«ОптиТим Консалтинг» перевел Skillbox на систему Optimacros

2024: Автоматизация процесса бюджетирования

ИТ-компания «ОптиТим Консалтинг» автоматизировала процесс бюджетирования с помощью платформы Optimacros у Skillbox. Благодаря данной системе клиент ускорил подготовку консолидированной версии финансовых результатов, а сотрудники получили доступ к единому месту хранения данных. Об этом «ОптиТим Консалтинг» сообщил 24 октября 2024 года.

Холдинг Skillbox стремительно развивается. Растет и объем данных, которые важно консолидировать. В связи с этим назрела необходимость в единой системе для гибкого и прозрачного управления фактическими данными и бюджетами всех бизнес-юнитов.

Нам была нужна надежная система ПО в рамках масштабирования нашего холдинга. Мы рассмотрели Optimacros по рекомендации коллег с рынка, которые представили платформу как российский аналог Anaplan. После эффективного воркшопа с презентацией возможностей продукта мы выбрали платформу интегратором для решения наших задач. Рады, что на отечественном рынке развиваются надежные системы в области управления эффективности компаний, сказал представитель Skillbox.

Работы стартовали в августе 2022 года, и уже в декабре на базе Optimacros клиент получил единую систему для управления фактическими данными и бюджетами бизнес-юнитов. Операции, которые раньше финансовый отдел вел в отдельных файлах, теперь выполняются в едином интерфейсе. Все изменения отражаются в системе в режиме реального времени. Стали доступны централизованная загрузка, корректировка и анализ влияния факта по всем бизнес-юнитам компании, а также появилась возможность проводить план-факт анализ до отдельных центров финансовой ответственности.

В компании достаточно сжатые сроки закрытия отчетного периода, есть установленные дедлайны со стороны акционеров. Чтобы ускорить подготовку отчетности и повысить скорость принятия управленческих решений, команда OptiTeam создала гибкие формы для P&L- и CashFlow-отчетности. Формировать отчеты по бюджетным и фактическим данным теперь можно с разной степенью детализации — вплоть до бизнес-юнитов или центров финансовой ответственности. В целом благодаря проекту удалось высвободить до одного рабочего дня на сборку консолидированной версии отчетности.

Skillbox было важно сохранить принятую в компании форму отчетов. Поэтому проектная команда разработала инструмент для выгрузки данных из Optimacros в привычные шаблоны, преднастроенные по корпоративным требованиям. Теперь бизнес-пользователь в течение нескольких минут получает набор отчетности, готовый для последующей отправки в штаб-квартиру.

Мы планируем внедрить Optimacros и в другие отделы компании, чтобы ключевые бизнес-процессы протекали в единой системе. Благодарны OptiTeam за прозрачные статусы по работам и дальнейшим шагам. Команда интегратора оперативно учитывала замечания, появляющиеся в процессе внедрения системы, и подключались к решению сложных вопросов, а также подсказывала нам наиболее оптимальные пути решения, прокомментировал представитель Skillbox.

После завершения основного проекта, высоко оценив производительность Optimacros, в Skillbox решили автоматизировать еще ряд процессов. Так проект получил развитие еще на несколько месяцев и завершился в мае 2023 года.

С помощью Optimacros оптимизировали управление штатом холдинга. С появлением данной платформы стало возможно работать с несколькими сценариями прогнозирования ФОТ и выбирать оптимальный штатный план, координируя его с бюджетными данными.

Сотрудники Skillbox используют систему Optimacros ежедневно. Техническую поддержку ПО специалисты компании выполняют самостоятельно.

Переход на Optimacros стал важным шагом. У сотрудников Skillbox появилось единое пространство для управления фактом и бюджетом всех бизнес-юнитов, а у руководства — инструмент, позволяющий оперативно принимать управленческие решения, что в рыночных условиях — важное конкурентное качество. Несмотря на то, что проект реализовала относительно небольшая команда внедрения, благодаря оперативной обратной связи от команды заказчика и эффективному подходу к тестированию, ключевые разработки были переданы в эксплуатацию в кратчайшие сроки, добавил Илья Степанов, проектный менеджер «ОптиТим Консалтинг».