Мини-АТС

Что такое мини-АТС?

Это специализированный компьютер. В него заводятся внешние телефонные линии, также от него отходят линии внутренней связи, Одним из главных предназначений мини АТС - это возможность экономить время и деньги. Ведь благодаря мини АТС огромное количество внутренних абонентов могут бесконфликтно пользоваться небольшим количеством внешних линий. Кроме этого, вы получаете возможность максимально эффективно использовать свою телефонную связь, Также, вы предоставляете современный сервис всем своим абонентам, и при этом вам совсем не нужно тратиться на какие-либо специальные телефонные аппараты.

Принцип работы мини-АТС

Автоматическая телефонная станция (так расшифровывается аббревиатура) представляет собой сложное электронное устройство, с помощью которого синхронизируются внешняя и внутренняя телефонная связь, автоответчик, модем, компьютер, факс. По сути, это система, работающая независимо от городских линий, поэтому связь с соседним цехом или отделом осуществляется без их участия. Помимо этого, с помощью мини-АТС можно создать локальную компьютерную сеть, и чтобы сделать это, достаточно подключить компьютер к телефону. Ну и, конечно, такие станции обеспечивают выход на городские и междугородние линии^[1].

Виртуальная мини атс для офиса — это услуга, которую оказывают провайдеры коммуникационных услуг. Суть ее такова: клиент получает в пользование цифровую (IP) телефонную станцию, которая физически размещается у оператора. Она позволяет пользоваться всеми возможностями АТС, доступ к которым осуществляется через сеть Интернет.

Преимущества мини-АТС в офисе

Гибкий и многофункциональный инструмент для оптимизации бизнеса — вот что представляет собой виртуальная АТС. Что это означает на практике?

• Финансовую выгоду. Поскольку клиент получает услугу, которую обеспечивают серверы провайдера, нет необходимости покупать дорогостоящее оборудование, прокладывать новые телефонные линии, загромождать офис проводкой. Кроме того, отпадает необходимость в должности штатного телефониста, а это — в свою очередь — позволяет снизить издержки на зарплату.
• Мобильность. Офис, оснащенный виртуальной АТС, можно развернуть в любом помещении и в любой точке мира. Независимо от переездов, номера компании останутся неизменными, а значит, клиенты не потеряют ее из виду. Если у компании несколько офисов, их можно объединить в общую сеть.
• Простоту развертывания и эксплуатации. Такую АТС можно настроить в течение 10-15 минут.
• Гибкость. Виртуальная станция легко адаптируется под требования бизнеса. Если число сотрудников увеличивается, к ней добавляют новые линии, меняются настройки в зависимости от насущной необходимости.
• Автономность. Даже если в офисе будет отключен свет или Интернет, на работе АТС это не отразится, поскольку все оборудование размещено у провайдера.

• автоматическая переадресация звонков. Ни одно обращение клиента не останется незамеченным: звонок, при занятости вашего менеджера, попросту «перебросится» другому специалисту;
• создание специальных линий для разных ситуаций. К примеру, мини-АТС через IP-протокол в автоматическом режиме туннелирует междугородние звонки;
• организация полноценной системы менеджмента звонков. Сюда входят последовательное переключение в случае необходимости с одного телефона на другой и возможность обрабатывать звонки. Помимо всего, в нерабочее время станция может функционировать в режиме «ночь»;
• возможность контролировать использование сотрудниками телефонов, что особенно важно, когда речь идет о междугородней связи. На основании полученного с помощью станции отчета можно установить ограничения на совершение звонков либо же их длительность с того или иного внутреннего номера. Такая система контроля важна и для бухгалтерии;
• интеграция разных видов связи. Благодаря мини-АТС не составит труда быстро переключиться, например, с городского телефона на IP-телефонию;
• запись всех звонков компании. С одной стороны, это важный пункт для безопасной работы компании, с другой же – возможность повысить профессионализм ее сотрудников. Часто именно на практических примерах проходит обучение операторов;
• шифрование звонков. Эта функция особенно полезна для руководителей, которые желают обеспечить дополнительную защиту внутреннего трафика, а при наличии устройств дополнительного шифрования легко создать приватные каналы между конкретными адресатами;
• экономия на международных звонках. Компании, филиалы которых находятся в других городах и странах, с помощью автоматической станции могут практически бесплатно звонить сотрудникам за тысячи километров

У вас появится возможность раздавать все телефонные номера, которые у вас есть в офисе. Потому как, если важный для вас звонок придет к кому-то из ваших коллег, не волнуйтесь, на вас все равно переключат.

Подняв трубку, вы выбираете и нажимаете `9`. Это нужно для того, чтобы выйти на любую свободную линию. С мини АТС, вам больше не придется ждать, когда ваш коллега договорит по параллельному телефону. Их больше не будет, а это значит, что никто не сможет влезть в ваш разговор.

На вашем рабочем столе будет стоять всего один телефон, который будет включать в себя не только городские линии, но и местную связь.

Вам больше не придется утруждать себя походами в соседний кабинет, теперь можно будет просто позвонить своему коллеге или подчиненному.

С мини АТС, вы легко создадите иерархию. Позволив руководящему составу выход в город по всем городским линиям, вы сможете запретить остальным сотрудникам выходить на межгород со своих телефонов. Однако если он все-таки разрешен, то программа учета стоимости все равно зафиксирует того, кто разговаривал, во сколько он совершил этот звонок и сколько на него потратил времени.

Вечером, в определенное время, мини АТС позволит совершать автоматическое переключение с абонентов на факс либо автоответчик (работающий в режиме: ночь, день, обед), а утром обратно. Кроме этого, городские линии сходятся на одно устройство, а потому, если кому-то из ваших сотрудников будет необходимо задержаться на работе, чтоб дождаться звонка, он сможет переключить вручную данные режимы.

Вы сможете проводить совещание с несколькими сотрудниками одновременно. Это будет возможно не только внутри вашего офиса, но и также с теми абонентами, которые в данный момент будут находиться в городе.

Вы и ваши сотрудники очень часто звоните за границу, и вам приходиться набирать до 15 цифр телефонного номера. Тогда запрограммируйте те телефонные номера, которые вам приходится часто использовать в сокращенный набор. После этого, вам нужно будет нажать всего три кнопки.

Если телефон зазвонит на столе у вашего сотрудника или коллеги, а его в это время не будет на месте, вам не придется идти к его рабочему столу. Вместо этого, вы можете поднять трубку на своем телефоне, и, нажав необходимую кнопку, начать разговор вместо него.

Когда у предприятия большая территория, а вам нужно донести какую-либо новость до своих сотрудников, не нужно использовать `сарафанное радио`, просто сделайте объявление по громкой связи.

Установив в своем офисе домофон, подключите его к мини АТС и тогда вы сможете с телефона открывать дверной замок.

В вашем офисе имеются различные телефонные линии (телефонные, таксофонные, линии коммерческого провайдера, и т. д.) и для дозвона в город, вам каждый раз необходимо набирать префиксы и различные цифры на разных линиях. В зависимости от типа линии, ваша мини АТС, сама произведет донабор необходимых цифр, а вам нужно будет всего лишь набрать `девятку` и можете звонить в город.

Недостатки мини-АТС

У виртуальной телефонной станции есть, пожалуй, единственный минус. Поскольку все данные компании хранятся на серверах провайдера, руководство не может их в полной мере контролировать. Такое положение дел может доставить неудобства, потому что ставит компанию в зависимость от тарифов и условий оператора.

Как выбрать офисную мини-АТС?

Для начала нужно обозначить спектр функций, которые будет призвана выполнить такая станция. Возьмите на вооружение важные пункты, от совокупности которых будет зависеть тип устройства.

• Какое количество городских линий потребуется подключить на момент установки АТС и в перспективе?
• Сколько внутренних телефонных аппаратов (и с какими функциями) нужно установить в офисе?
• Есть ли необходимость в специфических устройствах: домофонах, удаленном программировании станции, автосекретаре и т.д.?
• Предпочтительнее новое оборудование, либо же возможен вариант б/у?

Независимо от того, для чего нужна мини-АТС, есть практические нюансы, облегчающие выбор. Чтобы вычислить оптимальное количество внешних линий, применяют нехитрый расчет: на 3-5 внутренних абонентов — одна внешняя линия. Однако в этом правиле есть одно исключение. Даже если в вашем офисе работают 2 человека, не нужно брать только одну внешнюю линию — иначе вы не сможете, например, перевести входящий звонок на мобильный телефон.

Внутренние телефонные аппараты обычно распределяют таким образом: секретарю и руководству устанавливают системные цифровые терминалы с клавишами быстрого набора, прочим сотрудникам — более простые модели. С клавишами системных телефонов сопрягают все внутренние и внешние линии, а на их дисплеях можно увидеть имя звонящего и его добавочный номер.

С учетом этих моментов можете выбрать автоматическую телефонную станцию самостоятельно или положиться на профессионализм менеджера, который порекомендует оптимальный вариант для вашего офиса.

Примечания