Комстар-Регионы (1С:Предприятие 8.0)

Целями проекта стали:

• Унификация и автоматизация процессов финансового учета и контроля во всех компаниях группы;

• Обеспечение процессов реорганизации группы компаний и присоединения ДЗО

При внедрении использовались программные продукты «1С: Управление производственным предприятием» и «Управление телекоммуникационной компанией», собстенный продукт компании «Абсолют-Софт», получивший статус «1С:Совместимо!»

Стартовал проект в феврале 2009 года, завершен в октябре 2012 года.

Описание проекта

Результаты и их ценность для компании

Создана единая информационная централизованная система, использование которой позволило:

• Ускорить процесс сбора данных для формирования консолидированной бухгалтерской и управленческой отчетности. Закрытие периода теперь выполняется до 8 числа следующего месяца.
• Повысить достоверности предоставляемых данных для своевременного принятия управленческих решений. В настоящий момент 90% данных полностью достоверны. Остальные 10% «закрываются» благодаря внедренной системе начисления резервов произведенных расходов.
• Унифицировать процессы учета во всех компаниях группы. 100% процентов аналитик учета пользователи выбирают из единых справочников системы НСИ.
• Сократить общее количество специалистов, занимающихся учетом. Для примера, один расчетчик стал рассчитывать заработную плату не менее чем по 200 сотрудникам из разных ЦУСов и филиалов.
• Сократить количество региональных серверов с 200 до 7 (почти в 30 раз), что позволило существенно снизить нагрузку на технических специалистов.
• Сократить до одного месяца срок «вливания» новой присоединенной компании в единую учетную систему.

Работы, выполненные в ходе проекта

1) Проведено 7 этапов реорганизации группы компаний в ходе которых в единую учетную системы включено более 200 различных организаций.

2) Произведена унификация учета во всех учетных системах региональных компаний группы.

3) Сформированы семь баз данных макрофилиалов (МРФ). Произведен перевод учета всех региональных компаний группы в базы данных МРФ. Организован удаленный доступ к учетным системам МРФ для пользователей всех региональных компаний.

4) Сформирована центральная база данных. Построена система агрегации данных из всех региональных подразделений в центральной базе системы.

5) Реализована возможность ведения единой нормативно-справочной информации (НСИ).

6) Создана система обмена данными через УРБД.

7) Настроен алгоритм контроля даты запрета редактирования – общая дата запрета не позволяет редактировать бухгалтерские документы.

8) Реализована система начисления процентов по полученным займам, векселям и кредитам с автоматическим расчетом затрат в бухгалтерском и налоговом учетах, а также с автоматическим формированием постоянных разниц.

9) Организована служба контроля и ведения единой НСИ, в формате аутсорсингового обслуживания специалистами «Абсолют-Софт».

10) Реализована методика разграничения кадровых и расчетных функций.

11) Проведена унификация штатного расписания всех региональных подразделениях ЗАО «КОМСТАР-Регионы». Автоматизированы функции изменения и контроля штатного расписания при выполнении приема или перемещения сотрудников по всем подразделениям компании.

12) Автоматизирована методика расчета премий на основе бонусных планов и оценок выполнения показателей бонусных планов.

13) Реализована методика расчета и формирования резервов премий и отпусков.

14) Реализован механизм автоматической привязки сотрудников и видов начислений к счетам учета и статьям затрат РСБУ.

15) Реализованы механизмы формирования кадровой отчетности по стандартам компании и консолидация отчетов на уровне Генеральной дирекции.

16) Проведено комплексное обучение пользователей системы.

17) Проведены работы по интеграции в систему новых региональных компаний, образованных в связи с проведением корпоративных мероприятий по созданию ЗАО «КОМСТАР-Регионы» путем слияния. Выполнен перенос остатков из учетных систем организаций, присоединяемых к ЗАО «КОМСТАР-Регионы».

18) На уровне Генеральной дирекции реализована консолидация наиболее важных бухгалтерских и налоговых отчетов в Центральной базе Системы. Реализованы алгоритмы сбора консолидированных отчетов на основе данных регистров и проводок по всем обособленным региональным подразделениям ЗАО «КОМСТАР-Регионы».

В ходе реализации подпроекта по внедрению подсистемы «Зарплата и управление персоналом» специалистами "Абсолют-Софт корпоративные проекты" были выполнены следующие работы консалтингового характера:

1) Предложена методика жесткого разграничения кадровых и расчетных функций:

• разработаны отдельные блоки кадровых документов и документов расчета и начисления заработной платы;
• предложены правила проведения расчета заработной платы строго по проведенным документам кадрового учета;
• предложены правила закрытия кадровых документов (после установки даты запрета редактирования любые изменения кадровых документов можно провести только по санкции бухгалтерии и отдела финансовой отчетности).

2) Разработана методика резервирования расходов компании дли исполнения обязательств перед работниками:

• разработаны правила расчета резервов премий и отпусков на основе кадровых документов;
• предложены регламенты начисления и сторнирования резервов в РСБУ.

В ходе проекта разработаны подсистемы:

• Управление НСИ
• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Управление денежными средствами
• Управление персоналом
• Расчет зарплаты
• Закупки-запасы
• Резервы предстоящих расходов
• Оперативный учет данных биллинговых систем

Сложности и риски, сопровождавшие проект

Основные сложности проекта:

1) Работа в системе большого количества пользователей (650 человек) предъявляет высокие требования по надежности, отказоустойчивости и быстродействию.

2) Обучение большого числа пользователей при их территориальной удаленности от центра.

3) Подготовка остатков для централизации информационных баз по большому числу юридических лиц.

Основные риски проекта:

1) Большое число одновременно работающих пользователей могло привести к невозможности нормальной работы в системе.

2) Мог произойти срыв сроков ввода системы в промышленную эксплуатацию из за того, что тестирование разработки требует непосредственного участия ответственных лиц заказчика, которые заняты по своей основной деятельности.

3) Подготовка остатков по большому числу юридических лиц для выполнения централизации информационных баз могла быть выполнена не в установленный срок, что привело бы к срыву сроков по всему проекту.

4) В рамках проекта планировалось обучение большого числа пользователей из разных регионов. Срыв сроков обучения по различным причинам могу привести к срыву сроков всего проекта.

Особенности проекта

1) В ходе проекта выполнялся перевод в единую систему учета более 200 компаний, работающих на всей территории РФ.

2) В ходе проекта была выполнена централизация баз данных компаний группы. При завершении проекта работа ведется в семи базах данных: одна центральная и шесть баз данных макрорегионов.

3) В ходе проекта обеспечивалось включение в учет новых компаний, присоединяемых в ходе реорганизации.

Также ведутся работы по сопровождению системы, в т.ч. техническая и методическая поддержка пользователей.