Руслан Аксяитов: От внедрения новой HRM-системы абсолютно каждый сотрудник получит выгоду

Руслан Аксяитов: На самом деле, хотя Mail.Ru в этом году исполняется 15 лет, Mail.Ru Group была образована около трех лет назад путем слияния нескольких крупных компаний, включая «Одноклассники», HeadHunter и другие. Естественно, после слияния возникла необходимость унификации бизнес-процессов, в том числе финансовых функций. Мы долго выбирали новую ERP-платформу, встречались с IT-директорами интернет-компаний и телеком-компаний, рассматривали все ключевые системы класса ERP, включая решения Microsoft и 1С.

Однако в итоге остановились на SAP ERP. Система SAP привлекла нас своей «строгостью». Как творческой компании, нам необходим порядок во всех формальных вопросах, который в состоянии обеспечить SAP ERP. Так, например, системы 1С и Microsoft – это «открытое поле», конструкторы, где ты можешь сконструировать необходимые опции; нам же, напротив, нужно было привести к единому знаменателю учет в рамках 7 различных юридических лиц. В прошлом году мы завершили внедрение базовых модулей финансового учета SAP ERP, а внедрение кадровой системы SAP ERP HCM стартовало в октябре 2012 года, и на данный момент мы завершили первый этап внедрения SAP HCM, перевели кадровый учет и расчет заработной платы в новую систему по всем российским юрлицам.

Между прочим, обратившись к выбору системы кадрового учета и расчета заработной платы, мы вновь провели исследование рынка и снова остановились на решении SAP. Среди прочего здесь сыграли свою роль профессионализм и опыт консультантов SAP не только в компании IBS, которая стала нашим партнером по внедрению, но и в других компаниях.

TAdviser: Какие преимущества в том, что компания IBS предоставила вам преднастроенное решение?

Руслан Аксяитов: Я вижу сразу несколько преимуществ в использовании преднастроенного решения. Во-первых, до внедрения в Mail.Ru Group оно уже было апробировано в российских компаниях с учетом всей специфики местного законодательства, русского менталитета и бухгалтерии, HR и кадрового документооборота. Во-вторых, именно использование преднастроенного решения позволило реализовать проект намного быстрее. Для нас были очень критичны сроки: мы наметили переход на новую систему уже с 1 января 2013 года, это было довольно жесткое требование со стороны наших кадровых специалистов и бухгалтерии. В конечном итоге нам удалось выдержать высокие темпы проекта: уже в феврале мы выплатили первую заработную плату, рассчитанную в SAP ERP HCM.

TAdviser: Сколько всего сотрудников в Mail.Ru Group? Сколько офисов объединяет новая кадровая система?

Руслан Аксяитов: Сейчас у нас около 3 тыс. сотрудников, но мы постоянно растём. В новой HRM-системе кадровый учет и расчет заработной платы ведется централизованно. Пока система объединяет только российские офисы: это Москва и филиалы, которые у нас есть в Воронеже, Питере, Нижнем Новгороде и еще некоторых других городах. На втором этапе планируется включить в работу в системе зарубежные филиалы в Германии, Латвии, Израиле и, возможно, офисы в других странах.

TAdviser: Какие особенности кадровой политики непременно нужно было учесть в ходе автоматизации?

Руслан Аксяитов: По сути, пока мы еще с автоматизацией кадровой политики не столкнулись, мы унифицировали вопросы кадрового документооборота, делопроизводства и расчета зарплаты. Но своя специфика, определенно, есть и в этих областях. В частности, в Mail.Ru Group много специалистов принимается на работу на разовые работы или на аутсорсинг. Таким сотрудникам предоставляются рабочие места, но оформляются они не как штатные сотрудники, а по договору гражданско-правового характера. Соответственно, от месяца к месяцу меняются объемы работ и оплата труда таких сотрудников. Раньше учет работников на ауторсинге по каждому юрлицу был своеобразный, сейчас же мы унифицировали делопроизводство и оформление результатов работы тех, кто трудится по ГПХ.

TAdviser: Каковы главные стадии HRM-проекта и какие из них уже завершены?

Руслан Аксяитов: Сейчас мы говорим только о первом этапе, который был завершен в марте 2013 года: мы перешли к промышленной эксплуатации системы. В скором времени мы перейдем ко второму этапу внедрения, причем он для нас является более интересным и более важным, поскольку подразумевает работу не только с backend-системой в части учета и кадрового делопроизводства, но и, по сути, с каждым сотрудником нашей компании. В рамках второго этапа будет создан единый корпоративный HR-портал, доступ к которому будут иметь абсолютно все работники Mail.Ru Group (с разграничением прав доступа к информации, разумеется).

Причем интересно, что, задумывая такой портал, мы считали свои требования вполне соответствующими духу времени. Однако на стадии выбора платформы выяснилось, что даже в мире таких корпоративных HR-порталов внедрено еще не так много, не говоря уже о российском рынке, где их наличием может похвастаться очень ограниченный круг крупных компаний, сами вендоры (например, SAP) и некоторые системные интеграторы.

TAdviser: Что же это будет за портал и как с ним смогут работать рядовые сотрудники?

Руслан Аксяитов: Мы считали, что наше желание, чтобы каждый сотрудник мог в любой момент зайти на портал, посмотреть свои данные, оставить какие-то комментарии вполне разумны, но, оказывается, не так все просто. Никто таких требований к HR-порталам до этого не предъявлял, так что наша задача выглядит вдвойне амбициозной. Предполагается, что у сотрудника на этом портале будут завязаны все кадровые бизнес-процессы и даже больше. Это как минимум оформление заявок на отпуск, командировки, больничных листов и так далее. Сейчас проектируемое количество бизнес-процессов, связанных с порталом, минимально, но, думаю, что постепенно оно будет возрастать. Мое видение состоит в том, что, в конце концов, этот HR-портал должен объединить в себе все потребности работника, которые у него сейчас возникают, будь то закупка IT-оборудования, передача документов в бухгалтерию и так далее.

TAdviser: Звучит здорово. Если ваши аппетиты будут возрастать, будете ли вы охватывать такие сферы как управление кадровым потенциалом, талантами?

Руслан Аксяитов: Да, в идеале внедрение управления кадровым потенциалом составит третий этап проекта, но пока не входит в установленные договорные обязательства с подрядчиком. Это связано с тем, что запуск третьего этапа будет возможен только после успешного завершения второго этапа. Третий этап предполагает не только и не столько создание автоматизированной системы, но и создание методологической основы, без которой ничего в этой области сделать невозможно. Так что всему свое время.

TAdviser: Что в ходе проекта удавалось вам легко, а что вызывало сложности?

Руслан Аксяитов: Легко было взаимодействовать с подрядчиком, не буду лукавить, потому что у IBS был опыт реализации проектов в других компаниях, и они понимали, чего мы хотим. Сложностей как таковых не было. Были неунифицированные данные из старых 1С-ов и других систем. Я отлично понимал, что это будет нашей главной проблемой. Нужно было их подготовить и «залить» в SAP. Нам удалось это сделать, и я надеюсь, что проблем с ними дальше не выявится.

TAdviser: Считаете ли вы ваш проект инновационным?

Руслан Аксяитов: Для больших и неповоротливых компаний вывод системы в промышленную эксплуатацию за 3 месяца, возможно, и был бы инновацей, но для такой компании как Mail.Ru Group – нет. Я бы сказал, что проект передовой, непростой, не до конца завершённый. Когда мы его закончим, это не будет инновацией – мы, скорее, рассчитываем на достижение определенной удовлетворенности, эффекта внутри компании. Здесь, скорее, имеет место новизна подхода к внедрению.

TAdviser: Какой в целом результат вы ожидаете?

Руслан Аксяитов: Полностью завершить первый этап сдачей квартальной отчетности из SAP. Второй результат – это практическая польза для сотрудников: я надеюсь, что им станет удобно работать в SAP, а это достигается, по опыту моих нескольких проектов, месяца через два-три. Третье – все сотрудники после завершения второго этапа будут иметь доступ к порталу, так что каждый сотрудник получит вполне определенный бенефит, а, следовательно, и вся компания в целом.