«Концессии теплоснабжения» ускоряет обработку обращений с помощью решения «1С:Документооборот»

2018: Завершение внедрения 1С:Документооборот КОРП

23 августа 2018 года компания "Софт-портал проект" сообщила о завершении внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Концессии теплоснабжения" (КТ).

Фото: l34.news

Предпосылки проекта

Ежемесячно КТ получает более 3 000 входящих писем от потребителей услуг, регулирующих органов и прочих контрагентов, а также формирует около 2 000 исходящих писем. Срок рассмотрения обращений потребителей установлен законодательством, поэтому компании необходимо жестко контролировать своевременность отправки ответов на письма. В процессе обработки корреспонденции и подготовки ответных писем оформляется сопроводительная и техническая документация, договоры и доп. соглашения к договорам, поэтому при подготовке ответов сотрудникам компании необходим оперативный доступ к предыдущей переписке и всем документам, имеющим отношение к контрагенту.

Ранее для работы с корреспонденцией в компании использовалась программа собственной разработки, к которой имели доступ только сотрудники канцелярии. Для сохранения истории взаимодействия с контрагентами приходилось хранить огромное количество бумажных копий писем, сопутствующих документов и договоров. Ручная обработка корреспонденции также была длительной и трудоемкой. Кроме того, формы документов не были унифицированы.

Цели проекта

Предприятию требовалась единая для всех подразделений автоматизированная система хранения и обработки документации, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками исполнения. Кроме того, создаваемая система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании решениями "1С:Управление теплосетью 2", "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и управление персоналом 8", а также содержать удобные инструменты для администрирования персонала с учетом изменений, выполненных в системе кадрового учета.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Работы по внедрению выполнила компания "Софт-портал проект", совместно со специалистами ООО "Концессии теплоснабжения" и АО "Эко-энергия".

Итоги проекта

За 6 месяцев "1С:Документообророт" был развернут на 500 рабочих местах в 8 территориально удаленных подразделениях. В системе работают все офисные работники компании, в том числе с использованием веб-доступа и мобильных приложений. Деятельность компании стала более скоординированной. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.

Ключевые итоги проекта:

• Организована единая для всех подразделений система хранения документов. В электронный вид переведена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, распоряжениями, служебными записками, заявками, договорами, дополнительными соглашениями, спецификациями к договорам, протоколами разногласий. Автоматизирован учет протокольных совещаний. Систематизирован учет и схемы обработки документов, сотрудники могут быстро найти необходимую информацию, переписку, договоры как в "1С:Документообороте", так и в своей учетной системе – без привлечения специалистов других служб и отделов. Использование шаблонов позволило привести документацию к единым стандартам оформления. Поиск нужного документа в системе "1С:Документооборот КОРП" занимает минуты, удобна возможность поиска по тексту файлов.
• Перевод основного объема документооборота в электронный вид помог предприятию сократить время на доставку документов в удаленные подразделения. Входящие запросы потребителей поступают исполнителям для обработки в течение одного рабочего дня. Сроки выполнения задач непрерывно контролируются руководителями отделов. Ответные письма направляются в соответствии с установленными нормативной базой сроками.
• Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. За счет регламентированных маршрутов обработки документов и контроля исполнительской дисциплины повысилась производительность работы каждого сотрудника в отдельности и всей компании в целом. Повысилась ответственность исполнителей.
• У руководителей появилась возможность оперативно рассматривать и согласовывать документы с помощью использования механизмов веб-сервиса или мобильного приложения. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других важных задач предприятия.
• Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к системе в соответствии с должностными обязанностями. Это не только упорядочивает работу штатных специалистов с документами, но и исключает риск несанкционированного доступа посторонних лиц к конфиденциальной информации.

"Перевод документооборота в электронный вид - необходимое и своевременное мероприятие. Самое главное, нам удалось системно решить вопрос с учетом и обработкой документов в русле современных тенденций. Мы довольны функционалом системы и теми возможностями, которые она дает для постановки задач, исполнения, контроля, а также учета, хранения и поиска документов. Я, как руководитель направления, благодаря внедренным программным решениям имею мгновенный доступ к любому из писем или документов, как входящих, так и подготовленных моими сотрудниками, вижу работу вверенного мне подразделения в целом, вижу, чем заняты сотрудники, какова загруженность и эффективность каждого из них". Урал Бигнов, заместитель директора по сбытовой деятельности ООО "Концессии теплоснабжения"

2017: Начало внедрения 1С:Документоооборот 8 КОРП

В рамках создания автоматизированной системы учета и управления в мае 2017 года руководством компании Концессии теплоснабжения было принято решение внедрить современную, функциональную систему электронного документооборота, позволяющую обеспечить учет входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде, автоматизировать процесс управления исполнением документов, снизить риски потерь документов и их неисполнения в срок, интегрировать систему с другими прикладными решениями компании.

Для автоматизации процессов документооборота выбран программный продукт «1С: Документооборот 8 КОРП», функциональные возможности которого соответствовали потребностям компании.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика