Красноярский химико-металлургический завод (1С:Документооборот 8 КОРП)

2019

На предприятии ПАО ХМЗ велся классический бумажный документооборот. Обработка документов, последовательные и параллельные этапы, занимали долгое время. Например, согласование, утверждение и регистрация договоров могла затягиваться или откладываться по ряду причин:

• Отсутствие согласующих или утверждающих лиц на рабочих местах.
• Долгая обработка замечаний по тексту договора.
• Отсутствие у сотрудников информации по состоянию договора, его местонахождению на предприятии.
• Удаленность сотрудников друг от друга. Большое предприятие и удаленное подразделение.

С учетом существовавших неудобств ведения бумажного документооборота было принято решение автоматизировать документооборот. Предприятие обратилось в компанию ООО "Специалист" по рекомендациям.

Сотрудники ООО "Специалист" провели проектное обследование, в ходе которого изучили все протекающие процессы в компании (касательно внутреннего документооборота). Провели опрос, в который были вовлечены 34 сотрудника из 23-х отделов. К автоматизации подлежали: 24 подразделения и 65 сотрудников предприятия. Была составлена 61 схема процессов, требующих автоматизации. Обследование заняло 125 часов.

Внедрение программы заняло 3 месяца. В процессе внедрения специалисты ООО "Специалист" настроили шаблоны под все процессы документооборота, требующие автоматизации, составили инструкции по работе в программе, обучили весь персонал работающий в программе (в том числе штатного системного администратора). В течение месяца после запуска специалисты помогали нам оперативно решать все возникающие у нас вопросы.

Что мы получили по завершению основных работ:

• Централизованное хранение документов и файлов в электронном виде.
• Использование стандартизированных шаблонов документов и шаблонов процессов.
• Формирование отчетности по состоянию документов и по состоянию процессов.
• Разграничение прав доступа пользователей к документам и файлам.
• Сокращение времени на подготовку и упрощение обработки документов внутри организации.
• Защита документов от потери и от несанкционированного доступа к ним.
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников за счет контроля исполнения поручений.
• Экономия ресурсов на печати документов.

Важным плюсом автоматизации документооборота явилась оптимизация внутренних процессов ХМЗ.