Елена Шелястина: «Облако ЛЕТОГРАФ» сделает современные технологии управления корпоративным контентом доступными для организаций

Елена Шелястина: В настоящее время SaaS технологии активно развиваются, компании готовы к хранению данных и работе в публичных облаках. В то же время мы накопили значительный опыт создания частных облаков СЭД для корпоративных заказчиков. Именно этот реальный практический опыт позволил нам определить набор функциональных возможностей системы документооборота, которые будут удовлетворять до 90% всех существующих у организаций потребностей в области управления корпоративными данными.

Данные предпосылки и легли в основу решения о запуске облачного сервиса, который должен предоставить наиболее удобный доступ к современным ECM-технологиям максимально широкому кругу организаций самого разного масштаба. Использование облачного сервиса позволит компаниям или рабочим группам быстро начать работу в СЭД без необходимости реализовывать длительный процесс внедрения системы корпоративного уровня.

TAdviser: Но ведь для пользователя облачное решение скорее всего будет компромиссом? Уступкой по сравнению с использованием полнофункциональной корпоративной версии системы?

Елена Шелястина: Это не так. В действительности для 90% организаций облачное решение закроет все существующие задачи в части работы с корпоративным контентом. «Облако ЛЕТОГРАФ» преднастроено таким образом, что в нем эффективно могут быть автоматизированы все типовые бизнес-процессы работы с документами, файлами, задачами и почтой. Облачное решение быстро и очевидно настраивается в соответствии с оргструктурой и бизнес-процессами организации без привлечения ИТ-специалистов, тем самым обеспечивая мгновенный старт работы. При этом веб-интерфейс обеспечивает возможность работы с любых устройств в любых географических локациях при наличии сетевого подключения.

Дополнительным «бонусом» для пользователей станут возможности организации межведомственного документооборота для холдингов, а также документооборота между различными организациями, работающими в облаке. Ну и помимо всего, упомянутого выше, нужно сказать об интегрированных в облака сервисах, таких как сервисы Google (возможность авторизации с помощью аккаунта, подключение диска как одного из хранилищ, возможность работы с документами), почтовые системы, система распознавания образов документов.

Важным дополнительным аргументом в пользу облака для организаций является снижение стоимости владения по сравнению с крупными корпоративными системами и при этом гарантированная легкость масштабирования (облачная СЭД организации легко расширяется, включая удаленные филиалы и новые подразделения).

TAdviser: Если говорить о 90% задач в сфере ECM, которые решает «Облако ЛЕТОГРАФ», что конкретно могут сделать корпоративные пользователи сервиса?

Елена Шелястина: Боюсь, если я начну перечислять все функциональные возможности нашего сервиса, мы выйдем за рамки этого интервью. Однако можно выделить основные направления, автоматизацию которых обеспечивает «Облако ЛЕТОГРАФ».

Во-первых, это классический документооборот предприятия, в том числе управление входящими, исходящими и внутренними документами, контроль исполнения поручений по документам, работа с электронным архивом и отчетность по документам.

Во-вторых, это автоматизация таких типовых бизнес-процессов, как управление договорами, управление совещаниями, организация работы службы техподдержки.

В-третьих, уже упоминавшиеся выше интегрированные сервисы, в том числе управление файлами, управление задачами, управление сообщениями и организация «облачного документооборота» с другими пользователями облака. Ключевым моментом здесь является возможность интеграции всех документов СЭД и интегрированных сервисов между собой, в том числе присоединение файлов или электронных писем к исходящим и внутренним документам, отправка документов СЭД или файлов через электронную почту, передача на согласование и т.д.

TAdviser: Как вы представляете себе основных пользователей сервиса, кто ваша целевая аудитория? А каким организациям все-таки имеет смысл смотреть в сторону корпоративной версии?

Елена Шелястина: Оптимальным использование «Облака ЛЕТОГРАФ» будет для организаций малого и среднего бизнеса, подразделений крупных компаний и рабочих групп, бизнес-процессы которых достаточно стандартны и соответствуют основным практикам работы с документами, задачами и файлами, то есть преднастроенным бизнес-процессам облака. При этом для крупных организаций, рассматривающих проект внедрения высококастомизируемой и защищенной корпоративной версии системы, использование «Облака ЛЕТОГРАФ» может рассматриваться как пилотный проект. В рамках пробного внедрения они смогут оценить все основные функциональные возможности, базовые особенности системы и в дальнейшем примут решение о старте проекта внедрения системы на предприятии.

Основными ограничениями облачной версии с точки зрения пользователя являются типовые бизнес-процессы с ограниченными возможностями настройки в соответствии с особенностями организации, меньшие по сравнению с корпоративной версией возможности кастомизации интерфейса, отсутствие возможности интеграции с произвольными внешними системами, ограничение сервисной поддержки онлайн-запросами.

TAdviser: В качестве одного из основных преимуществ облака Вы заявляете возможность мгновенного старта работы. Как это происходит на самом деле? Какие действия нужно осуществить для того, чтобы начать работать с облачной СЭД?

Елена Шелястина: Доступ к решению осуществляется в режиме онлайн и будет открыт на сайте www.letograf.ru. Для старта работы пользователю необходимо авторизоваться, введя логин и пароль, причем можно воспользоваться данными аккаунта Google. При этом полноценная и эффективная работа в облаке возможна при интернет-подключении на уровне веб-серфинга, повышенная пропускная способность канала не требуется.

После входа в систему пользователь начинает настройку своего сегмента СЭД в соответствии с организационной структурой и бизнес-процессами организации, вводя перечень подразделений, роли сотрудников, основные документы и т.д. Первый пользователь фактически становится администратором СЭД, приглашая в нее других сотрудников и подключая их к работе в системе. Оптимальна ситуация, когда администратором облачной СЭД может стать сотрудник секретариата организации, поскольку никаких специальных ИТ-навыков для данной работы не требуется.

TAdviser: Поскольку пользователями и даже администраторами системы могу являться рядовые офисные сотрудники, важное значение приобретает сервисная поддержка производителя. Как она реализована в «Облаке ЛЕТОГРАФ»?

Елена Шелястина: Система сервисной поддержки встроена в облако - пользователи получают доступ к системе электронных заявок, попадающих в службу техподдержки компании ЛЕТОГРАФ. Заявки отрабатываются в рабочем порядке.

Дополнительным инструментом является встроенная система новостей, информирующая пользователей о планируемых сервисных работах в облаке, а также уведомляющая о запуске новых функциональных возможностей.

TAdviser: В завершение разговора хотелось бы поднять вопрос о доступности данного сервиса. Какова стоимость работы в облаке?

Елена Шелястина: В настоящее время «Облако ЛЕТОГРАФ» находится в состоянии открытого бета-тестирования. Пока все заинтересованные организации приглашаются изучить возможности сервиса и начать работать в собственной полнофункциональной СЭД бесплатно.

Запросить доступ к системе можно отправив письмо на info@letograf.ru.После завершения бета-тестирования стоимость доступа к сервису будет рассчитываться в зависимости от числа пользователей из одной организации, работающих в облачной СЭД. Цена доступа будет такой, чтобы не быть обременительной для организаций среднего и малого бизнеса, которые не могут похвастаться неограниченными бюджетами на ИТ.