Алексей Бугай, BIA Technologies: Как «удалить» всех сотрудников и не удалить бизнес?
Период самоизоляции показал, что переход сотрудников на удаленный режим работы может реализовываться самыми разными способами. Ведь в каждом случае это, по сути, индивидуальный проект реорганизации бизнес-процессов на базе ИТ. Алексей Бугай, заместитель генерального директора по коммерческой деятельности и маркетингу компании BIA Technologies, рассказал TAdviser, как обратить вынужденные проблемы самоизоляции сотрудников в новые возможности для повышения эффективности бизнеса.
Бугай
Ваша компания перешла на удаленный режим работы. Сколько человек теперь трудятся дистанционно и в какой срок удалось это организовать?
Алексей Бугай: Если говорить про BIA Technologies, то мы перевели на «удаленку» более 600 человек за неделю. Можно сказать, что для ИТ-компании – это не рекордный срок. Однако в ходе своего перехода мы не просто выдавали сотрудникам ноутбуки с доступом к основным базам данных, а отрабатывали значительно более сложные механизмы в интересах заказчиков. В результате на перевод в дистанционный режим более 10 тысяч сотрудников одного из наших заказчиков нам потребовалось всего 2 недели. Потому что мы уже отработали все сложности на себе. Как говорится, don’t waste a good crisis – не упустите возможности хорошего кризиса.
Что вызвало наибольшие проблемы при организации дистанционной работы? Технологические аспекты или организационные? Какие моменты стали ключевыми, определившими успешность быстрого перехода в режим удаленной работы нескольких сотен сотрудников?
Алексей Бугай: Наша компания достаточно зрелая в плане применения цифровых сервисов, большинство организационных и технических моментов уже были решены, сложности вызвали лишь некоторые нюансы. В частности, возможность организации безопасного доступа к данным, находящимся в корпоративной сети. Эту задачу мы решали и ранее, но в значительно меньшем масштабе. Для перевода сотрудников был создан уникальный программный комплекс массового доступа по VPN, другие задачи решали путем взаимодействия с производителями и партнерами.
Переход сотрудников на удаленный режим работы равнозначен пиковому росту нагрузки в корпоративной сети. Является ли задача оперативной оптимизации сети в такой ситуации настоящим вызовом для компании? Возникали ли какие-либо проблемы с пропускной способностью каналов связи, которые есть у сотрудников дома?
Алексей Бугай: При массовом переходе сотрудников на удаленную работу возникает задача организации большого количества соединений по VPN. Но если решить ее грамотно, то заметного увеличения нагрузки на сеть не будет, и компании не придется нести дополнительных расходов на увеличение ее пропускной способности.
С точки зрения пропускной способности каналов связи, установленных у сотрудников дома, их достаточность определяется задачами, выполняемыми работником. Если отсутствует передача видео, то требования к связи стандартные. Стоит отметить, кстати, что в России стоимость «домашнего интернета» — одна из самых низких в мире. Наши сотрудники отличаются высоким уровнем цифровой грамотности и используют, как правило, безлимитное подключение со скоростью 100 Мбит+, чего более чем достаточно.
Какие основные технические приемы применяла ваша компания для того, чтобы переместить рабочие места сотрудников из офиса в их жилища?
Алексей Бугай: Практически все наши сотрудники имеют дома свое оборудование, достаточное для удаленной работы, поэтому особых сложностей не было. Тем же, у кого оборудование отсутствовало, компания предоставила компьютер или ноутбук – в зависимости от характера выполняемой работы. В работе некоторых сотрудников, например, департамента математического моделирования, используется специализированное оборудование – рабочие станции высокой производительности. Здесь вопрос с доставкой решался в индивидуальном порядке.
В целом, какие сложности могут проявиться в ходе перехода организации на удаленную работу? Где нужно заранее увидеть «подводные камни» и умело их обойти?
Алексей Бугай: Если смотреть на ситуацию в целом, важно предусмотреть безопасный доступ с разных платформ. Сегодня наиболее активно используются ОС Windows, Linux, MacOS, Android, iOS. С точки зрения внутренних ресурсов, для работы необходимы почта, хранилище данных, специализированные корпоративные системы, средства коммуникации: от чатов до ВКС, а также доступ к внешним корпоративным ресурсам, осуществляемый через внутрикорпоративные сервисы и т.п. Безопасности приходится добиваться не только на информационном, но и на юридическом уровне. Компания должна быть готова к управлению удаленными сотрудниками и командами. Подводных камней здесь много. Если такой путь не был проделан задолго до кризиса, то быстро справиться можно только с помощью профессионалов.
Есть ряд инструментов, незаменимых для коллективной работы и проектного управления. Например, Jira или Confluence. До последнего времени они использовались в основном в ИТ-компаниях или зрелых ИТ-службах заказчиков. И напрасно - там, где подобные продукты внедрены и адаптированы под нужды бизнеса, сегодня намного легче сохранять офисный темп и контролировать эффективность.
Ваша компания помогла нескольким своим крупным клиентам перейти в режим удаленной работы. У вас сложилась определенная методика, которой могут воспользоваться другие компании?
Алексей Бугай: После того, как мы реализовали несколько сложных и разноплановых проектов, нужно было быстро систематизировать полученный опыт. Так появился комплексный пакет «БИА карантин». Отчасти это консалтинг, направленный на выявление рисков, оценку их влияния на бизнес и проработку адекватных мер по нивелированию, но мы можем выполнить перевод сотрудников заказчика на удаленную работу «под ключ». Опции можно набирать как конструктор, в зависимости от потребностей заказчика и того, в какой момент своего перехода на «удаленку» он нас подключает. Можем, например, провести аудит уже реализованного проекта и найти точки роста эффективности.
Что входит в пакет услуг «БИА карантин»?
Алексей Бугай: В пакет «БИА карантин» входит консалтинг, помощь в подготовке методологий и инструкций, разработка и подключение специализированных цифровых сервисов, оценка эффективности удаленной работы.
Мы предлагаем клиентам помощь в разграничении систем по уровню доступа, возможностям удаленной работы с ними и подхода к уровню конфиденциальности. Обеспечиваем непосредственную организацию доступа к информационной сети компании, помогаем выбрать и внедрить инструменты для коллективной работы. Важная и востребованная составляющая — комплексный анализ зрелости ИТ-процессов организации: управление ИТ-услугами, изменениями в ИТ, обращениями пользователей. При необходимости клиент получает рекомендации по улучшению ИТ-услуг, аппаратного обеспечения базовых и продуктовых информационных систем с точки зрения производительности и доступности.
Наша ключевая деятельность – разработка и внедрение цифровых решений для бизнеса. Но раз есть потребность в организации дистанционной работы, то на нее нужно быстро и эффективно реагировать. «БИА карантин» – ответ на сложившуюся ситуацию.
Есть ли рекомендации, каким образом компании начать правильный переход на «удаленку»? Можете ли привести пример, в котором решались сложные задачи?
Алексей Бугай: Выбор методики — индивидуальная работа. Задача большая и сложная, ее можно решать по-разному, в зависимости от бизнес-приоритетов. Очень важно выделить ключевые процессы и сосредоточиться на обеспечении их непрерывности. Например, одной из ключевых задач перевода на удаленную работу «Деловых Линий» было обеспечение непрерывности работы контакт-центра. Заказчик очень трепетно относится к качеству клиентского сервиса, и мы должны были организовать все таким образом, чтобы эффективность и скорость работы операторов не снизились даже на долю процента.
Благодаря совместным усилиям BIA Technologies и ИТ-службы клиента на перевод контакт-центра потребовалось менее пяти дней. Это был ключевой этап проекта по организации удаленной работы для «Деловых Линий». Наши эксперты разработали архитектуру удаленного доступа к бизнес-приложениям, комплекс цифровых решений и мер, направленных на оптимизацию процессов удаленного доступа и управления персоналом. В результате у сотрудников организации появилась возможность безопасно работать из дома с полным доступом ко всем необходимым базам, а у конечных клиентов — получать высокий уровень сервиса, к которому они привыкли.
Переход на «удаленку» может приводить к падению эффективности работы сотрудников. Что Вы порекомендуете компаниям в этом отношении?
Алексей Бугай: Эффективность работы сотрудников зависит от правильного подбора мотивации и естественного контроля результатов. Это означает, что всевозможный инструментарий, и, в частности, такой, как организация удаленной работы, только помогает в решении задач. Основа эффективности лежит в организации работы, то есть ключ - в культуре компании.
Как Вы думаете, может ли трансформация бизнес-процессов в связи с дистанционной работой сотрудников стать не только вынужденной мерой, но и способствовать повышению эффективности бизнеса за счет ИТ?
Алексей Бугай: Да, и еще как! Здесь я позволю себе сделать отсылку к началу нашей беседы. Сложившуюся ситуацию с необходимостью организации удаленной работы следует рассматривать, как очередную возможность. Да, кто-то не планировал тратить на это средства. Но если их приходится тратить в любом случае, то они должны принести пользу. Можно перевести работу коллектива на новый уровень: сократить время на бесконечные совещания, научиться четко фокусировать группы сотрудников на быстрое решение определенных задач, обеспечить работу ключевых экспертов таким образом, чтобы в будущем они могли свободно работать с любым устройством в любой точке земного шара эффективно и безопасно. И давайте будем честными, сейчас есть прекрасная возможность снизить операционные расходы на персонал. И это только часть преимуществ.
Как вы думаете, много ли компаний продолжат работу в удаленном режиме после завершения пандемии коронавируса?
Алексей Бугай: С самого начала кризиса я был уверен в том, что это не просто кризис, а новая реальность. Это означает, что подобная ситуация в чем-то может повторяться, а в чем-то останется нормой. Дистанционная работа сотрудников дает множество преимуществ, несмотря на то, что для многих они вынужденные. Не у всех бизнес полностью в цифре. Но те, у кого технологии лежат в основе бизнеса, в подавляющем большинстве начнут более интенсивно использовать преимущества удаленной работы.
