"Нефтекамскводоканал" внедряет СЭД

11 августа 2014 года компания «Медиалюкс» сообщила о завершении первого этапа внедрения системы электронного документооборота в МУП «Нефтекамскводоканал». В качестве программного комплекса управления документами использована СЭД «ДЕЛО».

Задачи проекта

Прежде никто не автоматизировал работу с документами на предприятии. Традиционная схема документооборота, применявшаяся в МУП «Нефтекамскводоканал», не отвечала актуальным задачам системы управления предприятием. Основная цель проекта - постепенный перевод работы с документами с бумажного в электронный вид, что существенно сократит время обработки и прохождения документов.

В рамках проекта заказчик поставил ключевые задачи:

• Автоматизация регистрации корреспонденции, приходящей как в бумажном виде, так и по электронной почте.
• Перевод на новый уровень контроля исполнительской дисциплины (за счет регистрации в СЭД всех поручений высшего руководства и автоматизации контрольных процедур).
• Формирование отчетных форм средствами СЭД для дальнейшего использования их руководством в качестве базы для принятия управленческих решений.
• Снижение временных затрат на рутинные процедуры поиска документов и поручений.
• Автоматизация формирования журналов регистрации корреспонденции и уход от бумажной регистрации.

Ход проекта

Первоначально специалисты ООО «Медиалюкс» провели анализ структуры и объема документооборота предприятия. Обследована схема движения документов внутри организации и способы взаимодействия с контрагентами.

На основании полученных данных произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота. Настроенная система инсталлирована на серверное оборудование заказчика, подключены клиентские рабочие станции.

Итог проекта

Все задачи решены в рамках первого этапа проекта.

Работы в проекте завершены в течение месяца. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой. В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы к требованиям конкретных специалистов. Работники МУП «Нефтекамскводоканал» получают консультации по работе с СЭД «ДЕЛО» в удаленном режиме, в случае необходимости.

Итогом первого этапа автоматизации стал переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. В дальнейшем планируется расширение использования системы на предприятии для полноценного электронного взаимодействия между подразделениями аппарата управления МУП. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.