«1С-КПД» автоматизировала учет рабочего времени специалистов ОЦО «Металлоинвеста»

2020: Автоматизация учета рабочего времени специалистов ОЦО «Металлоинвеста»

3 февраля 2020 года компания "1С-КПД" сообщила, что автоматизировала учет использования рабочего времени специалистов ООО "Металлоинвест Корпоративный Сервис" – многофункционального общего центра обслуживания (ОЦО) группы компаний "Металлоинвест". Созданная на основе решения "1С:Документооборот" система учета рабочего времени на момент внедрения охватила около 800 рабочих мест. Внедрение позволило организовать оперативный учет рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение многопрофильных задач. Руководство получает детальную информацию о выработке и эффективности работников кадровой службы, бухгалтерии, секретарей обслуживающего центра и других. Это помогает оперативно контролировать занятость и эффективно использовать рабочее время сотрудников для решения других задач. Сократился период простоев рабочего времени специалистов ОЦО, повысились исполнительская дисциплина и качество их работы.

По информации компании, сотрудники ОЦО ведут бухгалтерский и налоговый учет, решают задачи казначейства, управления персоналом, сопровождения закупочной деятельности, занимаются вопросами правовой поддержки и экономической безопасности компаний холдинга. Оперативное решение этих задач напрямую влияет на эффективность работы всей группы компаний, поэтому руководству важно получать информацию, необходимую для грамотного распределения задач, управления рабочим временем и занятостью персонала центра.

Ранее для учета занятости, рабочего времени и трудозатрат специалистов ООО "МКС" использовались электронные таблицы. При этом нередко в учете рабочего времени возникали ошибки, связанные с человеческим фактором: не всегда сотрудники корректно предоставляли необходимую информацию, не все данные верифицировались руководством. Кроме того, больших трудозатрат требовали актуализация данных и формирование консолидированных показателей за различные периоды времени.

Назрела необходимость в эффективной системе учета рабочего времени сотрудников ОЦО, которая позволяла бы контролировать время и трудозатраты специалистов центра, ускорить сбор и консолидацию данных о занятости и выработке персонала. Для решения этих задач было решено задействовать функционал системы "1С:Документооборот", внедренной ранее в компаниях группы специалистами "1С-КПД". В результате внедрения появилась возможность:

• Ежедневно заполнять отчеты о затраченном на выполнение поставленных задач времени (таймшиты). В случае отсутствия данных, система автоматически уведомляет об этом специалиста и его непосредственного руководителя. В итоге обеспечен корректный учет рабочего времени сотен различных сотрудников центра. Затрачиваемое на контроль правильности заполнения таймшитов и получение консолидированной информации время сократилось на 65%.
• Формировать отчеты о выработке персонала в режиме реального времени. Руководству доступна актуальная информация о времени, затраченном на участие в тех или иных проектах, что позволяет распределять задачи, контролировать занятость и эффективность работы сотрудников и, в случае необходимости, оптимизировать процессы.
• Повысить исполнительскую дисциплину и качество работы сотрудников ОЦО.

Система учёта рабочего времени сотрудников, созданная на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", помогает нам рационально планировать работу персонала, в том числе – распределять человеческие ресурсы на задачи. Мы получили возможность оперативно контролировать занятость сотрудников, оценивать производительность работы структурных подразделений и каждого работника, выявлять и оптимизировать наиболее трудоемкие процессы. В целом, эффективность управления персоналом ОЦО повысилась. рассказал Максим Чумак, директор по операционной эффективности и развитию ООО "МКС"

2014: Внедрение СЭД "1С:Документооборот"

23 сентября 2014 года стало известно о проекте внедрения СЭД "1С:Документооборот" в компании "Металлоинвест".

Задачи проекта

В конце 2012 года в ходе анализа работы дочерних предприятий холдинга выявлены проблемы, связанные с полнотекстовым поиском, хранением документов, контролем исполнительской дисциплины и версий создаваемых документов. Действующая регламентация процессов согласования договоров оставляла желать лучшего. В итоге руководство компании поставило задачу унификации большинства внутренних процессов компании и перехода на единую автоматизированную платформу.

Ход проекта

В компании создали рабочую группу и обозначили критерии выбора СЭД-решения:

• технологичность, которая обеспечила бы полную поддержку системы;
• удобство использования,
• мобильность и поддержка больших объемов данных,
• невысокая стоимость,
• известность на рынке,
• перспективность системы,
• возможность поддержки собственными силами.

В числе основополагающих критериев - поддержка территориально распределенной работы и стандартов российского делопроизводства.

Рассмотрев все "за" и "против" проектная группа приняла решение - создать систему на основе "1С:Документооборот".

Пилотный проект занял 34 дня.

Итог проекта

"По истечении этого срока мы убедились в работоспособности системы, — отметил Вадим Волков, администратор приложений «1С» компании «Металлоинвест». - Общая длительность проекта составила 430 рабочих дней".

На 23 сентября 2014 года автоматизирован документооборот управляющей компании, Лебединского и Михайловского горно-обогатительных комбинатов, комбинаты уже работают в системе, и между ними происходит обмен документами. Все документы, которые появляются в управляющей компании, доступны в электронном формате в системах этих комбинатов. На сегодняшний день автоматизированы все документопотоки. В системе работает до 200 пользователей, их число будет увеличиваться.