Рамфуд, ГК (Первая Форма BPM)

В июне 2012 года в ГК «Рамфуд» завершился проект внедрения системы «Первая Форма».

Задачи проекта

Необходимость перехода на автоматизированное управление в КГ «Рамфуд» была обусловлена естественным ростом и развитием компании. Одной из первоочередных задач, которую предполагалось решить с помощью системы «Первая Форма», было повышение эффективности и скорости управления за счет автоматизации документооборота, процесса согласований и контроля исполнения поручений.

Ход проекта

Внедрение «Первой Формы» в компании состоялось в мае 2012 года. Одним из первых был запущен процесс выпуска договоров (покупатели/поставщики): заложены все процедуры согласования, расставлены контрольные точки. За прошедший год было размещено более 1000 договоров с поставщиками и покупателями, из них 60% прошли полную процедуру выпуска через «Первую Форму».

Итоги внедрения

С внедрением «Первой Формы» сократилось время согласования, обозначились четкие рамки, создан электронный архив договоров по направлениям.

В системе работают около 300 сотрудников. Система активно используется юридическим отделом, инженерным, финансовым, маркетинговым и ИТ департаментами, отделом внутреннего контроля, казначейством, службами безопасности и мат. обеспечения. В системе реализованы заявки на предоставление транспорта, закупки, ремонт и обслуживание оборудования. В «Первой Форме» проводятся ценовые комитеты, размещаются мониторинги цен и ассортиментные перечни для торговых представителей, ведутся планы работ, согласовываются и утверждаются внутренние регламентирующие документы. «Первая Форма» помогает контролировать сроки действия договоров, по которым оформляются заявки на оплату, интегрированные с 1С, и делает процедуру согласования документов быстрой и прозрачной.

Компания избавилась от большого объема бумажного документооборота, коммуникация между сотрудниками разных отделов стала проще. Все отделы, кроме производственного цеха, в котором сотрудники не используют компьютеры, перешли на электронный документооборот. «Первая Форма» сократила время согласования документов в среднем на 30%.

«Первая Форма» позволяет автоматизировать процессы любой сложности, которые предусматривают сложные маршруты и процедуры согласования. Функция «замещения» обеспечивает непрерывность рабочего процесса, когда ответственный сотрудник уходит в отпуск. Возможность удалённого доступа к системе позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать, не зависимо от их фактического местонахождения, — отметила Ирина Власова, руководитель отдела регламентации бизнес-процессов ГК «Рамфуд».

Планы по развитию проекта

В дальнейшем компания планирует развертывание кадрового блока на базе «Первой Формы» для приема заявок на подбор персонала, ведения календаря собеседований, справочника кандидатов. Запланировано к реализации внедрение блока производственного и торгового департаментов для оформления и согласования выпуска нового продукта, внесение изменений в существующий, снятие с производства и т.д., а также внедрение проектного блока по открытию новых фирменных магазинов.

Мы можем с уверенностью сказать, что «Первая Форма» может быть эффективно использована на производственном предприятии с разрозненной территориальной локацией. Это наиболее удачное, полное и комплексное решение на рынке автоматизированных систем управления бизнес-процессами по соотношению предъявляемых требований к системе и необходимых затрат, — заявил Виталий Круглецкий, директор по корпоративному управлению и контролю ГК «Рамфуд».