Айрат Сибгатуллин, Directum: Базового КЭДО уже мало

Айрат Сибгатуллин: Первое — явно прослеживается тренд на повышение уровня цифровизации кадровых процессов. Компании переходят от базового КЭДО — кадрового электронного документооборота — к более сложным сквозным процессам кадрового делопроизводства.

Многие организации, которые начали с автоматизации основных процедур, например, подписания документов работодателем и сотрудником, приходят к пониманию, что этого недостаточно. Они начинают изучать, где документ зарождается, какие этапы согласования и утверждения он должен пройти перед подписанием, — это уже процессная часть, которую не закрывают сервисы КЭДО. Кроме того, компании хотят переводить в цифру прием сотрудников на работу, управление отпусками и командировками. Все это возможно только на базе мощной и проработанной платформы.

Практически с момента зарождения продукта Directum HR Pro мы придерживались позиции, что КЭДО — это только начало и потребности клиентов шире. Не случайно слоганом системы стала фраза «Больше чем КЭДО». Запросы наших клиентов подтверждают, что рынок движется именно в этом направлении — интерес смещается с перевода кадровых документов в цифру и их подписания к сквозной цифровизации HR.

Чтобы упростить жизнь заказчиков, мы изменили подход к лицензированию: теперь при покупке ПО для КЭДО решения «Прием на работу», «Отпуска» и «Ознакомление с ЛНА» поставляются бесплатно. Больше не нужно думать, в какой последовательности переводить процессы в цифру, что приобретать сначала, а что потом — все нужное доступно сразу после покупки решения для КЭДО.

Важно, что мы наблюдаем интерес к комплексной HR-цифровизации не только со стороны крупного бизнеса, но и от представителей средних и даже малых (100-200 сотрудников) организаций. Компания Directum традиционно ориентирована в первую очередь на крупных заказчиков. Но мы видим, что клиенты из среднего и малого бизнеса постепенно осознают всю широту возможностей цифровой трансформации кадровых процессов, у них появляются новые запросы. Такие заказчики уже приходят, и нам есть, что им предложить. Directum HR Pro заточена под комплексную автоматизацию и повышение качества кадровых процессов, что делает ее привлекательной для компаний любого размера.

Клиенты, которые приходят к нам от других поставщиков, ищут больше гибкости, простора для действий и оптимизации процессов. Они хотят настраивать систему под свои нужды и оптимизировать ее без необходимости писать код. В Directum HR Pro эта опция доступна благодаря встроенным no-code-инструментам, которые дают возможность конструировать бизнес-процессы без программирования.

Еще один тренд — это растущий интерес к HR-цифровизации со стороны государственных структур. Продолжается эксперимент по применению кадровых электронных документов в госсекторе на базе системы ЕИСУКС. В то же время организации, в которых сотрудники работают на основании Трудового кодекса, уже сегодня могут выбирать между федеральной системой и профильными решениями, такими как Directum HR Pro. Мы активно развиваем все инструменты, которые могут понадобиться госорганам. Госключ доступен прямо из «коробки», в системе соблюдаются все требования по информационной безопасности и охране персональных данных.

Тренд только зарождается, но уже можно говорить о его значимости: по нашему опыту, внедрение какого-либо инструмента в госсекторе — это маркер дозревания рынка.

Айрат Сибгатуллин: Здесь я бы отметил, что все больше вендоров переходят от личных кабинетов к разработке мобильных приложений. Это обусловлено тем, что жизнь современного человека тесно связана со смартфоном. Мобильное приложение становится удобным инструментом для сотрудников и упрощает их работу. Больше не нужно запоминать адрес сайта или сохранять его в закладках браузера. Достаточно просто открыть приложение и начать работу.

Для компаний это тоже выгодно — упрощаются и становятся дешевле коммуникации с сотрудниками. К примеру, работника нужно как-то уведомлять о поступивших в системе заданиях. Это можно сделать по СМС, электронной почте или в мессенджерах. Однако такой сценарий создает избыточность каналов общения, за которыми необходимо следить. Мобильное приложение избавляет от задачи мониторить множество каналов связи.

Также мы отмечаем растущий запрос рынка на внедрение корпоративных порталов и регулярно получаем запросы на встраивание в них функциональности КЭДО. Портал сегодня — это многофункциональное бизнес-приложение, через интерфейс которого можно получить доступ ко всей информации, сервисам, системам, процессам и инструментам, а значит, он становится единой точкой входа в корпоративную жизнь для каждого сотрудника. Не случайно компания Directum сейчас активно развивает портальное решение.

Айрат Сибгатуллин: Безусловно, рынок растет, и все основные рейтинги это подтверждают. Фактически каждый год происходит удвоение. Мы видим подтверждение этому в увеличении количества наших сделок и клиентов. Причина в том, что кадровый электронный документооборот уже перешел из разряда чего-то нового и неизведанного в рабочий инструмент для повышения эффективности каждого предприятия.

За последний год мы отметили увеличение количества сделок примерно в 2 раза. Крупные клиенты, взаимодействующие со множеством контрагентов, внедряют у себя КЭДО и получают отличные результаты. Другие организации видят эти примеры и тоже встают на путь цифровой трансформации. У нас есть кейсы, когда в Directum обратились по рекомендациям наших текущих крупных клиентов, у которых проект уже завершился. Законодательных преград нет, эффект налицо, поэтому потребность в HR-цифровизации возрастает повсеместно.

Айрат Сибгатуллин: Среди малых и средних предприятий по-прежнему наиболее востребована настройка базового КЭДО — перевод документов в электронный вид, организация их подписания. Интересы крупных предприятий шире, и здесь в топе планирование отпусков, цифровой прием на работу, организация командировок. В целом, чем крупнее компания, тем актуальнее для нее процессные кадровые решения.

Айрат Сибгатуллин: Ключевое — гибкость и приемлемая стоимость настройки и адаптации. В системе Directum HR Pro они обеспечиваются за счет встроенных no-code-инструментов, которые доступны пользователям уже из «коробки».

Также важна устойчивость системы к высоким нагрузкам. Это особенно актуально для крупных предприятий с десятками тысяч сотрудников. Мы проводим нагрузочные и объемные тесты при выпуске каждой версии, чтобы гарантировать стабильную работу системы в будущем. Платформа в основе Directum HR Pro успешно прошла тестирование на 50 000 одновременных подключений.

Мы отмечаем растущее внимание заказчиков к вопросам информационной безопасности. Особенно это касается крупных организаций, в частности, банков, где требования по ИБ становятся чуть ли не основополагающими. То же справедливо в отношении госсектора.

Все чаще в перечне требований заказчиков звучит экосистемность ИТ-решения. Это значит, что пользователи устали от «зоопарка» систем, каждую из которых нужно отдельно настраивать, интегрировать в ИТ-ландшафт, а потом обновлять. Гораздо удобнее и дешевле переводить в цифру различные бизнес-процессы на одной платформе, и клиенты это понимают. К примеру, на базе экосистемы решений Directum можно цифровизировать самые разные блоки задач — от делопроизводства, управления договорами и счетами до кадровых задач и проектной деятельности.

Главное — при выборе ПО не ориентироваться только на маркетинг. Приведу конкретный пример: на рынке HR-цифровизации есть игроки, ориентированные на сегмент СМБ, и они регулярно рассказывают о новых внедрениях. Выглядит это здорово, но важно понимать, что количество — это еще не все. Программный продукт, который хорошо закрывает потребности небольшой компании, скорее всего абсолютно не подойдет крупной организации. Внедрения в компаниях с десятками тысяч сотрудников «штамповать» не получится.

Айрат Сибгатуллин: Не все заказчики сегодня готовы вкладывать в цифровизацию кадровых процессов большие суммы и инициировать долгосрочные проекты. В таких случаях быстрое внедрение продуманной «коробки», которая содержит самую нужную функциональность, становится оптимальным вариантом.

Мы стремимся обеспечить быстрый и легкий старт использования наших решений и также предлагаем подход от «коробки». Она закрывает основные задачи и дает возможность оценить продукт, понять, насколько он подходит компании. На этой основе проще решить, какая кастомизация или донастройка системы потребуется в дальнейшем. При этом важно, чтобы «коробку» можно было развивать. В случае с Directum HR Pro это легко сделать с помощью no-code-инструментов.

Наш подход отчасти ориентирован на удовлетворение растущего спроса. Если мы будем предлагать заказные решения и длительные, комплексные проекты каждому клиенту, это будет экономически нецелесообразно. Поэтому мы делаем ставку на легкие и быстрые коробочные внедрения, которые помогут удовлетворить рыночный спрос. Детальная документация и подробная справка Directum HR Pro делают возможными самостоятельные внедрения с минимальным участием проектных команд.

Айрат Сибгатуллин: Одна из основных проблем — как вовлечь сотрудников и побудить их пользоваться новым решением. В России нет закона об обязательном переходе на электронный кадровый документооборот, а работники часто относятся к нововведениям настороженно. Если большой процент сотрудников выбирает классический бумажный обмен документами, это ведет к проблемам: на поддержку этого сценария нужны ресурсы.

Повысить вовлеченность можно, если с самого начала проекта планомерно рассказывать работникам о преимуществах кадрового документооборота в цифре. Опыт наших клиентов доказывает, что это дает отличные результаты. Так, в компании «Лента» для сотрудников разработали специальный лендинг со всей необходимой информацией о новом формате и о его плюсах. А для работников коммерческого банка «Кубань Кредит» создали краткие памятки по подключению и выполнению основных задач в личном кабинете. На обоих проектах показатели вовлеченности были очень высокими.

Другая проблема заключается в том, что заказчики пытаются воссоздать в информационной системе процессы в том же виде, в котором они существовали на бумаге. В случае с КЭДО это плохой сценарий, потому что сфера очень сильно зарегламентирована, и существует масса законодательных нюансов, которые важно учесть в системе. Например, в «бумажном» мире человек приходит трудоустраиваться, подписывает пачку документов и через час получает трудовой договор и другие бумаги. В цифре такой подход не работает. Необходимо учесть законодательные особенности, продумать, как идентифицировать сотрудника, в какой последовательности он будет подписывать документы. Как итог, привычные сценарии процессов требуется пересматривать.

Решить задачу помогает глубокая методологическая проработка продукта и процессов. Так, в компании Directum работает целый штат методологов, которые отслеживают все изменения законодательства, а также помогают клиентам при переходе на КЭДО — разъясняют все нюансы, предоставляют шаблоны необходимых документов.

Айрат Сибгатуллин: Главная новинка — мы полностью перешли на no-code во всех решениях Directum HR Pro. Чтобы адаптировать систему под особенности корпоративных бизнес-процессов, больше не нужна заказная разработка или подключение штатных программистов. Изменить схему процесса легко в интуитивно понятном редакторе. Здесь пользователь, например, аналитик, может выстроить процессы из стандартных визуальных элементов. Для эффективной настройки системы достаточно понимать «внутреннюю кухню» конкретной организации и освоить простой редактор для создания схем.

Из новинок также стоит отметить включение Госключа в коробочную версию системы — для наших клиентов использовать государственное мобильное приложение стало проще.

Еще одно важное нововведение — разработка мобильного приложения. Оно будет доступно широкой публике в ноябре этого года. Сейчас мы находимся на последних этапах разработки, и официальный релиз ожидается в ближайшее время.

Айрат Сибгатуллин: Недавно мы совместно с партнером Т1 завершили проект в компании «Лента». На этом примере хорошо видно, какие метрики использует крупный бизнес при оценке эффективности HR-цифровизации.

Внедрение помогло сэкономить средства, которые раньше уходили на бумагу, а также оптимизировать затраты на персонал: цифровые инструменты забрали на себя огромный пласт рутины, а значит, растущий объем работы могут закрывать имеющиеся в штате кадровые специалисты — новых нанимать не нужно.

Кроме того, система помогает сократить время и усилия, затрачиваемые на отправку и получение документов. Это особенно актуально для крупных территориально распределенных организаций.

Также клиенты учитывают удовлетворенность пользователей и изменения в восприятии бренда, ведь HR-функция — это сервис, который оценивается не только по количественным метрикам, но и по субъективным критериям вовлеченности.

Самое важное, что отметили специалисты «Ленты» после перехода на электронный документооборот, — это прозрачность процессов. Теперь они могут строить управленческие отчеты, чтобы получить информацию о количестве и типах подписанных документов, своевременности ознакомления с ними и соблюдении трудовой дисциплины. Благодаря инструментам аналитики они более объективно оценивают работу кадровиков, обслуживающих эти процессы.

Наконец, цифровизация процессов обеспечивает соблюдение трудового законодательства и помогает выявить узкие места, где компания теряет ресурсы.

На примере «Ленты» видно, что перевод кадровых процессов в цифру — это мастхэв для крупного бизнеса, так как он дает вполне конкретные и очень ощутимые результаты.