«СЭБ Банк» совместно с «Диджитал Дизайн» повысил быстродействие СЭД

2017: Повышение производительности СЭД

«СЭБ Банк» с помощью компании «Диджитал Дизайн» реализовала проект по повышению производительности системы электронного документооборота. Об этом 9 ноября 2017 года сообщили в «Диджитал Дизайн».

Предпосылки

В 2017 году «СЭБ Банк» озадачился вопросом повышения производительности системы электронного документооборота. Инициатива проекта по оптимизации СЭД исходила от реальных пользователей — сотрудники банка все чаще стали отмечать медленный отклик системы на действия. Как результат, руководство поставило задачу перед специалистами компании «Диджитал Дизайн» принять меры по повышению быстродействия системы.

Компания «Диджитал Дизайн» на тот момент осуществляла техническую поддержку, сама система электронного документооборота на базе Docsvision в банке появилась в 2011 году.

За время пользования в системе накопились неактуальные операции, а для каких-то управленческих процессов внутри компании появились возможности оптимизации. Для успешной реализации проекта по повышению производительности СЭД нужно не только желание пользователей, но и тщательно продуманный план, какие именно действия помогут исправить накопившиеся проблемы. К разработке такого плана и приступили специалисты «Диджитал Дизайн».

Ход проекта

Обновление версии системы

Первый и самый предсказуемый шаг на пути к повышению производительности системы — это обновление версии самой платформы. Переход с Docsvision 4.5 на 5.4 подразумевает улучшения, расширение архитектурных возможностей, появление недостающей функциональности.

Обновление версии платформы позволяет оптимизировать основные алгоритмы обработки данных, при этом не требует больших временных и ресурсных затрат.

Смена серверов

Одновременно с обновлением шел процесс перехода на современные серверы, его выполняли специалисты банка. Это мероприятие обеспечило сокращение скорости работы системы еще на несколько секунд.

Обновление процессов

После обновления версии платформы ранее автоматизированные бизнес-процессы функционируют в «режиме совместимости», но для получения требуемой эффективности их также необходимо обновить.

Платформа Docsvision обладает рядом особенностей, которые делают переход на версии проще и удобней. Одним из них является модульная архитектура — она позволяет модернизировать существующие и внедрять модули независимо друг от друга без вмешательства в основные бизнес-процессы. Другим немаловажным преимуществом платформы, по словам представителя «СЭБ Банка», является простое администрирование и возможность поддержки и развития СЭД силами собственных специалистов.

В рамках текущего проекта команда «Диджитал Дизайн» совместно с сотрудниками банка обновила два самых сложных по своей структуре модуля — процесс закупок и процесс приема сотрудников на работу. Со времени внедрения системы требования к некоторым процессам и к самим документам изменились, поэтому модули требовали не только технического обновления, но и изменений в бизнес-логике.

Итоги проекта

В ходе проведенных работ модули приобрели дополнительные функциональные возможности. Так, например, в модуле закупок стало возможным согласование документов через электронную почту без подключения к СЭД, установка лимита на сумму закупок и контроль выбора поставщиков.

Процесс приема сотрудника на работу отличается параллельным и асинхронным выполнением этапов процесса. Например, оформление документов может происходить одновременно с созданием учетной записи в корпоративных системах для нового сотрудника. Как отмечается, с этой задачей справились специалисты «Диджитал Дизайн» благодаря тесному взаимодействию с сотрудниками банка.

Остальные процессы продолжают пошагово обновлять специалисты банка в режиме реального времени.

2012: Внедрение СЭД на базе DocsVision

Компания Digital Design завершила внедрение системы электронного документооборота в СЭБ Банке. В настоящее время в СЭД на платформе DocsVision работают около 20 сотрудников банка.

Проект

Для внедрения специалисты Digital Design использовали продукт Smart Start 3.0 for DocsVision 4.5, что позволило минимизировать финансовые затраты на проект. При этом в системе реализован весь основной функционал СЭД – автоматизированы делопроизводство, регистрация договоров и распорядительных документов. Кроме того, совместными усилиями специалистов Digital Design и ОАО «СЭБ Банк» разработана и введена в действие система согласования закупок.

Выводы

Благодаря новой СЭД значительно сократилось время, затрачиваемое специалистами банка на поиск и работу с документами. Руководство организации получило удобный инструмент контроля исполнительской дисциплины, оптимизации затрат, эффективного планирования расходной части бюджета. Простота внедренного решения позволит СЭБ Банку осуществлять дальнейшую поддержку СЭД силами собственной ИТ-службы.

Мнение

Алексей Климин, ИТ-директор СЭБ банка, отметил: «Решение модернизировать систему документооборота банка путем внедрения СЭД назрело уже давно. Специфика банковской деятельности обязывает обрабатывать и архивировать значительные объемы документации. При этом система обработки и хранения документов должна обладать логикой, прозрачностью и доступностью для рядового пользователя. По итогам анализа альтернативных предложений руководство банка выбрало компанию Digital Design для реализации проекта по внедрению СЭД».

«При внедрении системы электронного документооборота в любой компании очень важен фактор мотивации сотрудников к ее использованию. Появление чего-либо нового – будь то ИТ-продукт, методология работы или даже меню в столовой – практически всегда вызывает некоторое сопротивление части работников в силу инертности человеческого мышления. В СЭБ руководство сразу после внедрения системы отказалось принимать документы на согласование из любых источников, кроме СЭД. Поэтому можно прогнозировать, что в кратчайшие делопроизводство в компании полностью перейдет в электронный вид, что поможет оптимизировать рабочие процессы и повысить их эффективность», - сказал Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем Digital Design.