Михаил Егоров, «АйДи – Технологии управления»: Современные СЭД превращаются в экосистемы корпоративных коммуникаций

Михаил Егоров: Основной тренд, который определяет развитие не только СЭД, но и в целом всего IT — это искусственный интеллект. В частности, от системы электронного документооборота ждут самостоятельного принятия решений и выполнение ряда функций, которые исторически выполнялись вручную пользователями: заполнение различных форм, регистрационных данных, маршрутизация, принятие решений о характере ответов и т.д.

На данный момент мы не наблюдаем достойных решений на рынке, но это вопрос времени. Сам факт, что ИИ в СЭД активно обсуждают и даже пробуют внедрять, свидетельствует о том, что совсем скоро такие решения появятся. Наша компания также работает в этом направлении и в ближайшее время будет презентовать функциональные решения в части искусственного интеллекта.

Михаил Егоров: В последнее время набирает популярность так называемый «бирюзовый стиль управления». Гибкие методологии, Agile, дебюрократизация процессов — все это заставляет современный бизнес уделять бОльшее внимание неформальным коммуникациям.

Именно в этом направлении мы развиваем нашу СЭД Documino. Уже сейчас в системе реализованы функции создания неформализованных заданий (Task Manager), а также ведения дискуссий в формате чатов, представляющие собой аналог мессенджеров, в том числе с возможностью личной и групповой переписки.

Кроме того, Documino автоматизирует и другие корпоративные процессы, не связанные с документооборотом, такие как организация встреч и совещаний, ведение календаря, уведомления и опросы и т.д.

Таким образом, современная СЭД перестает быть системой автоматизации документооборота, а превращается в экосистему корпоративных коммуникаций.

Михаил Егоров: Технологические тенденции искусственного интеллекта и перехода на российское ПО, о которых мы говорили выше, так или иначе требуют доработок СЭД, и основной вектор, оказывающий влияние на развитие СЭД на текущий момент — это централизация корпоративных ЕСМ процессов.

Многие территориально распределенные холдинговые структуры, которые раньше рассматривали СЭД как децентрализованную систему, автоматизирующую в отдельности каждое дочернее общество, сейчас смотрят в сторону единой централизованной системы. Такой подход стандартизирует и унифицирует большинство процессов корпоративного управления, а, следовательно, повышает прозрачность и сокращает издержки, в том числе и на эксплуатацию СЭД.

Также набирает популярность централизация бизнес-процессов, т.е. уход от «лоскутной автоматизации» в пользу крупных корпоративных ECM-платформ. Как пример, в СЭД автоматизируют процессы закупочной деятельности, согласования и обработки первичных бухгалтерских документов.

На базе СЭД создаются решения по централизованному хранению документов, интегрированные с множеством корпоративных IT-систем и выступающие для них в качестве Контент-Серверов.

Для решения подобных задач нами разработано специальное решение — система электронного архива Documino.Архив, которая позволяет централизовать хранение всей бизнес-документации общества в единой корпоративной системе.

Михаил Егоров: Технологии ИИ уже грубого вошли в нашу повседневную жизнь. Будущее корпоративных бизнес-приложений также сложно представить без цифровых ассистентов, голосовых помощников и других алгоритмах основных на технологиях машинного обучения.

Так каких же изменений ждать от СЭД?

В первую очередь — цифровизации функций канцелярии. В ближайшем будущем большую часть функций по регистрации и маршрутизации документов СЭД будут выполнять без участия человека.

Кроме того, развивающиеся сейчас технологии генеративного ИИ помогут пользователям СЭД быстрее погружаться в контекст переписки и формировать фактологически корректные ответы на входящие запросы как внутренних, так и внешних корреспондентов.

Безусловно, это не исчерпывающие примеры, но с учетом текущих трендов можно смело говорить, что в ближайшее время нас ждет появление новых интересных продуктов на стыке СЭД и ИИ, что обеспечит рынку СЭД сохранение темпов роста на 20-30% в год и новую волну интересных внедрений.

Михаил Егоров: С ростом значимости информации увеличиваются и объемы конфиденциальных материалов, что оказывает большое влияние на стандарты и практики обеспечения информационной безопасности. Учитывая это, в нашей системе Documino реализована функция шифрования документов по алгоритмам ГОСТ, что обеспечивает надежную сохранность данных: это защита просмотра и скачивания от привилегированных пользователей, включая администраторов системы.

Стоит отметить, что наши заказчики — крупные государственные или окологосударственные структуры, которые ежедневно сталкиваются с угрозами в части информационной безопасности. Именно потому требования к информационной безопасности системы, в том числе и СЭД, в последнее время сильно возросли. Это привело к тому, что практически во всех наших проектах мы разрабатываем отдельный комплекс мер по защите СЭД как извне, так и внутри организации.

Также, уже стандартом стало использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), являющейся основным инструментом, подтверждающим подлинность документов и факт подписания/согласования со стороны того или иного сотрудника. В этом году мы расширили возможность использования УКЭП, реализовав модуль мобильного подписания, т.е. возможность применения электронной подписи на мобильных устройствах.

Михаил Егоров: В первую очередь необходимо проанализировать существующие бизнес-процессы документационного обеспечения. Многие компании, начиная автоматизацию, не замечают, что часть процессов не оптимальна и является историческим наследием бумажного документооборота. Современные требования к выполнению различных бизнес-функций значительно изменились, и это важно понимать на входе в проект по модернизации СЭД.

Во-вторых, не стоит пытаться объять необъятное. Эффективная СЭД — это грамотно внедренная система. Часто клиенты хотят реализовать одновременно множество новых функций. Это правильный подход, но важно подойти к процессу модернизации поэтапно: начинать с базовых функций и плавно переходить к более сложным модулям.

Это соответствует современным методам проектного управления, таким как Agile, и позволяет быстрее достичь ожидаемых результатов и минимизировать количество ошибок в будущем.

Такой итеративный подход к реализации проекта способствует эффективному внедрению решений и минимизирует стресс для пользователей системы.

Михаил Егоров: В прошлом году мы завершили проект по импортозамещению СЭД в ПАО «Россети», включая все дочерние зависимы общества. В качестве целевого решения была использована платформа Documino, разработанная с учетом потребностей крупных холдинговых структур, имеющих большой поток входящих, исходящих и внутренних документов, требующих сложного иерархического рассмотрения и согласования.

В рамках проекта была сохранена вся функциональность предыдущей СЭД, а также разработаны дополнительные модули и интеграционные механизмы, значительно расширяющие охват ранее автоматизированных бизнес-процессов и функций ПАО «Россети». В частности, было разработано и внедрено мобильное приложение, позволяющее осуществлять обработку документов на смартфонах и планшетах, реализованы дополнительные статистические отчетности, создан отдельный модуль учета проверок, осуществляемых внешними органами контроля (надзора). В системе появились возможности использования усиленной электронной подписи и шифрования документов, составляющих коммерческую тайну.

В ходе проекта в новую СЭД были мигрированы все документы из исторической системы, а также история их обработки и активные задания сотрудников компании, что позволило исключить параллельную эксплуатацию старой и новой СЭД и оптимизировать расходы на сопровождение систем.

Это был интересный опыт и хорошая возможность для развития продукта. Проект оказался для нас вызовом в силу своей масштабности, но мы его приняли и отлично справились. Наша команда отлично показала себя в решении многоплановых задач проекта и обеспечила значительный потенциал для дальнейшего развития и масштабирования СЭД ПАО «Россети».