Внедрение СЭД в «Сбербанке» спасло от вырубки 1 гектар леса

Электронный документооборот в «Сбербанке»

Внедрение СЭД

Внедрение системы электронного офисного документооборота (СЭОДО) в Центральном аппарате «Сбербанка» началось в августе 2010 года. Подрядчиком по проекту была выбрана компания Digital Design, а в качестве основы системы использовалась платформа DocsVision.

На момент принятия решения о внедрении единой СЭД в «Сбербанке» для автоматизации офисного документооборота использовались несколько систем: система для регистрации и учета входящих и исходящих документов (переписки с внешними контрагентами), система для регистрации внутренней служебной переписки между подразделениями, система обмена пересылки документов между Центральным аппаратом и территориальными банками. Наряду с этим формировались бумажные реестры приема-передачи документов.

Параллельно с тиражированием системы в Центральном аппарате, СЭОДО была внедрена на пилотном участке в Северо-Западном банке. В рамках этих работ решение было модифицировано с учетом специфики работы территориальных банков, после чего началось тиражирование решения и в них. Тиражирование выполнялось в несколько очередей. Каждая очередь в среднем включала 3 территориальных банка, в которых внедрение шло параллельно.

По данным Digital Design, после завершения подключения всех 17 территориальных банков общая численность пользователей СЭОДО должна составить порядка 50 тыс., а суммарный документооборот - достигать 200 тыс. документов в день.

Как устроена система

Единая система документооборота «Сбербанка» представляет собой территориально распределенное решение с серверными комплексами, расположенными в Центральном аппарате и аппарате каждого территориального банка. При этом серверные комплексы функционируют независимо друг от друга. Прикладное взаимодействия между территориальными банками и Центральным аппаратом осуществляется посредством модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр.

Технически СЭОДО поддерживает несколько вариантов решения проблем территориальной распределенности: подключение напрямую к серверу системы (как это сделано для пользователей всех территорий Центрального аппарата), подключение удаленных пользователей через терминальный сервер, доступ к документам посредством «тонкого» веб-клиента.

Действия пользователей в СЭОДО организованы при помощи специальных АРМ, созданных с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. Созданы, например, АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.

АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в онлайн, так и в оффлайн режиме. При этом рабочие места реализованы не только на рабочих станциях и ноутбуках, но и на планшетах iPad.

Эффекты от внедрения СЭД и отказа от бумаги

В 2013 году в «Сбербанке», а также в некоторых его дочерних компаниях было завершено внедрение СЭД, следует из отчета о корпоративной социальной ответственности за прошедший год, опубликованного в июне. За один год число пользователей этой системы возросло на 25% и достигло 100 тыс. человек. По подсчетам «Сбербанка», данная мера уже позволила сэкономить около 40 тонн офисной бумаги, что эквивалентно одному гектару живого леса.

В подразделениях «дочки» «Сбербанка» - «ДенизБанка» - в 2013 году также проходила кампания, направленная на радикальное сокращение использования бумаги для повседневных офисных нужд. В ее рамках во всех отделениях дочернего банка на принтерах по умолчанию была установлена двусторонняя печать, а для сотрудников введен запрет на ксерокопирование документов. Сотрудники «ДенизБанка» на всех совещаниях и рабочих встречах вместо печатных материалов стали пользоваться планшетными и портативными компьютерами.

Внедрение СЭД в «Сбербанке» и ряде его «дочек» позволило сэкономить около 40 тонн офисной бумаги

Кроме того, в 2013 году был завершен переход на цифровой архив. «Сбербанк Страхование» внедрил централизованную систему управления печатью и сканированием документов. Благодаря отказу от бумажных носителей при пересылке, обработке и хранении страховой документации удалось значительно сократить расход бумаги. Каждый сотрудник теперь имеет возможность подсчитать в своем личном кабинете количество спасенных деревьев.

«Сетелем Банк», в свою очередь, поддерживает стандарт экологического менеджмента ISO 14000, в соответствии с которым бумажные отходы уничтожаются на промышленном шредере и затем направляются на вторичную переработку.

По данным «Сбербанка», благодаря этой инициативе количество переработанных бумажных отходов составило 4,3 тонны, что эквивалентно 74 спасенным деревьям. Вторичная переработка бумаги также позволила сэкономить 129 000 литров пресной воды и 8 600 кВт электроэнергии.