АШАН перевел договорные процессы в Directum RX

Предпосылки проекта

Компания уже использовала набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации.

Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. С договорными документами в АШАН работают более 1 тыс. сотрудников, среди них:

• сервисные службы: 8 дирекций, 25 отделов, более 600 сотрудников;
• склады и магазины: 97 магазинов, 12 складов, более 500 сотрудников;
• дирекция по товару: более ста сотрудников.

При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX.

Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.

За год команде внедрения предстояло:

1. Построить единую централизованную систему электронной валидации и хранения договоров.
2. Создать общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы АШАН Ритейл Россия.
3. Организовать систематизированный учет и поиск документов, создать для них электронное хранилище.
4. Разработать механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum RX, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап ― с участием партнера RockITSoft мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, число которых в год у нас не меньше, чем количество договоров, ― Павел Громов, к.ю.н., директор юридического департамента АШАН Ритейл Россия.

Для ведения проекта команда выбрала итерационный подход, который базируется на принципах Agile и Scrum. Благодаря этому получилось оперативно реагировать на изменения требований, в короткие сроки предоставлять результаты для рабочей группы и эффективнее определять приоритетные задачи.

В основе ― безопасность данных

На старте проекта специалисты RockITSoft провели комплексный анализ процедуры валидации документов и организовали интервью с сотрудниками АШАН. В итоге удалось структурировать разрозненную информацию по регламентам согласования. Это помогло привести бизнес-процессы к единому стандарту.

Важная задача проекта ― организовать хранение большего объема персональных данных с соблюдением требований информационной безопасности. Для этого специалисты проекта развернули систему в центре обработки данных (ЦОД) АШАН:

• провели проектирование архитектуры системы;
• выполнили развертывание среды разработки и тестирования;
• установили и настроили систему Directum RX для рабочей группы.

Как вести договорные процессы без бумаги

Торговая сеть АШАН насчитывает много подразделений, магазинов и складов, поэтому в компании сложился многоступенчатый процесс валидации договоров. Чтобы в Directum RX выполнялись все требования по валидации, команда проекта адаптировала карточку договорного документа и разработала специальную матрицу согласования.

Карточка договора содержит более 50 основных атрибутов. На их основе система автоматически определяет ответственных и последовательность визирования. При необходимости сотрудники могут добавлять дополнительных участников согласования вручную.

Пользователям доступны все этапы процесса: они видят комментарии рецензентов, сведения о делегировании и количестве итераций.

Система сохраняет информацию о стадиях работы с документом: от его создания и до передачи в архив.

Поставщики компании проходят проверку специализированных служб АШАН для определения уровня благонадежности. Итоги этой работы сотрудники фиксируют в системе. В дальнейшем эту информацию используют участники согласования для принятия решения о подписании договорных документов.

В матрице согласования можно прописать свойства и указать обязательных участников процесса:

1. Выбрать характеристики договора: вид документа, типовой, нетиповой, расходный, доходный, нефинансовый и другие. По критериям система определяет правило согласования.
2. Заполнить обязательных визирующих для определенного правила и установить приоритет для каждого согласующего.

Благодаря матрице система учитывает все нюансы вычисления участников согласования. При этом администраторы АШАН могут самостоятельно корректировать правила и создавать новые.

Практически все согласующие в компании подписывают документы на основании выданной доверенности. Так как торговая сеть является участником эксперимента по переходу на машиночитаемые доверенности (МЧД), в рамках проекта проведена подготовка к работе с новым форматом.

Переезд в Directum RX

Специалисты RockITSoft структурировали архив, хранящийся в сетевых папках компании, для определения документов, подлежащих миграции в систему электронной валидации договоров (СЭВД).

Первый этап миграции данных занял две недели. Дозагрузка документов проходила на регулярной основе ― раз в неделю.

В итоге переезда в Directum RX:

• проведена миграция 50 000 документов;
• создана структура папок для архивов бухгалтерии, документов по недвижимости и юридического департамента;
• автоматически заполнены атрибуты и установлены связи между перенесенными документами.

Для создания единого информационного пространства проведена интеграция Directum RX c другими системами АШАН: SAP HR, ANEE, Active Directory, Контур.Диадок и с почтовым сервисом Gmail.

Перед стартом работы все сотрудники структурных подразделений прошли обучение. Опытная эксплуатация длилась полтора месяца. За это время специалисты АШАН создали более 3 тыс. документов, запустили 2 тыс. задач на согласование договоров и 1,7 тыс. задач по оценке рисков поставщиков.

Результаты

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла АШАН исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов.

В ходе проекта специалисты RockITSoft:

• структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов;
• на основе существующих шаблонов разработали более 100 вариантов договорных документов;
• настроили более 30 различных критериев матрицы согласований;
• организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса.

В проекте с АШАН Ритейл Россия для нас было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. Созданная в соответствии с ними СЭВД содержит в себе low-code-инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети АШАН, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и магазинов, и складских помещений торговой сети. Мы поддерживаем планы АШАН по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать наше продуктивное сотрудничество, - Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft.

В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование МЧД, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

Directum RX ― интеллектуальная система для управления бизнес-процессами и документами, включает готовый набор решений: от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и проектной деятельности. Разработанная на мощной ECM/BPM-платформе, система обеспечивает одновременную работу 50 тыс. пользователей, встроенные ИИ-механизмы автоматизируют обработку текстовой информации, а инструменты no-code/low-code позволяют гибко адаптировать её возможности без программного кода.

Торговая сеть АШАН Ритейл Россия работает на российском рынке с 2002 г. и управляет 230 магазинами. Штат компании ― около 30 000 сотрудников.