Implecs помогла оцифровать архив первичной документации в компании «Луис+»

2023: Оцифровка архива первичной документации

Компания implecs 7 ноября 2023 года сообщила о завершении проекта цифровизации архива документов в компании «Луис+».

По информации компании, заказчик работает по всей России. На ноябрь 2023 года у компании 17 филиалов в разных городах: от Краснодара до Владивостока. Ежедневное количество первичных документов, которые обрабатывают сотрудники, доходит до 4000 штук — это реализации, поступления, транспортные накладные, акты сверки.

При таких объемах возникают сложности с хранением и предоставлением первичной документации. Например, головной офис в Москве запрашивает во Владивостоке копию накладной. Для этого ответственный сотрудник должен прийти в архив, найти оригинал, отсканировать документ и отправить по электронной почте. После чего вернуться обратно в архив и положить оригинал на место. Из-за разницы в часовых поясах от запроса до получения копии может пройти несколько рабочих дней.

Чтобы оптимизировать работу, заказчик решил постепенно оцифровать весь документооборот. Сотрудники брали папки в бумажном архиве, сканировали документы и создавали карточки в 1С. Правда, позже оказалось, что такая оцифровка была не совсем корректной, но даже на этом этапе работать стало легче. Искать документы, сидя за монитором, удобнее, чем ходить за бумагами в архив, и сотрудники центрального офиса могут получить документы филиалов самостоятельно, без дополнительных запросов.

Заказчик обратился к Implecs Projects, чтобы организовать работу документоведов и создать полноценный цифровой архив в связке с 1С. Кроме обработки архива, нужно также поддерживать актуальность документов в базе и отслеживать их изменения. Например, документ реализации загрузили в 1С:Документооборот, а потом аннулировали. Из-за этого отсканированный документ в базе потерял актуальность.

Всего перед нами поставили 4 задачи:

• Перевести существующий архив в цифровой формат.
• Организовать оцифровку документов.
• Обеспечить доступ к архиву через основную рабочую базу 1С:УТ 10.
• Обеспечить дополнительный контроль возврата первичной документации для бумажных и электронных документов.

Когда Implecs Projects взялись за проект, заказчик уже полгода работал с цифровым архивом. Сотрудникам это было удобно, но привело к неожиданным трудностям.

Заказчик завел 140 видов документов по всем операциям. В такую структуру не было возможности передавать документы из базы 1С:УТ и автоматизировать архив не получилось бы. Специалисты Implecs Projects полностью переработали и сократили структуру хранения. Вместо 140 видов документов осталось 14. Это позволило организовать миграцию данных из УТ, чтобы автоматически создавать карточки в базе Документооборота. За полгода оцифровки база стала настолько большой, что ее уже не получалось скопировать. Соответственно, редактировать и искать ошибки тоже было нельзя. Основной объем базы занимали сканированные копии. Специалисты Implecs Projects вынесли хранение документов за пределы базы. Это позволило снимать копии и использовать ее для дальнейшей разработки.

Сотрудники заказчика начали сканировать документы заранее. После доработок Implecs Projects сканирование стало не единичным, а потоковым. Раньше каждый документ сохранялся отдельно, а на ноябрь 2023 года обрабатывается сразу вся папка и на выходе получается перечень документов. Технически потоковое сканирование реализовано через настройку сканера. Документы перекладываются белыми листами и сканер, распознав чистый лист, сохраняет следующий скан документа под новым номером. Отправка на распознавание производится из папки с файлами по виду и форме документа. Поиск происходит по основным реквизитам: Организация, Контрагент, Номер, Дата, Сумма.

Теперь после загрузки документов в базу они отправляются на распознавание. Далее начинает работать регламентное задание в 1С. Обработка распознает реквизиты отсканированных документов и автоматически подбирает соответствующие карточки внутренних документов. Раньше сотрудникам приходилось это делать вручную.

Заказчик ставил задачу автоматически распределять не менее 80% карточек. С помощью программы распознавания специалисты Implecs Projects добились более высоких результатов. В зависимости от вида документа подбирается 90–95% карточек. Для оставшихся 5–10% случаев сделали обработку для ручного поиска и присоединения карточек. В результате время на регистрацию документов сократилось в разы.

Implecs Projects предусмотрела дополнительные проверки данных. Например, программа сравнивает сумму распознанного скана с суммой внутреннего документа. Если они не совпадают, система предложит записать документ с новым статусом регистрации документа. Таких сценариев назначения статусов может быть 16. Они зависят от начальных условий: обрабатывается скан копии или оригинала, совпадает сумма или нет, и другие варианты.

Помимо традиционного документооборота на бумажных носителях, заказчик работает с контрагентами через ЭДО «Контур Диадок». Соответственно, часть документов приходит в электронном виде.

Заказчик хотел, чтобы во внутренних карточках хранились и бумажные сканы, и электронные оригиналы из «Диадока». Это нужно, чтобы оптимизировать сбор документов, например, при налоговых проверках. Компания реализовала хранение документов в одном месте. Файлы «Диадока» автоматически загружаются в базу «Документооборота» и прикрепляются к карточкам документов. В карточке видно, что это за файл: электронный документ или скан бумажного оригинала, который хранится в архиве. Если по каким-то причинам файл автоматически не нашел свою карточку документа, заказчик может запустить обработку, чтобы вручную найти карточку и перенести в нее файл. Теперь сканы и электронные документы лежат в одной карточке и сотрудникам не нужно гадать и ходить в архив.