Цементная Инжиниринговая Компания (ПРОДОК)

По результатам исследования компании Siemens Business Services в процессе «бумажного» документооборота около 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, а 6% документов безвозвратно теряются.

Проектные организации – показательный пример этих тенденций. Проекты ведутся параллельно, и каждый содержит большой объем документации, в основном в бумажном виде. Несмотря на то, что почти все компании используют программы автоматизированного проектирования, в России по-прежнему юридическую силу имеют только печатные версии проектной документации. В компаниях копятся внушительные архивы бумажных и электронных документов, их копий и версий. Оперативный поиск типовых решений, внесение изменений, совместная работа над проектом и согласование становятся проблемой, отнимающей время.

По опыту ведущих проектных организаций для решения проблем в идеале нужно выполнить две задачи: создание электронного хранилища документов (системы СЭД) и внутренняя стандартизация. И если раньше вторая задача ложилась на саму организацию, то современные системы документооборота для проектных компаний помогают автоматически создать единый стандарт предприятия согласно всем требованиям (ГОСТ и т.д.) Внедрение СЭД позволяет увеличить производительность труда на 20-25%. По экспертным оценкам консультантов оценке производительность проектной компании при внедрении СЭД уже за первые 2 месяца работы показывает рост до 40%.

Основной вопрос любого внедрения - стоимость самого ПО плюс консалтинговых услуг. По данным компании Cnews в 2009г. стоимость системы составила в среднем 35%, а услуг внедрения – 40% от общей стоимости проекта (против 36% в 2008г.). В ситуации экономии бюджета консалтинг становится первой статьей под сокращение, что часто приводит к возврату к началу развития рынка СЭД – покупке стандартных неадаптированных к области применения коробочных решений.

Однако поставщики ведущих на российском рынке специализированных СЭД для проектных компаний гибко реагируют на изменения рынка и уже сегодня появились новые предложения, которые позволяют экономить до 50% бюджета не только на услугах внедрения (около 20% стоимости проекта), но и на стоимости самого продукта без потери качества.

Пример – система электронного документооборота PRODOC, разработка компании ПСС (www.pss.spb,ru). Данная СЭД была создана специально для организаций, занимающихся строительным проектированием в соответствии с требованиями СПДС, поэтому требует минимальной настройки при внедрении. PRODOC существует на рынке с 2003 года и уже используется в таких компаниях как: «Петроинжиниринг», «Ремарк», «Проектводстрой» и других.

Разработчики системы предлагают не экономить затраты, а оптимизировать их. Во-первых, это возможно за счет градации набора лицензий. Лицензии PRODOC разделены по категориям сотрудников: для секретарей, архивариусов для проектировщиков, для руководства. Таким образом, точное определение функционала позволяет вкладывать средства в самое необходимое. Второй аспект экономии – самостоятельное внедрение. Главное отличие от стандартных коробок: упрощен не продукт, а процесс его внедрения, упрощена инсталляция, стандартизированы инструкции и все необходимые базовые процессы. Средства, ранее тратившиеся на консалтинг, могут значительно сэкономлены.

Одна из первых компаний, которая опробовала новую схему и за 3 месяца успешно оборудовала 100% рабочих мест системы PRODOC - «Цементная Инжиниринговая Компания» (ЦИК). Основное направление деятельности компании - модернизация и техническое перевооружение действующих производств, проектирование новых заводов отрасли строительных материалов, а также контроль над изготовлением и поставкой основного и вспомогательного технологического оборудования.

Об успехах и сложностях внедрения PRODOC рассказал ответственный за проект СЭД в «Цементной Инжиниринговой Компании» Дмитрий Бурцев.

• Дмитрий, почему компания решила внедрять СЭД?

ООО «ЦИК» - компания, нацеленная на успешную реализацию проектов, тесным образом связанных с развитием отрасли строительных материалов в России. В настоящий момент компания состоит из 4 территориально разнесенных филиалов. Это службы технологического проектирования, проектирования АСУТП и инженерно-конструкторских разработок. В связи с этим и была поставлена задача организации управления проектами в реальном времени с возможностью контроля управления проектов в удаленных филиалах.

В данном случае это означает, как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. У сотрудников есть возможность увидеть, что делали их предшественники, проанализировать, почему они это делали именно так и что делают другие функциональные подразделения. ГИПам же предоставляются удобные инструменты контроля документов, выданных заданий, слежения за общим состоянием проектов.

• Какие были основные критерии при выборе системы?

Основными стали критерии распространенности платформы и возможность при необходимости доработать ПО «под себя».

• Почему решили внедрять сами?

Как уже было сказано, ООО «ЦИК» - распределенная организация и головной офис у нас находиться в г.Магнитогорск. Опыта работы в среде Lotus у наших специалистов не было. А для того, чтобы сопровождать систему необходимо было достаточно хорошо ее узнать изнутри. Внедрение системы своими силами позволило нам разобраться не только с системой PRODOC, но и настроить и внедрить почтовую систему.

• Были ли опасения при внедрении? Какие?

Это у меня уже не первый проект внедрения, поэтому опасение у меня при внедрении было только одно – насколько будет заинтересованно руководство самой компании в оперативной работе в системе. Но мои опасения были напрасны, руководство прекрасно справилось со своей задачей. Этот фактор очень сильно помогает стимулировать всех сотрудников компании работать в СЭД.

• Как проходил процесс внедрения? Сколько времени заняла реализация проекта?

Проект я решил начать в нашем филиале в г. Санкт-Петербург, так как именно этот филиал на тот момент был наиболее готов к внедрению СЭД и именно в этом городе находятся разработчики системы PRODOC.

На первом этапе был развернут сервер Microsoft Windows 2003, установлены последние на тот момент обновления. Следом был развернут сервер Lotus Domino, созданы необходимые пользователи системы, скопированы шаблоны баз данных и созданы базы данных системы: «Картотека проектов», «Шаблоны документов», «Справочник сотрудников», «Журнал», «Задания». Были прописаны настройки для необходимых баз данных, заведены пользователи в справочник сотрудников из адресной книги Lotus, созданы шаблоны проектов с настройкой прав доступа по умолчанию. Первый этап филиале ООО «ЦИК» в Санкт-Петербурге занял по времени две недели.

После этой недолгой подготовки был создан первый проект, в котором есть все необходимые разделы в соответствии с законодательно утвержденным составом проекта и уже настроенные права доступа для пользователей на необходимые разделы. Далее были написаны регламент работы с СЭД PRODOC, инструкции ГИПа(Архивариуса) и пользователей.

• Расскажите, как проходил этап переноса системы в Магнитогорск?

Это был как раз второй этап, который состоял из развертывания сервера и переноса системы PRODOC в Магнитогорск. Параллельно была развернута на сервере почтовая система на базе Lotus Domino. Система Lotus позволила объединить 4 наших подразделения, удаленных территориально друг от друга, в единую почтовую сеть. Этот этап в общем занял по времени около месяца. Трудозатраты на перенос и перенастройку PRODOC составили около 1 недели. После этого этапа сервер в Санкт-Петербурге перестал функционировать.

В данный момент начинается третий этап. В филиале ООО «ЦИК» г. Тольятти в начале марта заканчивается ремонт нового офиса, после чего будет произведено обучение пользователей и развернута система PRODOC с доступом к серверу ООО «ЦИК» в Магнитогорске. Здесь будут развернуты 25 рабочих мест.

• Понадобилось ли дополнительное оборудование или программное обеспечение?

Система PRODOC позволяет получать отчеты о ходе выполнения проекта с выгрузкой в Excel, или в HTML, но для более гибкого управления проектом программа предусматривает двухсторонний обмен данными с Microsoft Project. Достаточно удобное визуальное представление заставило нас задуматься над приобретением лицензии Microsoft Project.

• С какими сложностями столкнулись при внедрении и как их решили?

Поскольку я внедрял систему PRODOC своими силами и раньше имел общение с Lotus только как пользователь основная сложность была у меня в отсутствии информации по фунционированию среды Lotus Domino. Пришлось оперативно прочитать несколько книг и поэкспериментировать в среде Lotus Domino. Но благодаря помощи специалистов компании ПСС и тщательно разработанной инструкции по установке и настройке PRODOC я справился со всеми проблемами за достаточно короткий срок. В данный момент компанией ПCC написаны исчерпывающие инструкции, которые помогут избежать множества проблем возникшими при данном внедрении.

• Как отреагировали сотрудники на внедрение новой системы?

Первоначальной реакцией сотрудников было мнение, что система не рабочая, видели мы подобное в других организациях и там не работает и т.п. Но в дальнейшем, поработав какое-то время в системе, они изменили свое мнение. В первую очередь пользователи и руководство видят результат коллективного труда, кто и над каким документом работает, в какой стадии выполнения находиться проект.

В действительности для пользователей трудоемкость ничуть не увеличилась, даже наоборот, стало удобнее отслеживать актуальность документов. Например, пользователь открывает чертеж для редактирования из системы PRODOC, работает с ним, и сохраняет его стандартной операцией сохранения из программы обратно в PRODOC. Для пользователей эта рядовая операция позволяет им работать над необходимым документом из разных мест, редактируя всегда актуальный документ, а механизм поддержки версий позволяет создавать необходимое количество вариантов. Другие пользователи или руководители при наличии необходимых прав могут открыть на просмотр все ту же последнюю актуальную версию документа. Кстати, пользователь (автор) сам или ГИП может делегировать необходимые полномочия для просмотра или редактирования документа другим пользователям.

Для пользователей PRODOC это система где можно найти все необходимые данные для проектирования в одном месте: техническое задание на проектирование, исходные данные для проектирования, переписка, чертежи смежников, задания на разработку смежных разделов проекта. Встроенная система поиска быстро позволяет найти необходимый чертеж.

С точки зрения руководства система позволяет скомпоновать проект в одном месте вместе с техническим заданием, исходными данными для проектирования, перепиской, заданиями на разработку смежных частей проекта. Кроме того, руководитель может легко выгрузить проект целиком на диск одним нажатием кнопки, защитить проект от несанкционированного доступа и таким образом сохранить интеллектуальную собственность компании. В любое время можно узнать, кто и над какими документами работает или сколько времени сотрудник трудился над созданием документа с начала получения задания до его завершения, узнать в какой стадии работы находится проект и сколько времени осталось до планового срока его окончания. Система позволяет понять, кто из исполнителей ответственен за конкретный раздел проекта.

• Как был организован процесс обучения сотрудников?

Сначала сотрудники ознакомились с регламентом работ в системе PRODOC. Отдельно с каждым пользователем, руководителем и ГИПом было проведено обучение за его рабочим местом с разъяснением всех вопросов. После чего в каждом филиале был обучен и назначен ответственный человек за техническую и методологическую помощь пользователям.

• Какие минусы системы отмечают пользователи?

Откровенных минусов нет. Система PRODOC полностью работоспособна. Все мелкие недочеты оперативно устраняются разработчиками в рабочем порядке. Мы сотрудничаем с компанией ПСС около 5 месяцев с начала проект внедрения. Мы реально видим, что система PRODOC развивается. В развитии системы мы заинтересованы напрямую, поскольку являемся пользователями СЭД. Если наши пользователи смогут выполнять ежедневные операции с наименьшими трудозатратами, то мы от этого только выиграем.