65apps провел импортозамещение B2B-портала в логистическом операторе «РУЛОГ». Детали проекта

«РУЛОГ» — логистический оператор, который предоставляет услуги в области управления цепочками поставок, оптимизации процессов и создает комфортную цифровую инфраструктуру для ведущих брендов, делая логистику прозрачной, понятной и удобной. Сейчас компания обслуживает свыше тысячи ресторанов быстрого питания в России.

В 2022 году началась локализация бизнеса и ИТ-сервисов «РУЛОГ», при этом компании важно было сохранить привычный для клиентов уровень качества и сервиса.

Рассказываем, как мы помогли «РУЛОГу» всего за год создать новый ИТ-продукт, сохранить качество процессов и бесшовно перезапустить работу с клиентами.

Клиент

Немного истории: раньше «РУЛОГ» был частью глобальной компании HAVI, логистического гиганта, который более 50 лет управляет цепочками поставок от производителя сырья до конечного покупателя по всему миру. В основе ИТ-ландшафта HAVI лежат цифровые продукты — интегрированные сервисы, отвечающие за планирование, прогнозирование и оформление заказов, оптимизацию процессов, снабжение и аналитику.

В процессе локализации бизнеса и ИТ-сервисов в России было необходимо полностью импортозаместить всю инфраструктуру с опорой на опыт HAVI, при этом без перерывов в работе сервисов, без потери качества и быстро — до конца 2023 года.

Частью этого огромного проекта по импортозамещению стали мы, 65apps, когда взяли на себя разработку B2B-портала.

Задача

B2B-портал — это сервис для ресторанов, клиентов «РУЛОГа», в котором можно:

• работать с заказами,
• делать новостные рассылки для информирования пользователей,
• фиксировать отчетность по поставкам,
• получать фото и документы от точек продаж,
• проводить опросы,
• обрабатывать обращения клиентов в службу поддержки.

Портал — это верхушка сложного логистического айсберга, единое окно входа и выхода всех заказов, информации по всем данным, которые интегрируются в системы склада, логистики и документооборота. Поэтому необходимо было создать отказоустойчивый продукт, хорошо проработанный в интеграции и в логике.

Глобальный веб-портал покрывает весь процесс работы заказами для наших клиентов. Когда потребовалось импортозамещение этой системы, мы начали локальную разработку b2b-портала с нуля, потому что на рынке просто не было готовых решений. Нам было важно сделать продукт, максимально похожим по своему дизайну и функциональности на привычный пользователям глобальный сервис, чтобы переход был безболезненным и быстрым, - Венера Никитина, Руководитель команды по развитию цифровых продуктов и аналитических решений ООО «РУЛОГ»

Воссоздать систему с почти полувековой историей развития сложнее, чем сделать продукт с нуля и развивать его — а у нас был всего год, чтобы полностью перенести бизнес-процессы клиента на новую систему до отключения от ресурсов HAVI.

Несмотря на сжатые сроки, мы выделили 2 месяца на проведение качественного исследования. Это дало нам возможность как следует разобраться во внутренней логике системы и спроектировать ИТ-решение таким образом, чтобы оно обеспечивало работу всех бизнес-процессов на привычно высоком уровне. А оставшиеся 9 месяцев мы заложили на разработку MVP, интеграцию в новую ERP-систему и объединение с другими сервисами, разработка которых шла параллельно.

Дискавери

На этапе дискавери наши аналитики разбирали сложные бизнес-процессы и выясняли, как они связаны с другими сервисами: какие это данные, по каким маршрутам они перемещаются внутри системы.

Систему работы B2B-портала мы изучали и воспроизводили, имея ограниченные артефакты: текущие бизнес-процессы, имеющиеся файлы, API и данные по взаимосвязям различных объектов системы. Для восстановления маппинга мы использовали ретроспективный анализ — от результата к началу. То есть буквально смотрели на портал как пользователи, делали набросок сущностей с атрибутами, опираясь на то, что фронтенд портала получает от бэкенда. Далее шли в мастер-систему и при помощи бизнес-пользователей изучали содержание справочников и основных объектов, - Анна Анисимова, аналитик 65apps.

Чуть меньше чем за 2 месяца мы разобрались в архитектуре системы и сформировали обязательные сценарии, которые легли в основу MVP. Также мы дополнительно разработали ряд улучшений, которые сделали интерфейс более удобным для сотрудников и внешних пользователей, и при этом не нарушали привычной логики работы портала.

^{Личный кабинет клиента: стартовая страница}

Деливери

В этом проекте MVP создавался не для проверки гипотезы и не как временная доработка. Необходимо было на старте заложить качественную архитектуру — гибкую и масштабируемую систему, которая будет легко развиваться вместе с компанией. Для этого мы использовали микросервисы: они прекрасно закрывают поставленные задачи, легко интегрируются, обеспечивают отказоустойчивость, а также позволяют обновлять систему частично, не затрагивая работу других сервисов.

На первом этапе мы реализовали все ключевые бизнес-сценарии, связанные с публикацией контента (новости, документы и т.д.) и работой с заказами, календарем, новостями. Они необходимы для обеспечения операционной деятельности компании.

^{Экран личного кабинета пользователя: управление доставками. Удобная, понятная и приятная визуально система позволяет быстро отправить заказ и понимать его статус. Экран личного кабинета пользователя: календарь. Базовый инструмент, который помогает сделать планирование заказов и доставок в ресторан удобной и прозрачной.}

В июне 2023 года мы запустили работы по интеграции B2B-портала с новой ERP-системой, которая уже была готова и протестирована.

Для пользователей практически ничего не изменилось — мы сохранили визуальную часть личного кабинета и привычный UX. Клиенту было важно перейти на новое ПО бесшовно, без затрат на переобучение сотрудников, без ущерба для повседневных рабочих процессов и без падения эффективности работы и дополнительной нагрузки на службу поддержки клиентов.

Интерфейс стал более удобным: мы доработали логику процессов под локальный рынок, улучшили навигацию между разделами, упростили процесс публикации новостей и документов, работу с каталогом продуктов, - Анастасия Рыбенко, Руководитель отдела управления портфелем проектов 65apps.

Переезд проходил итерационно: начинали с 60 ресторанов — отлаживали в них работу системы, проверяли работоспособность в целом, отлавливали неочевидные ошибки, быстро их исправляли, и затем в три этапа подключили всех остальных клиентов.

Сейчас в системе более 1000 ресторанов. Масштабирование портала прошло за 7 недель, и к 31 декабря 2023 года все клиенты уже перешли на новый сервис, - Анастасия Рыбенко, Руководитель отдела управления портфелем проектов 65apps.

Благодаря тому, что система была разработана с нуля под четкие цели и задачи бизнеса, мы легко адаптировали и модифицировали ее под наши потребности, добавили новые функции, чтобы портал стал еще более удобным и эффективным инструментом, - Венера Никитина, Руководитель команды по развитию цифровых продуктов и аналитических решений ООО «РУЛОГ»

Дальнейшее развитие

Сейчас система обрабатывает больше 1000 заказов ежедневно и «РУЛОГ» успешно использует новый продукт. А мы тем временем продолжаем доработку и развитие продукта под запрос клиента, запускаем новые функции. Раньше в глобальном продукте отсутствовали многие фичи, которые позволяют ускорить рабочие процессы. Например, с помощью электронных заявок мы автоматизировали управление заказами — это сильно облегчило жизнь отделу по работе с клиентами.

^{Экран личного кабинета пользователя: оформление заявок. Заявка — один из ключевых инструментов в работе пункта быстрого обслуживания. Чем проще и удобнее его оформить, тем легче поддерживать бесперебойную работу ресторана, наличие всех позиций в меню и качественный сервис.}

Один из следующих больших шагов — интеграция портала с системой планирования и прогнозирования. Это еще один проект импортозамещения, который идет параллельно, его разработкой занимается отдельная команда. На основе современных технологий и анализа причин изменения спроса система помогает с достаточной точностью спрогнозировать нужное количество продуктов и сразу разместить заказ на b2b- портале. Также наша команда подключилась на вторую линию технической поддержки и обеспечивает работоспособность продукта по SLA.

Это большой и сложный, но крайне успешный проект. Чем масштабнее задача, тем важнее работать четко по плану, а он в таких случаях состоит из множества пунктов. Нас выручила совокупность факторов: глубокая вовлеченность клиента в проект, профессионализм коллег и обоюдное желание сделать качественный продукт.