«Техническая академия Росатома» внедрила платформу управления проектами

2021: Завершение проекта по внедрению платформы управления проектами

Специалисты ГК ADVANTA совместно с командой АНО ДПО «Техническая Академия Росатома» около года реализовывали проект внедрения платформы. 17 мая 2022 года компании рассказали о том, как это происходило и каких результатов удалось достичь.

Как сообщалось, до этого момента у организации не было единой информационной системы управления проектами. Планирование проектов обучения велось в различных программных продуктах. Мониторинг проектных работ осуществлялся администраторами в MS Project. Сбор данных и подготовка отчетности велась в ручном режиме и занимала достаточно длительное время.

Раз в месяц сводная информация по проектам передавалась в проектный офис для подготовки итогового отчета Ректору. Данные по финансам выгружались из 1С и сводились в таблицах Excel. Руководство Академии не могло видеть в реальном времени общую картину с актуальными статусами проектов, в том числе международного. Соответственно, было достаточно сложно управлять финансами и сроками проектов, а значит, расширять портфель образовательных программ.

Руководству Академии был необходим единый инструмент, который позволил бы оптимизировать прозрачность управления проектами, контролировать выполнение работ на разных стадиях реализации проектов, формировать оперативную и достоверную отчетность по проектам для принятия эффективных управленческих решений.

Изначально перед системой была поставлена задача автоматизации процессов управления проектами. Но мы ставили перед ней и более глобальную цель – оптимизация эффективности проектной деятельности и возможность управления бизнесом в режиме онлайн. То есть формирование в реальном времени картины исполнения всех проектов для руководителей всех уровней. А это и управление ресурсами, и бизнес-процессами, и всей деятельностью, в целом. рассказал Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома

Что немаловажно, система должна иметь встроенный API и обеспечивать интеграцию с другими действующими системами организации. Всем этим требованиям в полной мере соответствовала информационная система управления проектами ADVANTA. В конечном итоге, она была выбрана топ-менеджментом Академии из нескольких систем с похожим функционалом.

Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA по ряду факторов. Система достаточно проста в использовании, настраивается под наши задачи без программирования и содержит все необходимые нам функции. дополнил Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома

Цели и задачи внедрения:

• Оптимизация эффективности и прозрачности проектного управления;
• Настройка инструментов сбора данных по проектам с учетом действующих в Академии процедур;
• Перенос графиков из MS Project и данных по финансам из 1С.
• Автоматизация процессов подготовки отчетности для руководства, в том числе финансовой.

Проект внедрения специалисты ГК ADVANTA совместно с командой заказчика реализовывали около года в несколько этапов. Сначала были настроены основные компоненты проектного управления – реестр проектов, единое хранилище проектной документации, проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов. Создана единая рабочая среда для обсуждения вопросов и обмена информацией между участниками проектов.

В рамках следующего этапа в системе был настроен контур по управлению финансами проектов, подготовлены дашборды (информационные панели управления) по статусу проектов и статусу задач компонентов проекта.

Запуск системы в эксплуатацию состоялся уже через 3 месяца после старта проекта. Завершающие фазы внедрения заказчик провел своими силами – произвел настройку системы под проекты по подготовке персонала зарубежных АЭС и оказанию информационно-консультационных услуг.

Результаты внедрения:

• На базе платформы ADVANTA создана единая система управления проектами Академии.
• Внедрены функциональные контуры управления: портфели и программы, реестр проектов, содержание и сроки, статус-отчеты и эскалация проблем, финансы и бюджет.
• Применена методика управления по контрольным точкам. Налажен четкий контроль этапов проектов со стороны всех участников.
• В систему импортированы графики из MS Project и данные по финансам за 5 лет по 15 компонентам.
• Сформирована единая структура хранения информации по типам проектов.
• Настроена отчетность о статусе работ, задач, отдельных компонентов и проекта в целом, исполнению бюджета. Трудозатраты и время на подготовку отчетности снизились в 3-5раз – с нескольких дней до нескольких минут.
• Подготовлен дашборд по проекту, обобщающий информацию по статусу работ и исполнению бюджета.
• Настроены отчеты для оперативного отслеживания отклонений, возникающих в ходе реализации проектов.
• Проведено обучение администраторов и ключевых пользователей системы.
• Произведена интеграция ADVANTA с другими действующими информационными системами Академии.

В ходе внедрения ИТ-решения специалистами ADVANTA была оказана экспертная поддержка – развертывание и начальная настройка системы под требования и особенности одного из типов проектов. Было проведено обучение администраторов и конечных пользователей в дистанционном и очном режимах. По мере развития системы и ввода проектов различных типов эксперты ADVANTA сопровождали процесс настройки, делились интересными решениями по результатам ранее выполненных проектов, предлагали способы реализации запрашиваемого пользователями функционала. В результате использования системы в несколько раз (от 3 до 5) сократилось время на подготовку отчетов, так как сформирована единая система хранения информации. Полученную выгоду можно описать в единицах рабочего времени руководителя проектов – экономия до 10-15%. Внедрение системы упростило проектную деятельность в компании: унифицированы требования к вводимой информации, данные быстро обрабатываются и результат предоставляется в требуемом для участников проектов виде. Разработана система дашбордов, позволяющая в онлайн режиме получать оперативную информацию о ходе и состоянии проекта и его компонентов. поведал Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома

Заказчик отмечает, что внедрение ИСУП позволило оптимизировать процессы управления проектами Академии и обеспечило менеджмент актуальной информацией по статусам выполнения проектных работ.

2020

Внедрение системы управления проектами

Реализация проекта по внедрению системы управления проектами на базе платформы ADVANTA.

Обращение по внедрению системы управления проектами

В октябре 2020 года к ГК ADVANTA по вопросу внедрения системы управления проектами обратилось руководство Центра информационных систем поддержки обучения – одного из ведущих подразделений Технической Академии Росатома.

2018: Курс на цифровую трансформацию основных бизнес-процессов

В 2018 году руководством Академии был взят курс на цифровую трансформацию основных бизнес-процессов. Первым этапом преобразований стало создание проектного офиса, методологии и единых стандартов управления проектами. Следующий закономерный шаг – автоматизация процессов для основных типов проектов, реализуемых в учебном заведении:

• инвестиционный проект развития, цель которого – запуск интегрированного экспортного продукта «Подготовка персонала ядерной инфраструктуры, персонала подрядных организаций, эксплуатационного персонала атомных станций, строящихся за рубежом по российским проектам»;
• проекты подготовки персонала зарубежных АЭС (включая предконтрактную подготовку);
• проекты по оказанию информационно-консультационных услуг (проекты длительностью от месяца до года).