Производитель «Обуховское» 10 лет использует СЭД "Этлас"

2022: Создание архива конструкторской документации на базе «Этлас» 6.6 и базы знаний. Итоги 10 лет использования СЭД

Компания «Обуховское», один из производителей судового оборудования на территории СНГ с 2012 года работает с электронным документооборотом «Этлас» и постоянно расширяет сферу его использования. Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 9 декабря 2022 года.

В деятельности компании особое место занимают инжиниринговые услуги по созданию нестандартных технологических линий и оборудования. Как правило, специалисты ЗАО «Обуховское» выполняют для заказчика полный цикл работ — от разработки технического задания на проектирование до поставки оборудования, осуществления шефмонтажа и последующего сервисного обслуживания.

В 2012 году компания для совершенствования взаимодействия своих подразделений и улучшения контроля за их работой автоматизировала документооборот с помощью СЭД «Этлас». Выбирая это решение, специалисты ЗАО «Обуховское» отметили высокую производительность системы и удобство её использования.

Внедрение электронного документооборота проводилось поэтапно и не помешало текущей работе компании и выполнению заказов.

Сначала была автоматизирована обработка входящих, исходящих и внутренних документов — на этом этапе к работе с системой подключилось около 30 сотрудников. Особое внимание уделялось исполнительской дисциплине, так как именно точное и своевременное выполнение поручений руководства рассматривается в качестве критерия эффективного делопроизводства.

В течение года специалисты компании-заказчика совместно с разработчиками программного обеспечения анализировали документооборот и дорабатывали бизнес-процессы. Постепенно с помощью СЭД «Этлас» в компании сформировалось единое информационное пространство, и через год электронный документооборот использовался всеми подразделениями и сотрудниками компании.

Функциональные возможности программы не исчерпываются только документооборотом. На декабрь 2022 года на платформе электронного архива «Этлас» версии 6.6 инженеры ЗАО «Обуховское» создают архив конструкторской документации и базу знаний.

За прошедшее время программное обеспечение СЭД «Этлас» несколько раз обновлялось. Всё это время специалисты разработчика осуществляют техническую поддержку СЭД «Этлас», своевременно устраняют возникающие в её работе проблемы, обучают и консультируют администраторов системы. Одновременно, по запросу руководства компании расширяется функционал системы: например, недавно была проведена настройка автоматических уведомлений.

За 10 лет эксплуатации системы электронного документооборота «Этлас» руководство компании «Обуховское» могло не раз убедиться, что решение о её внедрении было верным.

2012: Внедрение СЭД «Этлас»

Компания «Этлас-Софт» сообщила 24 апреля 2013 года о внедрении системы электронного документооборота «Этлас» в ЗАО «Обуховское».

Подготовка

Завершая 2012 год в ЗАО «Обуховское» приняли решение - внедрить систему автоматизации документооборота, которая позволит руководству постоянно контролировать над деятельностью подразделений компании.

В качестве решения выбрали СЭД «Этлас».

Планы

На первом этапе проекта с помощью системы планируется автоматизировать обработку входящей, исходящей и внутренней документации, обеспечить контроль исполнения поручений руководства. Предполагается, что в начале будут работать около 30 человек.

Ход проекта

21 апреля 2014 года стало известно о внедрении в 2012 году бизнес-процессов обработки входящих документов полного цикла. Процесс начинался с получением документа из электронной почты, либо факсимильного сообщения, после чего выполнялась его регистрация в системе, затем автоматическая отправка в обработку, и заканчивался процесс получением совместно разработанного исходящего документа.

Итог проекта

В течение 2013 года специалисты «Обуховского» совместно с разработчиками системы анализировали бизнес-процессы и выполнили ряд доработок, которые позволили включить в этот процесс другие отделы компании. Проведён переход на новую версию системы «Этлас» 5.0, расширен список пользователей системы за счет приобретения дополнительных клиентских лицензий.