Александр Сафиулин, Bellerage: Рынок КЭДО развивается динамично, бизнес заинтересован в электронном документообороте

Александр Сафиулин: Закон №377-ФЗ принес большую пользу с точки зрения автоматизации: помог существенно оптимизировать внутренние процессы компаний. По моим наблюдениям, подход к взаимодействию «сотрудник-работодатель» в компаниях довольно трепетный, консервативный, и новый закон оказал большую помощь в ускорении этих коммуникаций при помощи средств автоматизации. Теперь при форматах работы вахта или «удаленка» более нет необходимости в посещении офиса и оформлении кадровых документов в бумажном виде, что, безусловно, крайне удобно.

Важно, что утверждению закона предшествовали пилотные проекты в ряде компаний, по результатам которых была собрана обратная связь, учтены все замечания и пожелания заинтересованных сторон. Именно поэтому закон хорошо проработан и на практике стал мощным импульсом к появлению нового направления на ИТ рынке.

Кадровый электронный документооборот — та область в развитии ИТ-сектора, в которой Россия опережает многие страны. Мы нередко слышим от своих клиентов сожаление о том, что они пока не могут распространить практику КЭДО, например, на подразделения в СНГ, в силу неготовности местной законодательной базы.

Александр Сафиулин: На рынке появилось около 100 различных ИТ решений для организации кадрового электронного документооборота. Крупные компании или уже перешли на КЭДО, или реализуют план по поэтапному переводу сотрудников на электронный документооборот. Компании из всех сегментов бизнеса демонстрируют высокий интерес к возможностям и функционалу КЭДО для повышения своей эффективности.

Александр Сафиулин: Действительно, на бумаге по-прежнему остается все, что связано с техникой безопасности, охраной труда и увольнением сотрудника. Эти моменты требуют дополнительного внимания со стороны сотрудников, руководства компании, государственных органов, и закон здесь учитывает их интересы. Я оцениваю это как оптимальное решение.

Александр Сафиулин: Проекты по организации КЭДО носят, как правило, нестандартный характер. Они предполагают работу с персональными данными, расчетными листами, авансами и прочими документами, вовлечение различных подразделений компании (кадры, ИТ, служба безопасности, юристы и т.д.), которые участвуют в работе по переходу на КЭДО, в том числе в подготовке пакета юридических документов, подтверждающих легитимность электронного взаимодействия и правила его использования.

Несмотря на то, что кадровый учет довольно четко регламентирован, в каждой компании есть свои особенности его ведения, т.к. бизнес-процессы зависят от специфики отрасли, степени открытости компании, устоявшихся правил и регламентов. Например, часто различаются процессы по согласованию и изменению графика отпусков, командировок и т.д.

Поэтому к внедрению КЭДО мы подходим не только с ИТ стороны. В Bellerage мы собрали все необходимые практики и компетенции для ведения таких проектов: у нас имеются свои юристы, специалисты по кадровому учету и расчету заработной платы, по миграционному учету, ИТ и специалисты по безопасности. Все это позволяет нам применять комплексный подход. Мы реализуем переход на КЭДО полностью: начиная от формирования целей и задач проекта, документального сопровождения, управления изменениями до обучения сотрудников и запуска в промышленную эксплуатацию с дальнейшим сопровождением.

Александр Сафиулин: Проекты по КЭДО можно одновременно отнести как к b2b, так и к b2c проектам, потому что они затрагивают большинство сотрудников заказчика: работать нужно не только с учетными/производственными подразделениями, как в ERP проектах, но и с сотрудниками, которые ранее, возможно, не нуждались в доступе к ИТ системам компании. Если часть персонала не имеет рабочих компьютеров, для организации КЭДО могут, например, использоваться либо смартфоны, либо специальные информационные киоски, установленные непосредственно в цехах.

Александр Сафиулин: Я считаю, что это огромный плюс закона. В результате ключевая информация доводится до каждого сотрудника, чтобы тем или иным способом — в мобильном приложении, на компьютере или с помощью классических бумажных документов, сотрудник мог ознакомиться с приказами, распоряжениями руководства, своими учетными листами. Все вместе это ускоряет кадровый документооборот.

Александр Сафиулин: Да, все ИТ-решения мы сначала тестируем на себе, — это принцип нашей компании. Мы были одни из первых, кто внедрил у себя решение на базе «1С: Кабинет сотрудника». Так что КЭДО в Bellerage мы используем уже более двух лет. За это время мы подтвердили все три компетенции по кадровому ЭДО, которые выделяет разработчик решения: осуществили крупное внедрение, внедряем локальную версию, осуществляем доработку.

Александр Сафиулин: Мы очень любим решения на базе «1С», имеем сильные компетенции по внедрению всей линейки продуктов этого вендора, а также большинство наших клиентов используют конфигурации на платформе «1С:Предприятие».

Что касается конкретно «1С:Кабинет сотрудника» — это одно из самых популярных на рынке ИТ-решений. С первого года его появления количество клиентов измеряется тысячами и продолжает демонстрировать еще более активный рост. Решение очень хорошо взаимодействует с такими учетными системами как «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» (в т.ч. для бюджетных организаций), «1C:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация». Так обеспечивается максимальная легкость интеграции и скорость развертывания решения по организации КЭДО.

Александр Сафиулин: «1С:Кабинет сотрудника» — это конфигурация «1С», написанная на языке программирования «1С:Элемент». Данная технология позволяет создавать портальные и мобильные решения с дружественным интерфейсом.

Мы плотно взаимодействовали с вендором по вопросам развития решения, поэтому получили возможность своими силами кастомизировать данную систему под требования заказчика, что является одним из наших важных преимуществ. Среди партнеров вендора возможность доработки «1С:Кабинет сотрудника» имеют всего несколько компаний.

Александр Сафиулин: «1С» допускает два варианта: установка в защищенном облаке вендора или на серверах заказчика с сохранением имеющегося уровня безопасности всех ИТ-систем. И это тоже сильно отличает данную систему от других аналогичных решений, представленных на рынке. Мы способны помочь реализовать оба варианта.

Александр Сафиулин: Да, мы можем это сделать и делаем. У «1С:Кабинет сотрудника» широкие возможности по интеграции с разными сторонними системами. Мы разрабатываем клиентам дорожные карты ИТ трансформации с учетом сложившейся ИТ инфраструктуры компании и максимальной эффективности от вложенных инвестиций в данные изменения.

Александр Сафиулин: Самый быстрый проект внедрения КЭДО мы реализовали за три дня. Окупается проект по организации КЭДО примерно за 3-6 месяцев. Средняя стоимость автоматизации одного рабочего места лежит в диапазоне от 500 и до 2-3 тыс. рублей. Для ИТ-проекта это очень низкая стоимость в расчете на одного сотрудника. Прямая экономия возникает за счет снижения потребности в бумаге, кратного уменьшения бумажных архивов, а косвенная, и самая существенная, — за счет повышения скорости принятия решений и в целом скорости работы, а также управляемости процессов.

Александр Сафиулин: Если компания крупная, то начинается работа с аудита, пилотного внедрения в небольшом подразделении, а потом проект тиражируется на всю структуру.

Александр Сафиулин:Любая компания должна концентрироваться на получении максимальной прибыли и, соответственно, на тех ИТ-инструментах, которые способны принести максимальную прибыль и потребуют минимальных расходов в дальнейшем. Так как большинство инструментов КЭДО — облачные, а реализация КЭДО — разовый проект, то привлечь внешнего подрядчика по определению выгодней, чем нанимать и затем держать на постоянной основе собственного специалиста.

Если говорить конкретно об инструменте «1С:Кабинет сотрудника», то решение написано на новом языке. И логично, если ИТ-отдел компании будет поддерживать и развивать основные ИТ-системы, поддерживать операционный бизнес, а не тратить время на изучение того, что нужно только в краткосрочной перспективе и потребует минимальных трудозатрат на поддержку после внедрения. Так, у нас есть клиент на 1500 сотрудников, и его трудозатраты на поддержку с нашей стороны не больше 15 часов в месяц. Это немного в сравнении с содержанием собственного сотрудника поддержки.

Александр Сафиулин: В ИТ не бывает так, чтобы проект мог существовать без поддержки, и даже если проект должен быть реализован за несколько месяцев, стороны ориентируются на долгосрочное сотрудничество. Мы все являемся цифровыми компаниями и хорошо понимаем, почему это так. Тем не менее, в проектах КЭДО мы ориентированы, в том числе, на создание у клиента внутренних центров компетенций и помогаем появлению т.н. внутренних «суперпользователей», которые в дальнейшем помогают развивать и поддерживать внедренное решение, масштабировать его.

Александр Сафиулин: Бизнес заинтересован в повышении эффективности. Даже простой обмен документами может требовать больших трудозатрат, не говоря уже о расходах на архивы кадровых документов, ведь некоторые из них нужно хранить 70 лет. Поэтому будущее — за цифровизацией архивов, и это, можно сказать, базовый запрос.

Иногда клиенты обращаются за консалтингом для лучшего управления отпусками, которые не были отгуляны вовремя. Графики отпусков должны синхронизироваться уже на этапе их составления, и для большой компании это тоже непростая задача. Например, в одной компании-клиенте до реализации КЭДО пересогласование отпусков в бумажном виде занимало несколько дней, после — всего лишь 5-10 минут.

Уместно вспомнить и тот факт, что КЭДО — просто спасение компании при переходе сотрудников на удаленку, т.к. можно подписывать юридически значимой подписью заявления на отпуск и другие документы. Очевиден выигрыш и во времени, затрачиваемом на подписание, и в экономии на транспортных расходах.

Еще один запрос — на сохранность персональных данных. Решение «1С:Кабинет сотрудника» — российское, ЦОДы вендора находятся в России. Это тоже немаловажно, поскольку обеспечивает соответствие требованиям контролирующих органов и в целом российского законодательства.

Александр Сафиулин: Во-первых, мы умеем выполнять аудит текущей ситуации и создание максимально эффективной дорожной карты по развитию ИТ-архитектуры. Во-вторых, — оптимизацию бизнес-процессов на основании лучших рыночных практик. В-третьих, — автоматизацию процессов с целью уменьшения ручного труда и повышения продуктивности. В-четвертых, — дальнейшее долгосрочное сопровождение внедренного решения, его поддержку и развитие. И, безусловно, — интеграцию с другими информационными системами в ИТ-ландшафте компании-заказчика.

Александр Сафиулин: SLA всегда присутствует. Однако еще важней максимальная ориентированность на клиента, глубокое понимание его задач и общей текущей ситуации, готовность находить решения по принципу win-win. Наш основной приоритет — качество услуг.

Александр Сафиулин: У нас три проектных офиса — в Москве, Казани и Ижевске, в которых работает более 100 специалистов. Это программисты, консультанты, инженеры, архитекторы. Всего обслуживаем больше тысячи компаний, самого разного масштаба, причем как в России, так и в СНГ.

Александр Сафиулин: В одной компании, где работало 700 человек, согласились перейти на КЭДО все сотрудники, кроме одного. Но и этот человек через неделю согласился перейти на КЭДО после того, как увидел пользовательский опыт своих коллег.