Пример системы учета рабочего времени на базе 1С в Thyssenkrupp Industrial Solutions

ГК "ЛАД" автоматизировала учет использования рабочего времени сотрудников в российском подразделении Thyssenkrupp Industrial Solutions. Система учета рабочего времени (СУРВ), созданная на основе "1С:Предприятия 8" с использованием "1С:Библиотеки стандартных подсистем", помогла организовать оперативный контроль времени сотрудников, затрачиваемого на выполнение проектов. Появилась возможность анализировать трудозатраты специалистов по проектам, этапам, задачам проектов, а также отдельным подразделениям и категориям сотрудников. Повысилась точность расчета себестоимости и рентабельности проектных работ. Все это помогает компании эффективно планировать проектную деятельность, гибко управлять всеми этапами работ и рационально использовать рабочее время сотрудников.

ООО "ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)" – региональная организация немецкой компании Thyssenkrupp Industrial Solutions, одного из лидирующих предприятий в области международного проектирования и строительства химических, нефтехимических, нефтеперерабатывающих и других промышленных установок. Компания предлагает полный пакет услуг: от разработки концепции и проектирования до строительства, ввода в эксплуатацию и сервисного обслуживания оборудования. Более 60 лет Thyssenkrupp Industrial Solutions сотрудничает с иностранными инвесторами и российскими предприятиями. За время работы в России компания спроектировала и построила более 50 установок в сфере химии и нефтехимии, часть из которых - на условиях "под ключ".

Единовременно компания ведет около 10 сложных проектов, сроки выполнения каждого из которых могут составлять 2-3 года, над каждым из них трудятся несколько десятков сотрудников. Для эффективного управления проектами предприятию необходимо рационально планировать рабочее время специалистов и контролировать их трудозатраты на каждом этапе проектных работ. Кроме того, в соответствии с квалификацией сотрудника и его ролью в конкретном проекте устанавливается стоимость часовой ставки, поэтому от точности учета рабочего времени зависит точность расчета себестоимости и рентабельности проектов.

Ранее учет рабочего времени сотрудников в компании не был полностью автоматизирован. Информация о фактических трудозатратах по контрактам, этапам контрактов и внутренним работам/проектам фиксировалась на бумаге и затем переносилась в систему учета. Данные о фактических трудозатратах специалистов были доступны для анализа только в следующем месяце после выполнения работ. Было сложно контролировать работу сотрудников и вести детализированный учет трудозатрат по видам работ внутри контракта.

Компании требовалась информационная система, которая, в дополнении к уже имеющимся средствам планирования и контроля работ, помогла бы организовать более точный учет использования рабочего времени сотрудниками; усилить контроль за эффективностью его использования.

Для оперативного и регламентированного учета в компании уже успешно используются программы 1С, поэтому систему учета рабочего времени (далее – СУРВ) было решено разработать также на платформе "1С:Предприятие 8". В качестве разработчика системы была выбрана ГК "Лад", которая оказывает компании услуги по сопровождению "1С:Бухгалтерии 8".

Для создания СУРВ было решено использовать возможности "1С:Библиотеки стандартных подсистем" (БСП), которая представляет собой набор универсальных инструментов для быстрой разработки прикладных решений на платформе "1С:Предпряитие".

За шесть месяцев система была разработана и развернута на всех 350 рабочих местах инженерного состава предприятия в центральном офисе в городе Дзержинск и филиале в Нижнем Новгороде. Был налажен обмен данными СУРВ с уже использующимися в компании информационными системами: из "1С:Зарплата и управление персоналом 8" в СУРВ загружаются сведения об организационной структуре предприятия, сотрудниках, графике их работ, отпусках, больничных. Далее получаемые из СУРВ отчеты используются в "1С:Бухгалтерии" для распределения затрат и расчета себестоимости выпускаемой продукции.

Ключевые итоги проекта:

• Обеспечен оперативный учет рабочего времени сотрудников. Специалисты, занятые в работе на проектах, теперь ежедневно заносят в СУРВ данные об использовании инженерных часов. На основании этих данных в системе формируются различные отчеты, которые позволяют руководству контролировать и анализировать трудозатраты по проектам, этапам, задачам проектов, а также по отдельным подразделениям и категориям сотрудников. Данные доступны для анализа сразу же после их ввода на местах. На основе полученных данных в реальном времени анализируется соответствие фактических затрат плановым, контролируется производительность сотрудников и подразделений, рассчитываются показатели производительности компании, планируются дальнейшие работы.
• Исполнительская дисциплина на предприятии повысилась. Понимание того, что рабочий день каждого специалиста теперь полностью прозрачен для руководителей, заставляет сотрудников мобилизоваться и более эффективно использовать свое рабочее время.
• Появилась возможность объективно оценивать квалификацию исполнителей, соотнося сложность задач с фактическими затратами времени на их исполнение. Руководителю в оперативном режиме доступна информация о том, сколько времени требуется на выполнение того или иного этапа проекта, определенного вида работ по проекту, и специалисты какого уровня квалификации для этого нужны. Это помогает более рационально планировать и контролировать выполнение каждого этапа проекта.
• Точные данные о количестве инженерных часов, затраченных на выполнение проектных работ, позволяют более точно рассчитывать себестоимость проектов и контролировать их рентабельность.

Лебедев П.В., директор по экономике и финансам: "Система учета рабочего времени на базе "1С:Предприятия 8" помогла компании исключить бумажный документооборот по учету трудозатрат на внешние и внутренние проекты, организовать более оперативный учет и контроль использования инженерных часов и в целом повысить эффективность работы на проектах. Руководство высоко оценило результаты проекта и в ближайшее время система СУРВ будет тиражирована на еще 20 рабочих мест в московском филиале".