленческой Отчетности, внедряемой АО НК «КазМунайГаз» в дочерних предприятиях.

Акционерное общество «Казахский институт нефти и газа» (АО «КИНГ») - один из ведущих проектных институтов Казахстана, основной целью деятельности которого является комплексное научно-инжиниринговое обеспечение нефтегазовой и электроэнергетической отраслей промышленности Республики Казахстан, проектирование наземных и оффшорных сооружений промышленного и социального назначения. В число дочерних компаний института входят:

АО «КазНИПИмунайгаз» (г. Актау);
АО НИПИ «Каспиймунайназ» (г. Атырау);
ТОО НИИ «Каспиймунайгаз» (г. Атырау);
ТОО «Наукоград» (г. Алматы).

АО «КИНГ» и его дочерние компании принимают участие в разработке нормативно-правовых документов Республики Казахстан, используемых в нефтегазовой отрасли, а также обеспечивают выполнение, апробацию и согласование проектов в уполномоченных органах РК, осуществляют экспертные работы.

В 2008 году в связи с введением на предприятии новых стандартов управленческой отчетности (СУО – Система управленческой отчетности) возникла необходимость автоматизации многих бизнес-процессов, не автоматизированных ранее. Кроме того, используемые на тот момент учетные системы на базе «1С:Предприятия 7.7» не удовлетворяли потребностям Заказчика. Эти предпосылки закономерно привели руководство института к решению о необходимости модернизации учетной системы.

Исполнителем работ по внедрению новой системы учета стал уже зарекомендовавший себя партнер – компания «1С-Рейтинг», отношения с которым проверили себя временем – специалисты этой компании ранее успешно автоматизировали учет в АО «КИНГ» с помощью программ линейки «1С:Предприятие 7.7». Выбор был остановлен на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8» и конфигурации «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана», которая позволяет в комплексе решать задачи автоматизации бухгалтерского, налогового и кадрового учетов, выполнять сложные расчеты заработной платы, а также управлять финансовыми потоками и процессом бюджетирования на предприятии.

Исполнителем работ была предложена не только комплексная система учета, но и комплексный подход к автоматизации, учитывающий все необходимые составляющие:

• предпроектное экспресс-обследование;
• перенос данных из прежних систем учета;
• обучение сотрудников работе в новой системе;
• адаптация системы под специфические требования института;
• консультации пользователей на рабочих местах;
• дистанционное сопровождение учетной системы.

Предпроектное обследование дало возможность еще до внедрения выявить «узкие места», связанные со спецификой учета, и в соответствии с этим сделать ее максимально удовлетворяющей потребностям Заказчика. Перенос данных из прежних систем учета и обучение сотрудников позволили обеспечить комфортный для пользователей переход на новую учетную систему. В целом, комплексный подход позволил внедрить систему в запланированные сроки и в рамках утвержденного бюджета.

В рамках проекта была выполнена автоматизация учета АО «Казахский институт нефти и газа», а также четырех дочерних компаний: АО «КазНИПИмунайгаз», АО «НИПИ Каспиймунайгаз», ТОО «НИИ Каспиймунайгаз», ТОО «Наукоград». Автоматизированы все основные разделы учета: банковские и кассовые операции, расчеты с поставщиками и покупателями, включая расчеты с консорциумами, учет основных средств и нематериальных активов, налоговый учет, оказание услуг производственного характера. Реализован ряд видов расчета заработной платы методом «от обратного», в разрезе выполняемых сотрудниками компании проектов, автоматизирован учет резервов на отпуск. Разработаны новые подсистемы, такие как забалансовый учет основных средств и товарно-материальных запасов, автоматический расчет процентов по депозитам и займам с отражением в бухгалтерском учете, штрих-кодирование основных средств, учет в целях финансовой отчетности, и другие подсистемы. Добавлен ряд документов и отчетов, связанных со спецификой деятельности компании.

Внедрение комплексной системы учета на базе «1С:Предприятия 8» в группе проектных институтов позволило:

• Повысить качество информации и оперативность ее обработки благодаря объединению всех разделов учета в одну систему.
• Осуществлять контроль учетной информации дочерних предприятий, выполнять настройку единой политики ведения учета, а также подготовки отчетности как по всей группе компаний в целом, так и по каждой организации с возможностью расшифровки «до проводки». Данная возможность реализована при помощи механизма распределенных информационных баз, при котором организован консолидированный сбор данных учета дочерних компаний в единой информационной базе АО «Казахский институт нефти и газа».
• Формировать отчетность в соответствии с СУО для АО НК «КазМунайГаз» средствами специально разработанной подсистемы «Учет в целях финансовой отчетности». Подсистема позволяет отражать данные бухгалтерского учета в даты регистрации событий, которые часто не совпадают с датами фактического их действия, что позволяет оценивать показатели бухгалтерского учета до момента фактического их отражения, отслеживать изменения бухгалтерского учета «задним числом» и предоставлять связанную с этими оценками и изменениями информацию акционерам.
• Адаптировать план счетов бухгалтерского учета под требования АО НК «КазМунайГаз» путем изменения бухгалтерских отчетов и тонкой настройки состава справочников бухгалтерской аналитики. Изменения плана счетов в конфигурации при этом не потребовались, что позволило сократить объем изменений в типовой конфигурации, а следовательно - сократить затраты предприятия на последующее поддержание системы в актуальном состоянии.
• Сократить время на проведение инвентаризации основных средств. Это стало возможным благодаря реализации функционала учета основных средств с использованием штрих-кодирования, предусматривающего назначение и печать штрих-кодов для основных средств, а также проведение автоматической инвентаризации путем считывания штрих-кодов и загрузки считанных данных в информационную базу.

Процесс адаптации персонала АО «КИНГ», работающего в новой учетной системе, к «технологическим новинкам» прошел успешно, так как результаты автоматизации позволили упростить и ускорить выполнение рутинных действий и сложных расчетных задач. Так, например, процесс расчета заработной платы в конфигурации «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» существенно ускорился, и, по словам специалиста по расчету заработной платы, сократился по времени в 15 раз.

По отзыву руководства АО «КИНГ», цели внедрения новой системы полностью достигнуты:

«… внедрение программного продукта позволило максимально автоматизировать учетные операции, что соответственно расширило возможности работников бухгалтерии для более оперативной обработки информации и формирования отчетности… Происходят постоянные изменения, как в бухгалтерском и налоговом законодательстве, так и в формате и содержании отчетности, подготавливаемой по результатам деятельности компании, поэтому для получения актуального и корректного учета, необходимы постоянные изменения и доработки используемой в процессе учета информационной системы. В данном вопросе наша компания целиком и полностью может положиться на специалистов ТОО «1С-Рейтинг».