НПК "Эталон" развернула СЭД

28 июня 2016 года компания «Этлас-Софт» сообщила о проекте внедрения системы электронного документооборота «Этлас» в НПК «Эталон» ^[1].

Задачи проекта

В конце 2015 г. специалисты отдела информационных технологий НПК «Эталон» начали изучение системы электронного документооборота «Этлас» с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам.

НПК "Эталон", (2012)

Основная задача внедрения системы электронного документооборота - организация классического электронного делопроизводства:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов в системе;
• контроль исполнения;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов
  • составление,
  • согласование,
  • оформление

• отправка или направление в дело.

После изучения демонстрационной версии системы, руководство ИТ-отдела НПК НПК «Эталон» приняло решение о закупке ПО и запуске в производственную эксплуатацию.

Ход проекта

На стадии реализации проекта сотрудники подрядчика совместно со специалистами заказчика провели обследование действующего бумажного документооборота. Обследование проводилось удаленно в виде консультаций со специалистами заказчика и заполнения опросных анкет.

По завершении этапа обследования специалисты «Этлас-Софт» выполнили:

• формирование и создание в системе ста пользователей;
• формирование и организация групп пользователей;
• организация структуры архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей;
• создание необходимых справочников;
• формирование карточек для десяти различных типов документов;
• настройку правил автоматической нумерации документов,
  • автоматическое именование документов,
  • автоматическое размещение документов при их регистрации в системе;

• создание и регистрацию в системе различных шаблонов документов;
• настройку различных бизнес-процессов обработки документов.

Итог проекта

В итоге внедрения технологии, автоматизированы:

• обработка и регистрация входящих документов;
• процесс согласования различных видов документов;
• контроль исполнения поручений;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

В результате достигнуты:

• создано централизованное хранилище документов с автоматизацией их полного жизненного цикла;
• получение быстрый доступ к любому документу компании из любой точки мира;
• получение руководителями всех уровней полной картины исполнения дисциплины и выявление слабых мест
• оптимизирована работа отделов;
• ускорены процессы согласования и совместной разработки документов.

Примечания