Оптимизация системных процессов в «ВСМПО-АВИСМА»

Корпорация «ВСМПО-АВИСМА» — российская металлургическая компания, производящая титан и изделия из него, входит в состав госкорпорации «Ростех». Является единственной в мире титановой компанией, осуществляющей полный цикл производства — от переработки сырья до выпуска конечной продукции.

2016: Модуль «Оценка ключевых показателей эффективности»

Предпосылки проекта

Специалисты отдела мотивации и стимулирования труда ПАО «ВСМПО-АВИСМА» раз в месяц оценивают статистику по руководителям разного уровня о выполнении тех или иных производственных, финансовых и управленческих показателей.

Ранее сбор этих данных производился в документе Excel, который рассылался по электронной почте и в дальнейшем обрабатывался вручную. Было очевидно, что этот метод имеет множество недостатков: ненадежность, высокие трудозатраты на сбор, агрегацию и подготовку отчетности, риск возникновения ошибок.

Для решения проблемы требовалось автоматизировать процесс — сделать удобным заполнение ключевых показателей эффективности (КПЭ), разработать интерфейс для просмотра оценок, разграничить доступ к информации, обеспечить возможность формирования соответствующих отчетов для генерального директора и балансовой комиссии.

Описание решения

Для автоматизации многих управленческих бизнес-процессов на предприятии используется ECM-система DIRECTUM. В системе на 2016 год зарегистрировано свыше 3000 пользователей. Внедрены базовые модули, «Канцелярия» и «Управление договорами». Специалистами предприятия разработано и внедрено несколько собственных модулей для автоматизации бизнес-процессов управления различными документами.

Для решения задачи, описанной выше, был разработан модуль «Оценка ключевых показателей эффективности (КПЭ)».

Основным объектом модуля является справочник «Оценка показателей эффективности». В нем заполняются * следующие данные:

• участники процесса;
• единицы измерения;
• плановое и критическое значение для расчета премии;
• процент вознаграждения;
• главный показатель и расчеты выполнения КПЭ.

Администратор модуля раз в месяц формирует и направляет в системе DIRECTUM специальные задания на заполнение справочника. Он определяет список КПЭ, кто и кого по ним будет оценивать. На стадии проектирования планировалось около 1500 показателей в месяц, эта цифра периодически меняется. Поэтому был организован справочник «Ключевые показатели эффективности», в котором заведен шаблон всех оценок и каждый месяц из него формируются итоговые значения. Введена сущность «период оценки» – для нее реализован интерфейс, в котором руководители могут заполнять данные, а также просматривать уже проставленные оценки по себе и своим подчиненным.

Чтобы упростить вычисления был разработан специальный калькулятор для подсчета показателей, описание зависимостей выполняется на языке JavaScript с использованием подстановок переменных.

Структура предприятия

Для того чтобы дать возможность руководителям видеть показатели своих подчиненных, совместно с бюро разработки системы «Кадры и зарплата» был реализован справочник «Структура предприятия» и настроена интеграция между системами для его заполнения. Он хранит иерархическую структуру подчинения и содержит записи подразделений, дирекций и должностей руководителей.

В рамках работы с заполнением показателей определены роли:

• администратор модуля;
• ответственный за заполнение;
• оценивающий/корректирующий;
• оцениваемый.

Каждая роль имеет определенный набор доступных функций и прав корректировки данных показателей эффективности.

При делегировании задачи по внесению данных в систему имеется возможность настроить пользователей-дублеров по оценке показателей. Помимо постоянных дублеров, работу могут выполнять замещающие, причем факт замещения регистрируется в системе «Кадры» и «подхватывается» в модуле «Оценка КПЭ».

Интерфейс модуля

Особое внимание было уделено удобству работы с модулем. Пользователи в нем взаимодействуют только с одним объектом – справочником «Период оценки», на форме которого реализован интерфейс для ввода значений показателей и их просмотра. Открывая в соответствующем справочнике данную карточку, пользователь попадает на вкладку «КПЭ для оценки». В зависимости от роли он может либо заполнить данные, либо откорректировать плановые или фактические показатели. В отдельном поле пользователь видит процент премии, который автоматически рассчитывается по введенным данным. К каждому значению, по усмотрению сотрудника, может быть приложен документ-обоснование или сопроводительная документация. Модуль «Оценка КПЭ» позволяет задать показатели верхнего уровня (главные), которые могут быть рассчитаны на основании показателей нижнего уровня.

Важной задачей проекта также стало обеспечение веб-доступа к модулю – использовать его необходимо руководителям самого разного уровня, часто находящимся в командировках, в том числе топ-менеджерам. Модуль полностью закрыл эту потребность.

Интеграция с другими источниками данных

Заполнение фактических значений показателей ответственными и оценивающими — не единственный возможный источник данных. Часть из них можно получить отчетами из DIRECTUM, часть — из других информационных систем предприятия. Чтобы не заполнять вручную те данные, которые уже можно получить в электронном виде, был разработан механизм «Расчеты интеграции КПЭ». Настраивается периодичность и параметры выгрузки данных из других источников.

Дисциплина и регулярность расчетов

И наконец, был разработан типовой маршрут «ВСМПО. Оценка показателей эффективности». Он позволяет своевременно оповещать ответственных и оценивающих о необходимости ввести данные, произвести проверку их корректности и полноты, делегировать заполнение показателей.

Результаты проекта

Результаты проекта:

• применение модуля КПЭ позволило значительно сократить трудозатраты по сбору информации по показателям и подготовке отчетности;
• топ-менеджеры могут своевременно зафиксировать оценку показателей через веб-интерфейс, даже находясь удаленно.
• существенно снижена вероятность ошибки как со стороны администратора модуля, так и со стороны исполнителей;
• повысилась прозрачность расчетов и дисциплина, сотрудники стали более ответственными;
• новый справочник "Кадровые замещения" разгрузил большую часть поступавших заявок о настройке замещения, которые ранее специалисты обрабатывали вручную.

Перспективы и планы

Перспективы и планы:

• решено распространить применение модуля КПЭ в системе DIRECTUM на дочерние организации корпорации;
• в ближайшее время процесс заполнения данных коснется руководителей низшего звена: начальников бюро, мастеров, руководителей секторов и т.п;
• будут увеличены доли показателей, заполняемых автоматически через интеграцию.

2016: Внедрение решения «Штамп электронной подписи»

В системе DIRECTUM существует стандартный механизм утверждения документов электронной подписью (ЭП). Он обеспечивает неизменность подписанного текста, позволяет однозначно идентифицировать: кто, за кого и какую версию документа подписал.

Однако часть пользователей продолжает использовать бумажные документы. Поэтому требовалось реализовать возможность печати документа со штампом, сформированным в системе DIRECTUM на основе электронных подписей к нему.

Было разработано и внедрено соответствующее техническое решение, которое позволяет:

• ставить штамп на документы наиболее распространенных форматов (RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF и т.д.);
• формировать штамп динамически в формате изображения с прозрачным фоном, чтобы сохранить читаемость основного текста документа;
• включить в штамп ФИО пользователя, логотип компании, информацию о подписях.

Пользователь может сформировать и распечатать документ со штампом, используя кнопку на карточке или контекстное меню.

Штамп формируется динамически, в виде изображения, а чтобы текст документа оставался читаемым, была реализована утилита, позволяющая сохранять фон прозрачным.

Изображение штампа автоматически вставляется в верхний левый угол документа. При этом в Word, Excel можно переместить его по своему усмотрению.

Результаты проекта:

В 2016 году введен процесс электронного утверждения договорных документов между ВСМПО и дочерними организациями. Фактом утверждения являются ЭП с признаком «Утверждающая» представителей ВСМПО и дочерней организации. При передаче пакета договорных документов в электронном виде в налоговую, эти документы выгружаются и сохраняются со штампом. В результате использования решения:

• неавтоматизированные пользователи включены в общие бизнес-процессы и получают информацию об электронных подписях документа;
• при выводе документа на принтер не требуется дополнительно печатать лист согласования, информация о подписях есть в штампе;
• при передаче документов на подпись генеральному директору ПАО «ВСМПО-АВИСМА», контрагентам или в ФНС бумаги автоматически выгружаются из системы со штампом.
• Перспективы и планы:
• штампы планируется использовать для полностью автоматического создания служебных записок на основе шаблонов с оптимизацией процесса согласования и подписания;
• рассматривается возможность реализовать сценарий для интеграции решения с другими системами, используемыми на предприятии, что позволило бы формировать файл со штампом на основе идентификатора документа DIRECTUM;
• планируется внедрить электронное согласование и утверждение договорных документов с TISA (дочернее общество корпорации в Швейцарии).

2014: Перенос в систему нормативно-технических документов

10 апреля 2014 года стало известно о запуске проекта по переносу нормативно-технических документов в систему Directum.

Процесс перехода на Directum должен занять не больше года.

C завершением проекта сотрудники получат возможность напрямую обращаться к актуальным электронным версиям нормативно-технических документов, получать своевременные уведомления об их изменении.

Прежде управление нормативно-технической документацией в корпорации проводилось в другой системе электронного документооборота.

Положительное решение в пользу DIRECTUM дал Павел Ковальногов, начальник управления информационных технологий «ВСМПО-АВИСМА»:

• Параллельное использование в корпорации двух СЭД невыгодно, поскольку для полноценной работы и поддержки совместимости с другими программными продуктами каждая из них как минимум нуждается в своевременном обновлении. К тому же мы не могли развивать параллельную систему собственными силами, поэтому специалистам ИВЦ была поставлена задача перевести функциональность управления нормативно-технической документацией в Directum.

Работы по переводу выполнены сотрудниками бюро систем электронного документооборота «ВСМПО-АВИСМА» под руководством начальника бюро Алексея Колесова. На 10 апреля 2014 года в системе Directum работает около 1,5 тыс. сотрудников «ВСМПО-АВИСМА».

2010: Внедрение DIRECTUM

В структуру холдинга входит несколько крупных производственных предприятий в России, использующих в своей работе различные решения для автоматизации документооборота и бизнес-процессов. В ходе естественного развития бизнеса в Корпорации назрела необходимость объединения всех систем делопроизводства в единую структуру взаимодействия.

Предпосылкой создания единой структуры стал положительный опыт использования модуля "Канцелярия" системы DIRECTUM в филиале АВИСМА в г. Березники. Функционал выбранного решения позволил делопроизводителям в канцелярии и секретарям высшего руководства филиала организовать удобный процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля местоположения бумажного документа и исполнения резолюций по нему. Опираясь на опыт филиала АВИСМА, руководство Корпорации ВСМПО-АВИСМА в г. Верхняя Салда приняло решение об автоматизации своей службы документационного обеспечения с помощью системы DIRECTUM.

Проект внедрения DIRECTUM, ставший первым шагом в процессе объединения всех систем делопроизводства холдинга, стартовал в апреле текущего года и затронул ключевых делопроизводителей ОАО "Корпорация ВСМПО-АВИСМА". Внедрение осуществлялось специалистами компании DIRECTUM. Ядром внедряемого функционала стал модуль "Канцелярия", с помощью которого были полностью автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания и рассылки распорядительных документов, контроля исполнения поручений и поиска документов. Специально для удобства работы делопроизводителей Корпорации были разработаны сценарии, по которым система в автоматическом режиме формирует маршрут рассылки, распределяет права доступа и уведомляет ответственных лиц о ходе работы с документами.

Сотрудники Корпорации быстро освоили систему и активно включились в работу благодаря простоте использования DIRECTUM и общей нацеленности бизнеса на внедрение новых технологий. По итогам опытной эксплуатации, которая завершилась в августе 2010 года, подразделения Корпорации в г. Верхняя Салда ежедневно регистрируют в системе около 100 входящих и свыше 110 исходящих писем, а также более 20 распорядительных документов.

Таким образом, внедрение модуля "Канцелярия" в ОАО "Корпорация ВСМПО-АВИСМА" позволило автоматизировать важнейшие процессы делопроизводства и создать условия для формирования унифицированной информационной системы документооборота масштаба всего холдинга. Благодаря апробированной технологии внедрения DIRECTUM, опирающейся на сотрудничество со специалистами ИТ-подразделений и представителями руководства заказчика, к концу внедрения в Корпорации сложилась команда квалифицированных специалистов, способная самостоятельно развивать решение и расширять охват автоматизации. В ближайших планах – автоматизация процессов договорной работы и объединение систем управления документооборотом ВСМПО г. Верхняя Салда и АВИСМА г. Березники в одно информационное пространство.