«НИИнефтепромхим» использует возможности Directum для работы со счетами

2018: Автоматизация управления входящими счетами

28 июня 2018 года компания «МайТэк» сообщила о том, что «НИИнефтепромхим» автоматизировал управление входящими счетами на базе Directum. Одним из преимуществ проекта стала интеграция DIRECTUM с сайтом ЦБ РФ по сверке курса валют и автоматической корректировки рублевых сумм, эквивалентных иностранной валюте счета.

Институт использует систему DIRECTUM c 2016 года. На первом этапе было охвачено 9 бизнес-процессов. В 2017 году НИИ дополнил их количество и автоматизировал работу с входящими счетами.

Эффект проекта

Решение успешно закрывает потребности АО «НИИнефтепромхим» в удобной работе с входящими счетами:

• создана единая база хранения счетов и организован безопасный доступ к их архивам с учетом прав доступа;
• обеспечен быстрый поиск и фильтрация счетов по заданным параметрам;
• настроены маршруты уведомления всех участников процесса о результатах рассмотрения и согласования счетов;
• организован контроль и учет оплаты счетов;
• настроено визирование согласованных счетов электронной подписью руководителя;
• обеспечено автоматическое формирование отчетности по счетам.

Базовые возможности опции «Согласования счетов на оплату» компания «МТ Консалт», исполнитель проекта, дополнила и уникальными решениями, разработанными специально для НИИ. К примеру, нововведением стало автоматическое обновление курса валют с сайта ЦБ РФ. DIRECTUM самостоятельно сканирует сайт на предмет изменения курсов валют, соотносит курс с валютой счета и автоматически пересчитывает сумму, необходимую для погашения долга по новому курсу на день платежа.

Кроме этого для каждого счета представлена возможность составления платежного календаря – графика платежей. Данный механизм предполагает возможность оплаты одного счета в несколько этапов с разбивкой по времени. Система сама отслеживает платежи через справочники и информирует о необходимости оплаты или контроля завершения платежа.

Также для удобства финансового отдела реализована возможность выполнения заданий через изменения реквизитов в записи справочников. Финансистам необязательно заходить в саму задачу, искать вложения и выполнять ее. Достаточно изменить один из реквизитов счета, к примеру, заменить статус с «Не оплачено» на «Оплачено», и система сама определит, в какую задачу было вложено данное задание, автоматически выполнит его и отправит далее по маршруту.

Для счетов настроены различные виды штампов: факсимиле, информация о коммерческой тайне, таблица с информацией по платежу. Утверждает документ генеральный директор с использованием мобильного решения Directum Jazz.

Отзыв заказчика о проекте

Хотелось бы отметить, что работа со счетами стала еще более оптимизированной и удобной. Удалось закрыть много рутинной работы по ручной обработке данных и контролю операций, особенно с валютными счетами. Преимуществом стала возможность настройки графиков платежей. Теперь контролировать оплату стало значительно проще. Ирина Соколова, начальник финансово-экономического отдела АО «НИИнефтепромхим»

2016: Внедрение СЭД Directum и мобильного приложения Directum Jazz

АО «Научно-исследовательский институт по нефтепромысловой химии» — научно-производственный комплекс, работающий на рынке России с 1978 года. Компания занимается разработкой технологий повышения нефтеотдачи пластов и промышленным изготовлением химпродуктов, применяемых при добыче нефти. Продукция предприятия используется в России и СНГ и соответствует уровню требований, предъявляемых растущими российским и зарубежным рынками нефтепромысловых услуг.

Основная задача

Руководство института уделяет много внимания документальному сопровождению бизнеса. От скорости и качества исполнения поручений или согласования договоров зависит множество бизнес-показателей, а риски длительной задержки этих процессов выражаются в потере сотен тысяч рублей прибыли. Для минимизации этих рисков в 2016 году «НИИнефтепромхим» внедрил ECM-систему DIRECTUM.

Решение особо важных вопросов в компании на данный момент включает этап согласования с генеральным директором. Учитывая масштабы деятельности НИИ, топ-менеджмент работает по ненормированному графику, который предполагает большое количество командировок и деловых встреч. Как результат, управление бизнесом осуществляется на расстоянии.

Для того чтобы обеспечить оперативное включение топ-менеджмента в деловые процессы, генеральному директору предоставили возможность удаленного управления предприятием — за счет внедрения мобильного приложения DIRECTUM Jazz.

Преимущества решения

Удаленный доступ к задачам, заданиям и документам «толстого» клиента DIRECTUM — это стандартная функциональность мобильного приложения DIRECTUM Jazz. Возможности и эффекты, которое оно дает каждому пользователю в отдельности и бизнесу в целом, уникальны для каждого случая. Так, в ситуации «НИИнефтепромхим» с момента установки мобильного приложения к DIRECTUM работа генерального директора осуществляется только через Jazz. С его помощью руководитель осуществляет все операции с документами: согласование и рассмотрение договоров, входящих и исходящих писем, служебных записок, утверждение заявлений, приказов (распоряжений), заявлений на командировку. Подписание документов происходит автоматически при выполнении задания. В итоге реализуется принцип одного клика, который исключает необходимость использования кнопки визирования. При этом территориальная удаленность и отсутствие доступа к сети не является препятствием для работы в мобильном приложении. Все действия руководитель может осуществлять в режиме офлайн, что позволяет решать срочные задания быстро и без задержек по времени. В среднем, на согласование документа с момента старта задачи ответственным и до момента подписания тратится менее одного дня. До установки мобильного приложения срок составлял от двух дней.

Итоги и результаты

C внедрением мобильного решения была решена главная задача проекта — обеспечено удаленное управление компанией 24 часа в сутки 7 дней в неделю из любой точки мира.

Использование DIRECTUM Jazz позволило значительно ускорить производственные процессы и дало очевидный положительный эффект для бизнеса. С применением мобильного приложения для генерального директора процессы протекают без задержек, вопросы решаются быстро, задачи выполняются вовремя, а руководитель предприятия всегда находится в курсе важных вопросов.

Дополнительные подробности о проекте

Компания «МайТэк» приступила летом 2016 года к внедрению системы электронного документооборота Directum в «НИИнефтепромхиме». В СЭД был настроен прозрачный документооборот по всему циклу процессов научно-исследовательского комплекса.

Команда интегратора предложила несколько вариантов решения, и в результате двустороннего обсуждения были выбраны следующие:

• «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» — охватят полный жизненный цикл работ с деловой корреспонденцией (от подготовки проектов документoв, их создания, регистрации, согласования и утверждения до контроля исполнения поручений и архивации данных);

• «Канцелярия» — снизит рутинность операций по обработке документации, облегчит поиск и обмен документацией со сторонними организациями (сотрудники канцелярии заказчика смогут оперативно регистрировать входящие и исходящие документы, контролировать местонахождение бумажных оригиналов, а руководители всегда будут знать, на каком этапе исполнения находятся поручения и распоряжения);

• «Управление договорами» — централизует и оптимизирует работу с договорной документацией организации, ускорит процессы создания, согласования и подписания договоров.

Для удобства специалистов и топ-менеджеров, находящихся вне офиса, настроена возможность удаленного подключения к системе Directum через веб-доступ и с помощью мобильного приложения Directum Jazz.

29 ноября 2016 года компания «МайТэк» завершила процесс внедрения ECM-системы Directum в АО «НИИнефтепромхим».

После запуска в опытно-промышленную эксплуатацию в Directum работают сотрудники всех подразделений «НИИнефтепромхима».

Проект закрыл все ключевые требования НИИ. Реализация работ осуществлялась на базе 4 модулей: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия» и «Управление договорами».

Поэтапная автоматизация документооборота охватила 9 бизнес-процессов:

• рассмотрение входящих документов;
• подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем;
• исполнение и контроль поручений;
• согласование и исполнение служебных записок;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений;
• согласование внутренних регламентов, положений и инструкций;
• заявки на командировку;
• заявления на отпуск, отгул, увольнение;
• согласование и исполнение договорных документов.

Локальный доступ к системе осуществляется через рабочие компьютеры сотрудников, удаленный – через мобильное приложение Directum Jazz и веб-доступ. В основном мобильное приложение использует руководящий состав НИИ, так как разъездной характер работы требует удаленного управления процессами. А мобильные решения помогают оставаться в курсе дел, оперативно отвечать на вопросы и ставить задачи на любом расстоянии от офиса.

В рамках проекта были автоматизированы 9 бизнес-процессов по ключевым направлениям документооборота НИИ.

«В целях динамичного развития, повышения эффективности деятельности, организации взаимодействия между сотрудниками и структурными подразделениями, а также систематизации большого потока документооборота руководством АО «НИИнефтепромхим» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Система Directum позволила нам систематизировать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы, сделать их прозрачными и понятными для сотрудников. В настоящее время сотрудники, задействованные в бизнес-процессах, пользуются системой Directum, более того, предлагают идеи по совершенствованию имеющихся бизнес-процессов, а также автоматизации новых процессов нашей компании. Особо хочется отметить, что сотрудники НИИ, работающие с истоков его образования, также с успехом освоили систему Directum». Сафонова Галина, начальник отдела по организации работы с документами