Клуб ИТ-директоров «я-ИТ-ы» автоматизировал работу с участниками сообщества с помщью «Бипиум»

2023: Проект на базе платформы Bpium

Итоги внедрения

Компания «Бипиум» 9 июня 2023 года поделились итогами проекта, реализованного в 2022 году для клуба ИТ-директоров «я-ИТ-ы» на базе low-code платформы Bpium.

Клуб организует мероприятия для ИТ-управленцев по всей стране, ведет статистику активности своих членов. Управленцы клуба хотели автоматизировать работу с участниками сообщества: учет членов клуба и партнеров, начисление внутренней валюты, прием человека в сообщество, активность членов клуба, проведение мероприятий. Также, было важно учитывать историю изменений информации об участниках клуба и избавиться от дублей и неактуальной информации. До 2022 года клуб вел учет этой информации в Google-таблице.

В результате клуб получил инструмент для ведения работы. Избавился от задач, которые сотрудники обычно делали вручную: начисление и списание алтынов/баллов по разным сценариям, формирование писем-приглашений и писем-отказов, отправка анкет и писем на email, автоматическое принятие одобренных кандидатов в члены клуба.

Появилась единая база участников сообщества и партнеров клуба, которая постоянно актуализируется. Информация по активности членов клуба автоматически попадает на сервера «Битрикса» и отображается в личном кабинете на сайте.

Появились удобные графики и отчеты внутри системы. По ним можно анализировать активность участников клуба, делать прогнозы по количеству участников мероприятий.

Облегчилась работа по переводу алтынов от одного участника сообщества к другому, теперь все операции по алтынам зафиксированы в системе.

Январь

С начала января 2023 года началось внедрение системы в работу клуба, исправлялись ошибки, дорабатывались отдельные кейсы.

2022: Этапы проекта на базе платформы Bpium

Октябрь — Декабрь

С октября по декабрь дорабатывали и внедряли дополнительные функции: автоматические начисления баллов за участие в офлайн и онлайн мероприятиях, отправление писем на заявки, приглашения на мероприятия, уведомления о мероприятиях. Также, в декабре импортировали базу членов клуба из Google-таблиц в «Бипиум».

Июнь — Сентябрь

Разработка модулей по обработке заявок на мероприятия. Теперь после заполнения формы на сайте данные попадают сразу в «Бипиум». После принятия решения по заявке отправителю автоматически отправляется письмо с ответом от клуба.

Первые трудности возникли при интеграции с сайтом. Члены клуба потеряли 3 месяца из-за подрядчиков, которые были ответственны за сайт. Когда сменили их, то разработка ускорилась и задачи закрывались за 1-2 дня.

На втором этапе клубу реализовали функционал по обработке заявок на членство в клубе. Кандидаты регистрируются на сайте, их данные попадают в «Бипиум». Если кандидатуру одобрят, то на почту кандидату придет письмо с паролем для продолжения регистрации. На этом этапе клуб столкнулся с проблемой — за время внедрения системы успели поменяться бизнес-процессы. Поэтому аналитикам пришлось заново собирать требования к системе.

В сентябре 2022 года была готова пилотная версия системы, которой начали пользоваться некоторые сотрудники клуба. От начала проекта до первого использования системы прошло 6 месяцев.

Март — Май

Сбор требований и согласование со всеми пользователями системы. Разработка тестовых демо-версий. В итоге получилось сформулировать первоначальные требования к системе.