ЛСЕГ (Conteq DocSpace)

Внедрение системы управления электронными документами и рабочими процессами DocSpace в ООО «Логистика Северо-Европейских Газопроводов» («ЛСЕГ») позволило создать удобную единую среду для совместной работы с документами, независимую от разработчика и легко поддерживаемую ИТ-службой.

ЛСЕГ – территориально распределенная компания, поэтому основной задачей создания системы электронного документооборота являлось объединение всех документов компании в единую удобную среду.

Проект стартовал в конце 2012 года и уже через два месяца сотрудники компании почувствовали отдачу: появился удобный доступ к единой базе документов, ускорился процесс согласования документов внутри компании.

Спустя год после начала проекта, система, созданная на основе коробочного программного продукта DocSpace, объединяет более 130 тысяч документов. Доступ к системе обеспечен через веб-портал, работа организована во всех отделениях компании, а руководство оперативно контролирует бизнес-процессы через планшеты iPad.

В системе электронного документооборота ООО "ЛСЕГ" реализованы следующие виды документов:

• входящая и исходящая корреспонденция,
• различные виды договоров,
• нормативно-справочные документы: должностные инструкции, положения, регламенты, документы СМК,
• организационно – распорядительные документы: приказы, протоколы, распоряжения, решения,
• более 20 видов служебных записок.

Отдельно стоит отметить автоматизацию функций контроля исполнительской дисциплины, которые позволили оперативно отслеживать качество обработки документов и эффективность каждого сотрудника.

Важной особенностью проекта является максимальная независимость внедренной системы от разработчика. DocSpace реализована на MS SharePoint2013, а это значит, что система является гибкой и удобной для администрирования.

Результат:

В результате внедрения системы DocSpace, ООО «Логистика Северо-Европейских Газопроводов» получила единую среду, поддерживающую весь жизненный цикл документов, объединяющую всех сотрудников компании в каждом отделении.<

Создание такой среды позволило:

• регламентировать все документно-ориентированные процессы,
• организовать оперативную работу с документами,
• внедрить средства автоматизированного контроля исполнительской дисциплины,
• повысить скорость принятия решений за счет минимизации времени на обработку документов.
• обеспечить безопасное, долгосрочное хранение документов.

Сотрудники компании получили удобный инструмент для создания, совместной работы, регистрации, движения, хранения и доступа к документам.

ИТ-служба ООО "ЛСЕГ" получила легко настраиваемую и надежную систему, которую просто поддерживать.