«Технология» организовала на базе DirectumRX автоматически формируемый архив проектных документов

Компания «Технология» организовала с помощью ECM-системы автоматически формируемый архив проектных документов и улучшила внутренние процессы: проектную и договорную деятельность, контроль исполнительской дисциплины и управление внутренними документами. Об этом 24 января 2019 года сообщили в компании Directum.

Предпосылки и задачи проекта

Из-за большого объема проектной работы и отсутствия актуальной информации по загрузке специалистов руководству ООО «Технология» было сложно принимать решения по текущим проектам и старту новых. Входящие документы часто терялись, исполнение поручений не контролировалось — все это приводило к дополнительным трудозатратам.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы и упорядочить хранение проектной документации, руководство компании решило внедрить систему электронного документооборота. В качестве решения была выбрана ECM-система DirectumRX, в пользу которой сыграли:

• широкие возможности из «коробки»;
• продуманная логика бизнес-процессов;
• возможность синхронизации c MS Project;
• опыт вендора по внедрению ECM.

Итоги проекта

Специалисты DIRECTUM организовали в компании единый электронный архив проектных документов. Его автоматически выстраиваемая структура соответствует требованиям Постановления Правительства РФ от 16.02.2008 N 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».

Пакет документов по определенному проекту можно быстро выгрузить из системы. Например, для передачи заказчику или на проверку Главгосэкспертизы. До автоматизации главный инженер проекта тратил на эту задачу до половины рабочего дня.

Поручения в ECM-системе удобно связываются с соответствующим проектом. Так, главные инженеры проектов могут оперативно отслеживать исполнение работ, а рядовые сотрудники — группировать входящие и исходящие поручения. В дальнейшем планируется настроить синхронизацию данных по срокам и исполнителям задач из графиков MS Project Server в DirectumRX.

Время на подготовку и проведение общих совещаний сократилось с 2-3 часов до 30 минут. Из протоколов встреч можно выдавать поручения сразу нескольким ответственным.

С помощью механизма выгрузки договоров со всеми связанными документами была оптимизирована подготовка комплектов документов для участия в тендерах.

Для обмена с контрагентами в компании настроена интеграция DirectumRX с сервисом Synerdocs. Также документы можно быстро экспортировать из ECM-системы вместе с файлом открепленной подписи и отправить контрагентам, не подключенным к операторам ЭДО.

Всего на январь 2019 года в DirectumRX работают 90 сотрудников ООО «Технология» — обмениваются служебными записками, организуют совещания, получают и отправляют корреспонденцию, выносят резолюции. Исполнение этапов договоров, приказов и распоряжений по основной деятельности можно отследить в системе — поручения выдаются в электронном виде и прозрачно контролируются. Благодаря автоматизации сократилось время на поиск, согласование и изменение документов.