Новосибирский металлургический завод (Optima-WorkFlow)

Цель проекта

Оптимизировать и формализовать процедуры управления документацией на базе системы электронного документооборота Optima-WorkFlow.

Задачи проекта

• Сформировать единую среду работы с документами на всех уровнях управления предприятия
• Регламентировать работу с организационно-распорядительными документами
• Упорядочить процедуры создания, подготовки и обработки организационно-распорядительных документов, регистрации и учета внутренней и внешней корреспонденции
• Сократить время подготовки (в том числе согласования и визирования) документов
• Повысить исполнительскую дисциплину и снизить влияние личных качеств персонала на выполнение процессов обработки документов
• Сократить время поиска необходимыхдокументов
• Обеспечить гарантированную доставку организационно-распорядительных документов во все подразделения предприятия

Этапы внедрения

• Анализ текущих процессов делопроизводства на предприятии
• Разработка моделей бизнес-процессов и регламентов обработки документов с учетом возможностей программы Optima-WorkFlow
• Разработка и настройка системы: структуры хранилищ документов и словарей системы, маршрутов обработки и регистрационных карт для документов различных типов, дополнительных отчетов, интерфейсов пользователей и прав доступа в систему
• Развертывание системы: установка базы и рабочих мест, обучение пользователей работе с системой, заполнение словарей, тестирование системы
• Опытно-промышленная эксплуатация: консультирование пользователей системы, контроль соблюдения регламентов и технологий работы с системой, устранение выявленных замечаний.

Результаты проекта

Работы по описанию бизнес-процессов и адаптации программы начались в апреле 2006г., а уже в конце сентября 2006г. система электронного документооборота была передана в промышленную эксплуатацию.

В системе реализованы два направления документооборота. Во-первых, автоматизирован «внутренний» документооборот - создание, визирование, автоматическая рассылка, контроль обработки организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок, часто сопровождаемых различными приложениями-отчетами, пояснительными записками и т.д.).

Системой поддерживаются схемы многоуровневого согласования и утверждения документов, контекстный поиск, автоматическое формирование электронных журналов регистрации документов. Организована обработка внешней входящей и исходящей корреспонденции - регистрация в канцелярии, внутренняя маршрутизация, подшивка в «дело».

Во-вторых, создан механизм контроля исполнительской дисциплины - формирование поручений, доведение их до конечных исполнителей и контроль сроков исполнения.

В настоящий момент система Optima-WorkFlow установлена на 120 рабочих местах во всех подразделениях завода.

Полномасштабное внедрение СЭД позволило упорядочить работу с организационно-распорядительными документами, гарантировать своевременную доставку приказов и распоряжений во все подразделения предприятия, сократить время согласования и визирования документов.

В дальнейшем планируется расширение функций системы, охват новых сфер деятельности, работа по которым в настоящее время ведется по старой «бумажной технологии» - заявки на ресурсы и услуги, единая база нормативных документов, цифровая подпись и т.д.

Отзыв

По мнению управляющего директора Новосибирского металлургического завода Алексея Сафронова, «внедрение Optima-WorkFlow - необходимый шаг на пути повышения рентабельности работы завода. На данном этапе мы не только занимаемся техническим перевооружением предприятия, совершенствованием производственной цепочки, но и оптимизацией системы управления и внутреннего учета - в том числе и за счет внедрения электронного документооборота. Эти шаги уже позволили нам за 6 месяцев 2006 года увеличить выпуск продукции на 16% по сравнению с аналогичным периодом 2005».