«Электронные Офисные Системы» (ЭОС) внедрила EOS for SharePoint в ГК «Термекс»

Предыстория проекта

До внедрения проекта сотрудники получали и обрабатывали информацию с помощью бумаги, факса, электронной почты, телефона, сканирующих устройств. Список контрагентов хранился в 2 местах - в СЭД и в программе 1С, поэтому данные приходилось заносить дважды, и они не были связаны между собой.

Также работа менеджеров по продажам затруднялась необходимостью согласования клиента со службой безопасности во избежание отгрузки потенциально недобросовестному покупателю. Сроки согласования были достаточно большими и нарушали весь бизнес-процесс в целом.

Кроме того, так как согласование проводилось на бумаге или по электронной почте, то трудно было собрать статистику для анализа работы службы безопасности.

Цель проекта

Внедрить портальное решение и систему электронного документооборота, в которую централизовано попадала бы вся необходимая информация.

Сроки и этапы

В качестве системы электронного документооборота было выбрано решение^[1] компании ЭОС – EOS for SharePoint. Проект по внедрению в корпорации «Термекс» был начат в декабре 2011. Изначально было принято решение запускать задачи последовательно. Первой реализованной с помощью EOS for SharePoint задачей стала отправка запроса в ИТ-службу, что позволило привлечь пользователей на портал. Так как ИТ-отдел перестал принимать заявки в устном и письменном виде, то пользователем ничего не оставалось делать, как оформлять их электронно с помощью портала.

После успешной реализации этой задачи были автоматизированы и другие, более сложные процессы.

В конце 2012 года началась промышленная эксплуатация системы уже по нескольким бизнес процессам.

Особенности реализации проекта

Особенностью данного проекта стало то, что внедрение решение EOS for SharePoint позволило компании «Термекс» получить в эксплуатацию одновременно как систему документооборота, так и платформу, на которой можно развивать портальное решение. В процессе внедрения было решено большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД.

Помимо традиционного применения, система [[EOS for SharePoint|EOS for SharePoint]] используется в компании «Термекс» для приема и обработки заявок в ИТ-службу, для согласования счетов, бронирования переговорных, согласования контрагентов со службой безопасности и других нестандартных задач.

Кроме того, используются средства интеграции EOS for SharePoint со сторонними системами - [[EOS for SharePoint|система EOS for SharePoint]] выгружает данные в таблицу обмена MS SQL, а оттуда данные поступают в 1С.

Планы

В планах автоматизация внутреннего документооборота по всем бизнес-процессам компании.

Результаты проекта

Основным итогом руководитель ИТ-проектов ГК «Термекс» Антон Крупнов называет вовлеченность пользователей: «Это была самая большая задача: быстро заинтересовать 2 тыс. пользователей в портале, чтобы дальше развивать его. У нас все знают, что такое портал, знают, как туда войти и как там работать. При внедрении новой задачи мы рассказываем про то, какой функционал появился, и нет необходимости объяснять, что такое портал, зачем он нужен. Пользователи понимают, что этот инструмент будет полезен в их работе».

Примечания