Анастасия Меницкая, ЭОС: Корпоративный электронный архив сегодня – это большое разнообразие материалов
Цифровизация российских компаний и предприятий приводит к тому, что все больше документов переходят в электронный вид, а электронные документы и данные превращаются в различные формы корпоративного контента, доступного, как для автоматизированной обработки, так и дальнейшего хранения в электронном архиве. О том, как сегодня обеспечивается автоматизация всех процессов архивной службы, [TAdviser] рассказала Анастасия Меницкая, product owner системы «Архивное ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы»
Меницкая
Современному предприятию, в соответствии с законодательством, приходится обеспечивать хранение бумажных документов, которые могут иметь длительные сроки хранения, а также электронных документов различной природы, как оцифрованных «бумажных», так и создаваемых изначально в электронном виде. Какие вызовы это обусловливает?
Анастасия Меницкая: Корпоративный электронный архив на сегодняшний день может содержать любые документы в цифровых форматах, которые в той или иной степени использовались и используются в деловой деятельности организации. Это могут быть как документы, не имеющие аналогов на физическом носителе, так и цифровые копии бумажных документов, а также разнообразные базы данных, сайты, данные социальных сетей, массивы видеозаписей по итогам онлайн-совещаний, исходные коды программных продуктов и т.д.
Разнообразие таких массивов информации ставит перед любой организацией ряд задач: от реализации удобного доступа к данным, необходимым для работы сотрудников всех уровней до обеспечения правового статуса документов в информационных системах. Важно отметить, что круг документов, которые создаются и «проживают» свой жизненный цикл в цифровой среде постоянно увеличивается как по объемам, так и по видовому составу. Так, все мы знаем, что совсем недавно на этот путь встали кадровые документы, законодательство содержит нормы об электронной научно-технической документации, уже много лет назад в цифру перешло предоставление налоговой отчетности, двигаются в эту сторону и медицинские документы и т.д. Привычная всем переписка и организационно-распорядительная документация – лишь одно из направлений, хотя и одно из самых объемных. И каждая из обозначенных категорий содержит документы с долговременными и постоянными сроками хранения, поэтому один из острейших вызовов сегодняшнего дня – сохранить и обеспечить использование документов в долгосрочной перспективе. При этом в ходе принятия решения о составе хранимой документации, важно учитывать как непосредственную потребность в документах, так и правовые основания хранить те или иные документы в соответствии с законодательными нормами.
Получается, что компании требуется несколько систем корпоративного электронного архива, чтобы охватить все виды документов? Или существуют универсальные решения? За счет чего современные информационные технологии помогают снизить трудоемкость обслуживания архивов?
Анастасия Меницкая: С точки зрения минимизации затрат, наиболее эффективный подход – организовать корпоративный архив в рамках одной информационной системы, которая сможет обеспечить учет бумажных и электронных документов, работу со скан-копиями, хранение электронных документов, а также удобное использование информации. Примером такого продукта является решение «Архивное ДЕЛО», которое учитывает особенности хранения электронных документов, предоставляет возможность сопровождения и оцифровки бумажного архива.
Единая информационная система как правило, поддерживается сравнительно небольшим количеством технических специалистов, а выполнение профессиональных задач сотрудников служб документационного обеспечения и архивной службы ускоряется за счет снижения временных затрат на выполнение многочисленных рутинных операций для учета и контроля хранимой информации. Это одинаково справедливо как для обработки бумажных документов, так и электронных. В случае с электронными документами полностью исключается этап ручной работы по формированию и оформлению дел, снижаются затраты на содержание архивохранилищ. Если говорить о решении «Архивное ДЕЛО», то оно предоставляет возможности оптимизировать множество процессов, в том числе такой важный вопрос, как экспертиза ценности за счет автоматической индикации истекающих сроков хранения. Это ускоряет переработку описей и выделение документов к уничтожению.
Можно сказать, что инновационные подходы к автоматизации процессов работы с документами проникают и в такую консервативную отрасль, как архивное дело? Говорит ли это о том, что специалистам в области архивного дела придется получать новые компетенции и где они могут брать информацию уже сейчас?
Анастасия Меницкая: Самым глобальным изменением для работы архивной службы становится организация хранения документов. Электронные документы – это тот объект, к работе с которым необходимо готовиться еще на этапе подготовки специалистов по архивному делу. Сегодня ощущается нехватка методических материалов в этой области. А из этого следует невысокая готовность архивистов брать на себя ответственность за хранения цифровых материалов, хотя сфера работы с документами диктует совсем иные тенденции. Именно поэтому, предлагая решения в области хранения электронных документов, мы обращаем внимание на методическую сторону вопроса, консультируем в части нормативного закрепления принятых подходов на уровне правовых актов организации.
Говоря об изменениях важно помнить, что главным пользователем любой новой информационной системы будет специалист в сфере делопроизводства и архивного дела. Можно смело говорить, что для архивной отрасли наступают новые времена и требования к архивистам будут повышаться, вероятнее всего появятся отдельные специализации..
Бумажный архив по-прежнему остается нужным организации. Информационные технологии могут помочь выполнять эти рутинные работы более эффективно?
Анастасия Меницкая: В своем решении мы обеспечиваем полное сопровождение работы бумажного архива, помогаем сотрудникам архивной службы сформировать необходимые документы на базе введенных в систему архивных регистрационных карточек. Мы предоставляем возможности для организации процесса выдачи дел. При этом возможна работа как с выдачей непосредственно бумажных дел в читальный зал, так и предоставление доступа через специальные учетные записи читателей к отдельным делам или документам по запросу. Для наполнения электронного читального зала используем функции модуля «Поточное сканирование», которые вкупе с механизмами загрузки информации о делах позволяют быстро оцифровать массивы документов, которые никогда не регистрировались в информационных системах.
Важный элемент оборота электронных документов – оцифровка бумажных документов. Эта сфера уже перешла в разряд рутинных, где остается только достичь стопроцентной автоматизации действий? Или остаются вопросы, над которыми продолжают работать вендоры?
Анастасия Меницкая: На сегодняшний день существует масса организаций на разных уровнях и в разных секторах экономики, которые используют бумажные архивы. Оцифровку можно рассматривать в двух аспектах. Во-первых, само по себе сканирование бумажных документов для использования в электронном виде – процесс достаточно простой, для его реализации существует масса решений, в том числе наша опция «Поточное сканирование» в системе «Архивное ДЕЛО». Если же рассматривать анализ сканируемой информации, извлечение и анализ данных в соответствии с неким набором описательных реквизитов, то эта задача значительно сложнее. Здесь уже могут применяться и ряд зарекомендовавших себя решений по распознаванию и обработке данных, а где-то будет идти речь об использовании искусственного интеллекта. Человек будет обязательным участником таких работ, так как необходимо обучать используемые алгоритмы, верифицировать данные для исключения ошибок и определения ответственности за результат. Наиболее практичными задачами на сегодняшний день являются такие как рубрицирование, составление реестров видов документов, заполнение реквизитов регистрационных форм документов.
Российские регуляторы постепенно разрешают вводить в оборот все больше документов, которые сразу создаются в электронном виде. У таких документов есть какая-либо специфика, которая должна быть учтена в решениях электронных архивов?
Анастасия Меницкая: Электронные документы поставили перед отраслью ряд нетривиальных технических задач. Нам необходимо обеспечить их хранение и использование, при этом не потерять такие важные характеристики, как целостность, воспроизводимость, аутентичность и достоверность. Проще говоря, мы должны уметь подтверждать через много лет, что этот тот самый документ, который был нам передан в архив, в том числе для того, чтобы не возникало сомнений в его юридической значимости. При этом электронный документ может меняться, например в результате конверсии для обеспечения его воспроизводимости. И это комплексный вопрос, который не решается, например, использованием только электронной подписи.
В своем решении «Архивное дело» мы подошли к этому вопросу с позиции построения доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системой архивного хранения. Это позволяет исключить возможность предумышленного изменения информации, так как на всех этапах обработки информация защищена. В системе оперативного делопроизводства, защиту обеспечивает электронная подпись, но её действие ограничено сроком жизни сертификата. Далее мы передаем электронные документы в систему архивного хранения, проверяем отсутствие вредоносного программного обеспечения и осуществляем форматно-логический контроль. В системе архивного хранения обеспечение целостности строится на расчете хэш-суммы с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов хэширования, что позволяет не только использовать принятые на государственном уровне алгоритмы, но также адаптироваться под требования локальных стандартов по информационной безопасности. Регламентными процедурами целостность проверяется без участия сотрудника архива. Таким образом, мы реализуем подход, не требующий постоянного переподписания и хранения дополнительных массивов данных.
Справедливо ли утверждение «одна организация – один электронный архив»? Или на практике ситуация сложнее и требует нетривиальных программных решений?
Анастасия Меницкая: На этот вопрос очень хорошо отвечает законодательство, которое говорит о неделимости архивного фонда. Но это формулировка принципа. А практика, как правило, намного сложнее: электронные документы создаются в разнообразнейших вариациях в большом количестве систем, отличаются форматами хранения, составом и формой представления данных, структурой.
Так наше решение выполнено на базе гибкой системы «ЭОС Платформа», что дает нам широкие возможности для адаптации под требования конкретной задачи.
В проектном институте, например, может быть отдельный архив научно-технической документации. Как создать эффективную систему нескольких архивов и упростить управление этой сложной ИТ-системой?
Анастасия Меницкая: Организовать архивную работу с различными системами документации в одной системе – пугающая задача, но только на первый взгляд, хотя и не лишенная некоторых серьезных вызовов. Если говорит об архивах научно-технической документации (НТД) в разрезе сравнения с управленческим архивом, то основное отличие заключается в том, что архив НТД – это постоянно изменяющийся массив данных. Специфика работы с большинством разновидностей научно-технической документации состоит в повторном использовании документации, внесении правок в существующие документы, высоких требованиях к работе с версионностью.
Сейчас мы работаем над опцией «Архив НТД» в рамках системы «Архивное ДЕЛО». Следует отметить, что реализованная в системе модель разграничения доступа к данным: от архивов до грифов доступа на отдельные документы - позволяет работать с любыми системами документации. Что касается вопросов администрирования, то да, отдельные комплексы документов требуют специфических справочников, и организация доступа будет требовать дифференциации по видам справочников.
Важный тренд современных корпоративных информационных систем – персонализация обслуживания пользователей. Можно ли использовать принципы персонализации для того, чтобы сделать работу сотрудников в архиве наиболее удобной и комфортной и в то же время сэкономить ресурсы ИТ-штата?
Анастасия Меницкая: Да, можно. Мы уже выпустили версию системы с возможностью персональной самостоятельной настройки внешнего вида системы, параметров индикации состояния объектов хранения, поисковых инструментов. В следующей версии подключим кастомизацию состава отображаемых данных в разделах системы. Такие меры помогают учесть пожелания самых искушенных пользователей, сделать интерфейс максимально дружелюбным и, несомненно, снизить нагрузку на специалистов технической поддержки. Так как нашим продуктом интересуются не только в Российской Федерации, то уже из коробки предусмотрена возможность выбора языка, на котором будет отображаться интерфейс системы.
Интеграция электронного архива с другими информационными системами компании: какие возможности может получить заказчик буквально «из коробки» или с небольшими дополнительными усилиями по адаптации готового решения?
Анастасия Меницкая: В нашей системе «Архивное ДЕЛО» предусмотрен формат файлового обмена данными с внешними системами. Наш продукт для автоматизации оперативного делопроизводства «ДЕЛО» интегрирован по этому формату. Кроме того, внешние системы могут работать с системой «Архивное ДЕЛО» через API. На базе API может быть реализован любой обмен данными: от синхронизации справочников, до передачи данных на архивное хранение.
Вопросы импортозамещения сегодня актуальны для любых компаний из любых сфер деятельности. Как они решаются в части электронного архива?
Анастасия Меницкая: На данный момент наша система «Архивное ДЕЛО» работает с семейством операционных систем Linux, в частности уже есть реализованный проект на «Альт Линукс». Но это не единственный вариант, мы рассматриваем работу с «Астра Линукс», «РедОС», и некоторыми другими операционными системами. В части СУБД мы используем PostgreSQL. При этом мы продолжаем поддержку работы на MS Windows Server и MS SQL Server, но теперь приоритеты смещены в сторону отечественного ПО.
Безусловно мы поддерживаем популярные офисные приложения, в том числе отечественные. Если говорить об аппаратных средствах, то мы можем работать с аппаратными комплексами на базе процессоров семейств «Байкал» и «Эльбрус».
Насколько сложным и трудоемким является процесс миграции существующего архива на импортонезависимую ИТ-инфраструктуру?
Анастасия Меницкая: Такой опыт у нас уже есть, несколько клиентов проходят этап опытной эксплуатации системы после обновления с более ранних версий системы «Архивное ДЕЛО». Миграция данных проходит без потерь и дополнительных настроек со стороны пользователей, так при переходе с СУБД Oracle на PostgreSQL мы отметили сокращение занимаемого дискового пространства на 30-40%.
Можете привести какие-либо количественные или качественные данные, которые характеризуют повышение эффективности процессов работы с архивом, повышение производительности труда сотрудников и т.п. после внедрения современных систем автоматизации?
Анастасия Меницкая: Например, время на подготовку сводной номенклатуры дел при использовании системы «Архивное ДЕЛО» сокращается до двух-трёх раз в сравнении с выполнением тех же работ вручную сотрудниками организации с числом подразделений около 100.
В части формирования дел автоматическое создание архивных регистрационных карточек документов в процессе оцифровки - снижает затраченное время на регистрацию документов в системе и постановку на учет в архиве организации.
Можно отметить, что посетители электронного читального зала самостоятельно могут просматривать информацию о наличии тех или иных документов, формировать запросы на предоставление доступа, чем экономят время на поиски документов архивистами при обработке тематических запросов. В случае с использованием электронного архива со скан-образами и электронными документами работа по выдаче дел сокращается до учета случаев выдачи оригиналов для предоставления по требованию третьими сторонами, использование же информации внутри организации возможно обеспечить через учетные записи читателей, которые гибко настраиваются до уровня грифов доступа внутри отдельных подразделений или направлений деятельности.
Какие важные тренды дальнейшего развития решений электронного архивы Вы можете отметить? Над какими усовершенствованиями компания ЭОС работает сегодня?
Анастасия Меницкая: Однозначным трендом в развитии электронных архивов является и будет работа с электронными документами. В контексте всего мира на сегодняшний день мы знаем немного успешных примеров создания именно архивов электронных документов. Большинство масштабных успешных проектов – это оцифровка и предоставление информации. А электронные документы ставят перед отраслью совсем иные задачи, решение которых лежит в нормативной и технической плоскости. Именно над вопросами технически грамотных и нормативно верных решений в сфере работы с электронными документами в архивах сейчас трудится наша команда.
Человек стремится к упрощению, этот тренд сложно не заметить. Поэтому нас наверняка ждет автоматизация вопросов экспертизы ценности – одного из ответственейших и сложнейших направлений в работе архива. Мы придерживаемся идеи, что о состоянии документов в архиве нужно информировать архивиста, а решение о статусе объектов хранения должен принимать человек. Поэтому работа над такими сложными вопросами, как, к примеру, уничтожение электронных документов, требует особого подхода в условиях наличия белых пятен в нормативной базе. По этой причине мы готовим максимально гибкое решение для наших клиентов.
