Комус Торговый дом (Websoft HCM (ранее WebTutor))

2021: Новый дизайн личного кабинета и автоматизированный трек адаптации: кейс компании «Комус»

Как сделать личный кабинет рабочим инструментом для сотрудника, как помочь руководителям влиять на развитие подчиненных, как максимально вовлечь адаптируемых в процесс при этом оптимизировать трудозатраты со стороны наставников и руководителей и как реализовать все это на базе системы WebSoft HCM — в кейсе от компании «Комус».

Контекст

В компании работает Отдел обучения и развития персонала, который обучает в основном массовый персонал, поэтому очень важны внедрение личного кабинета и работа учебного портала как единого инструмента развития большого количества сотрудников.

Вдобавок, «Комус» объединяет в себе большое количество бизнесов: каналы продаж, включая E-commerce, сервисы и услуги, складские комплексы, логистику, IT, производство. Поэтому здесь применяется подход, который в компании назвали «мультисайтовым».

Что сделали?

• Сайты для разных целевых аудиторий
• Личный кабинет
• Развитие сотрудников
• Трек обучения новичков

Сайты для разных целевых аудиторий

На платформе WebSoft HCM для каждой целевой аудитории реализован свой сайт.

• Центральный сайт для сбытового персонала:

• Сайт для IT-команды:

• Сайт для кадрового резерва:

Несмотря на то, что внешне сайты разные, структура и логика подачи контента на них одинаковая.

• Есть рубрики, которые представляют собой библиотеку по определенной специализации сотрудника.
• Внутри рубрик есть теги, при нажатии на любой из них создается подборка по определенной теме.
• Также можно отфильтровать контент по виду: электронные курсы, видео, документы. Каждому соответствует своя пиктограмма.

• Карточка электронного курса включает картинку, описание и кнопку «Пройти курс». Для руководителей также доступна возможность прямо с этой страницы, никуда не переходя, назначить курс сотруднику из выпадающего списка.

Личный кабинет

В компании настроены программы для возможности карьерного роста сотрудников. Любой сотрудник «Комус», например, сборщик заказов может дорасти до начальника склада и даже целого логистического центра, продавец – до генерального директора дивизиона, торговый представитель – до канального руководителя.

При создании личного кабинета нужен был подход, чтобы каждый сотрудник любого уровня должности имел возможность управлять своим развитием.

В личном кабинете реализована панель управления, где есть меню с пунктами:

• Трек обучения,
• Документы,
• Мое обучение,
• Календарь,
• Развитие сотрудников,
• Управление настройками.

Панель управления состоит из наборных модулей, которые формируются под сотрудника. В его профиле указаны подразделение, должность, время начала работы в компании, день рождения, e-mail, логин, назначенные курсы, текущая дата, календарь с мероприятиями, статистика по прохождению обучения.

Вкладка Ресурсы — это бесшовный переход на другие цифровые ресурсы компании: пользователю не нужно выходить с портала, достаточно нажать на ссылку и перейти на нужный ему ресурс. На этой же странице есть вкладки Статистика, Профиль, Руководителю.

Во вкладке Обучение сотруднику доступны Курсы, Тестирования, Мероприятия, Избранное со всеми статусами: Назначено, В процессе, Пройдено, Не пройдено, Просрочено. Реализован поисковик.

Также есть Календарь, где сотруднику доступны те мероприятия, в которых он участвует (общий открытый календарь доступен в другом разделе). Мероприятия можно отфильтровать по видам.

Развитие сотрудников

Руководителям доступен раздел «Развитие сотрудников» с подсказками: можно заполнить чек-лист по стажеру, назначить ему наставника и т.д. Также реализована Библиотека наставника, где руководителю доступен портфель с документами и гайдами, которые подсказывают, как развивать сотрудников. Создан список сотрудников, а также поисковик, в котором их можно фильтровать по подразделениям. Выбранным сотрудникам прямо с этой страницы можно назначить курс или тест.

Нажав на ФИО сотрудников в списке можно перейти в профиль каждого сотрудника, получить по нему всю информацию и статистику: какие он проходил курсы, тесты, мероприятия, опросы. Все данные выгружаются в Excel таблицу.

Для анализа развития персонала в личном кабинете руководителя в разделе «Трек обучения» есть чек-лист, который заполняется по компетенции, профилю поведенческих индикаторов в соответствии с требованиями к сотруднику. По итогам выводится статистика — шкалы соответствия.

Руководитель на подответственной ему территории проводит, например, оценку переговоров торговых представителей с клиентами. Ему достаточно в мобильном телефоне отметить поведенческие индикаторы, которые выполняются во время переговоров, а чек-лист будет заполняться автоматически и отображать соответствие сотрудников нужным компетенциям.

В итоге удалось воплотить в жизнь главные принципы создания личного кабинета — простота и модульность.

Код для каждого модуля пишется отдельно, что позволяет быстро и просто делать необходимые доработки и встраивать модули обратно в личный кабинет.

Трек обучения новичков

При создании трека обучения перед инициаторами проекта стояло несколько задач:

• Минимизировать нагрузку на линейных руководителей, на которых ложится обязанность развивать своих сотрудников в роли играющего тренера, помимо его основной профессиональной деятельности.
• Сделать адаптацию независимой не только от занятости, но и от квалификации руководителя. Среди них тоже есть новички, но наличие или отсутствие опыта не должны влиять на качество адаптации сотрудников.
• Нужно сразу сделать новичка самостоятельным, при этом не брошенным.

Решение, к которому пришли разработчики, — умный автомат адаптационного трека. Он должен указывать, что делать, когда делать и как делать всем участникам процесса адаптации, а это сам новичок, его наставник, руководитель, менеджер по обучению из отдела обучения.

Логика процесса

1. Система отслеживает новичка, назначает ему трек.
2. Одновременно с этим его руководителю приходит уведомление о появлении у него нового сотрудника и необходимости назначить ему наставника.
3. Наставнику также приходит уведомление, что он назначен таковым, и гайд, что нужно делать с новичком.
4. Новичку приходит уведомление о том, что ему назначен наставник.
5. Менеджеру по обучению приходит уведомление, что добавился новичок и необходимо запланировать следующее мероприятие для него.
   
   

Адаптация длится 3 месяца, в течение которых новичку необходимо пройти 56 активностей. 70% времени он учится самостоятельно. На руководителя и наставника возложена только практическая отработка по итогам прохождения обучения. Но при этом все участники процесса адаптации находятся в едином информационном поле.

Как это работает

• Новичок, получивший уведомление о назначении ему адаптационного трека, заходит на учебный портал и видит приветственный блок о том, что он стал частью команды. Также есть блок «Мой путь» — дорожная карта адаптационного трека, благодаря которой пользователь может отслеживать успешность своего обучения.

• В информационном модуле пользователь видит задачу и сколько времени потребуется для ее выполнения. Синий индикатор сигнализирует о том, что человек сейчас внутри трека. Зелёный означает, что новичок успешно выполнил задачи на день. Красный — он отстаёт.
• Сотрудник двигается по разным типам задач: посмотреть видео, почитать материал, при необходимости задать вопросы своему наставнику, посетить экскурсию по офису, побеседовать с руководителем на тему мотивации.
• Задачи можно выполнять в любом порядке. Важно, чтобы все они на текущий день были выполнены. При этом есть определенные типы задач, которые как выполненные из своего личного кабинета подтверждает сам руководитель: поговорить с сотрудником про устройство мотивации, провести для него экскурсию.

• После каждого курса и любой активности сотрудника ждет небольшое тестирование из 5-7 вопросов. Система собирает результаты тестов в единый сводный отчет, по итогам которого принимается решение об успешности адаптации новичка. В конце прохождения трека у сотрудника есть возможность исправить результаты обучения: система предлагает ему пройти курсы или тесты, в которых он был неуспешен.

Как внедряли

Благодаря открытому коду WebSoft HCM платформа позволяет делать доработки под любые потребности бизнеса. В «Комус» эти доработки были реализованы силами самой компании.

Масштаб проекта

В системе могут обучаться одновременно все сотрудники компании. Трек адаптации тоже не имеет ограничений по пользователям. На базе личного кабинета и трека адаптации, разработанных для сбытового персонала, созданы основные механики и принципы управления знаниями для сотрудников всех специализаций компании. Далее компания держит курс на цифровую экосистему «Комус» на базе WebSoft HCM, в которой объединит все ресурсы, необходимые сотрудникам для эффективной работы и успешного развития.

Итоги и результаты

• Реализовали удобный и понятный интерфейс, что подтверждает положительная обратная связь от пользователей.
• Избавились от большого объема кода, который приходилось писать для переделок и доработок в системе.
• Облегчили нагрузку на администратора системы. Ряд функций бизнес-заказчики могут осуществлять самостоятельно в личном кабинете: завести опрос, мероприятие, выгрузить отчет, дашборд и другие. Ручных операций для администратора стало меньше.