Как в «БАТ Россия» внедрили кроссплатформенную систему автоматизации на базе СЭД ТЕЗИС

Ксения Овсянникова: До появления СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия» для различных задач использовались различные решения, которые не были интегрированы между собой. К тому же некоторые процессы требовалось выполнять вручную. В частности, согласование договоров происходило в Lotus Notes, а данные о бюджетных лимитах и сроках действия доверенностей, с которыми нужно было сверяться, хранились в Excel-таблицах.

При этом мы активно занимаемся цифровизацией документооборота. Некоторое время назад в «БАТ Россия» внедрили систему Диадок для обмена юридически значимыми документами с контрагентами. В результате мы отказались от пересылки бумажных документов и процесс заметно ускорился.

Следующим шагом стало внедрение новой платформы, которая объединит документооборот и бизнес-процессы и станет общей для всех департаментов.

Ксения Овсянникова: Во-первых, мы стремились автоматизировать в рамках одной платформы полный жизненный цикл документов, от инициирования до архивации, включая процессы согласования, подписания, хранения и уничтожения. Во-вторых, было важно реализовать непрерывность процессов за счет бесшовных интеграций с Контур.Фокус, Контур.Диадок, Контур.КЦР и внутренними учетными системами. Наконец, третья задача заключалась в том, чтобы обеспечить универсальность процессов в работе как с бумажными, так и с электронными документами.

Ксения Овсянникова: Нам было важно, чтобы система обеспечивала высокий уровень автоматизации и возможность модификации процессов. Еще одним критерием было наличие как полнофункционального веб-приложения, так и мобильного приложения, чтобы пользователи могли комфортно работать на любом устройстве. Кроме того, мобильное приложение проще поддерживать, чем десктопное. Важную роль также играли успешные истории внедрения в других компаниях. В результате оптимальным вариантом стала СЭД ТЕЗИС.

Ксения Овсянникова: В СЭД ТЕЗИС реализованы контракт-менеджмент, инвойс-менеджмент, согласование капитальных затрат, электронный архив и модуль автоматизации кадровых процессов, иными словами, модуль HR.

Модуль, предназначенный для автоматизации контракт-менеджмента, помогает автоматизировать все этапы процесса, от инициирования договора до его подписания и архивного хранения. В СЭД также выполняются проверки контрагентов, тендерных и авторизационных лимитов, наличия у подписанта доверенности и электронной подписи. Результаты перечисленных проверок учитываются при определении участников процесса. Более 150 защищенных от изменения шаблонов договоров позволяют сократить маршрут и время согласования.

В рамках инвойс-менеджмента в системе реализован универсальный и масштабируемый процесс для обработки 15 различных видов документов, включая бумажные, электронные и комбинированные пакеты документов. Он включает регистрацию входящих пакетов документов, валидацию документов налоговыми экспертами, подписание электронной подписью, передачу в учетную систему, с которой интегрирована СЭД. Кроме того, система помогает отслеживать процесс транспортировки бумажных документов в центральный офис и передачу во внешний архив.

Процесс согласования капитальных затрат, то есть закупок оборудования — нестандартный для систем электронного документооборота. В СЭД ТЕЗИС на всех этапах этого процесса обеспечен автоматизированный контроль.

Мы также создали на базе СЭД ТЕЗИС архив для хранения электронных и бумажных документов, который позволяет выполнять массовую выгрузку документов, контролировать их срок хранения и процесс уничтожения. Каждый документ в системе сопровождается уникальным штрих-кодом для отслеживания на протяжении всего жизненного цикла. Особенно полезно, что с появлением архива появилась возможность быстро выгрузить для налоговой проверки бухгалтерские документы вместе со связанными договорами и дополнительными соглашениям.

Модуль HR автоматизирует формирование графика отпусков для всей структуры «БАТ Россия». На уровне СЭД реализован контроль планирования с учетом законодательных и корпоративных требований, региональных праздников, длительности отпусков на севере России и так далее. Также в системе реализованы процессы переноса или отмены отпуска, оформление выхода на работу в выходной день.

Мобильное приложение позволяет оперативно и в любой точке мира одобрять и подписывать договоры и закрывающие документы.

Ксения Овсянникова: Тендер по выбору СЭД мы провели в 2019 году, в октябре-декабре того же года проведено предпроектное обследование. В феврале 2020 года стартовала разработка. В августе 2020 года запустили контракт-менеджмент, в сентябре — инвойс-менеджмент и архив, в октябре — согласование капитальных затрат. Таким образом, все модули запускались в промышленную эксплуатацию параллельно и в сжатые сроки. Из-за пандемии этот процесс происходил полностью удаленно.

Сперва специалисты СЭД ТЕЗИС проводили демонстрацию каждого модуля и обучение для ключевых пользователей. После этого команда «БАТ Россия» тестировала систему по составленным заранее сценариям, а с началом опытной эксплуатации — проводила обучение для всех конечных пользователей. В ноябре 2021 года запущен модуль HR. Нам было очень важно успеть до начала планирования отпусков на 2022 год. Если в другие модули вносили доработки в процессе эксплуатации, то модуль HR сразу решили запустить в идеальном состоянии, поскольку им пользуются все сотрудники компании. Таким образом, мы попробовали разные подходы к внедрению.

Ксения Овсянникова: В СЭД ТЕЗИС работает 2 330 сотрудников «БАТ Россия». В месяц через систему проходит около 25 000 документов. СЭД используют во всей структуре, включая производственное предприятие, департамент маркетинга и продаж, центральный офис с юридической службой, бухгалтерией, отделом кадров.

Теперь сотрудники могут в одной системе выполнять все необходимые действия, от создания документа до архивации. Им больше не нужно тратить время и усилия на переключение между разными продуктами. Кроме того, в компании повысился уровень автоматизации — например, без участия пользователей происходит проверка полномочий подписанта договора и наличия у него действующей доверенности. При внедрении СЭД ТЕЗИС учтены и требования законодательства, и корпоративные регламенты British American Tobacco. Еще один важный момент — внедрение системы вскрыло ряд «подводных камней» и неоптимально организованных процессов. Понимание этого позволяет нам проводить их улучшение.

В 2020 году проект внедрения СЭД ТЕЗИС выиграл конкурс внутренних проектов British American Tobacco на уровне макрорегиона, в который входят Россия, Казахстан, Узбекистан и Белоруссия в номинации «Упрощение и энергия».

Ксения Овсянникова: Параллельно с эксплуатацией в обычном режиме мы ведем проектные доработки. В частности, планируется развивать функциональность модуля HR и мобильного приложения. Кроме того, в рамках change management мы настраиваем систему в соответствии с запросами пользователей. Чтобы получить результат быстрее, мы активно пользуемся встроенными возможностями кастомизации, например, для настройки новых видов карточек или реализации простых процессов согласования со стандартной матрицей подстановок. Такие изменения можно выполнить силами администраторов системы, без помощи разработчиков. Сейчас обновление происходит раз в месяц. Кроме того, мы организовали свою команду техподдержки, которая выполняет функции первой линии. Чтобы пользователи могли работать эффективнее, раз в месяц мы проводим обучение, где демонстрируем лайфхаки по использованию системы.

Идет масштабирование проекта на подразделения в Казахстане и Узбекистане. В каждом из них процесс автоматизации организован по-своему, в соответствии со спецификой региона, которую необходимо учитывать наряду с корпоративными требованиями. Так, в «БАТ Россия» взят курс на максимальный уровень автоматизации, в Казахстане процессы реализуются в СЭД от простых к сложным, в Узбекистане начали с внедрения «коробочной» версии и мобильного приложения.